Upominki wręczone przez pracodawcę swoim pracownikom traktowane są jako dodatkowy przychód. W związku z tym obdarowany musi zapłacić od niego podatek i składki ubezpieczeniowe. Obowiązku można uniknąć, jeśli pieniądze na sfinansowanie prezentów pochodziły ze specjalnego funduszu socjalnego. Ale i od tej zasady jest wyjątek.
Kodeks pracy wynagrodzeniem nazywa nie tylko zasadniczą pensję, ale również _ " _wszystkie świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub innej niż pieniężna".
Każdy upominek z okazji Dnia Kobiet będzie więc traktowany jako składnik wynagrodzenia i jego wartość zostanie zaliczona do miesięcznej pensji. Czym to skutkuje? Składki na ubezpieczenia i zaliczka na podatek będzie obliczona od wyższej kwoty, więc na rękę pracownica dostanie trochę mniej pieniędzy, niż dostała na przykład w lutym.
Na podobnej zasadzie działają również benefity, które pracodawca opłaca swoim pracownikom (na przykład karnety na zajęcia sportowe lub pakiety medyczne) - one również zwiększają kwotę wynagrodzenia i od tej podwyższonej są odprowadzane składki.
Szansa - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Obciążenia można uniknąć, jeśli prezenty na Dzień Kobiet sfinansowane były z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. To swego rodzaju _ wspólny worek _, do którego pracodawca co roku wpłaca:
- 1093,93 złotych za każdego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach,
- 1458,57 złotych za każdego, wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- 145,86 złotych za pracownika młodocianego w pierwszym, 175,03 złotych w drugim i 204,20 złotych - w trzecim roku nauki.
Z niego może według uznania wypłacać środki, które przeznaczy na działalność socjalną dla swoich pracowników (na przykład dofinansowanie wypoczynku, szkół dla dzieci czy infrastruktury).
Nie wszyscy taki fundusz muszą tworzyć. Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, obowiązek ten mają pracodawcy:
- którzy zatrudniają (w przeliczeniu na pełne etaty) przynajmniej 20 pracowników,
- którzy prowadzą działalność w formie jednostek budżetowych lub samorządowych zakładów budżetowych, niezależnie od liczby pracowników.
Środki z funduszu są zwolnione ze składek społecznych. Nie trzeba też od nich płacić podatku, ale pod warunkiem że nie przekraczają 380 złotych rocznie. Jeśli wynoszą więcej, to od nadwyżki trzeba już zapłacić podatek.
Bardzo istotne jest, żeby środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie były rozdysponowane na zasadzie "każdemu po równo". Ideą tego funduszu jest bowiem dopasowanie pomocy socjalnej do indywidualnej sytuacji pracownika. Może się zatem zdarzyć, że jeden pracownik jest na tyle dobrze sytuowany, że dofinansowania nie otrzyma, a drugi dostanie dużo więcej, niż pozostali (bo na przykład samotnie wychowuje dziecko). Zasady powinny być jasno sprecyzowane w regulaminie funduszu.
Każdemu po równo jest zaprzeczeniem tej idei i ZUS może zakwestionować wydawane w ten sposób środki. Na skutek kontroli pracodawca może zostać wezwany do spłaty zaległych składek.
Inna sprawa, czy prezenty okolicznościowe można uznać za działalność socjalną. Orzecznictwo jest w tym przypadku różne, dlatego bezpieczniej finansować je ze środków bieżących.
Prezent to koszt pracodawcy
Upominki na Dzień Kobiet to nie tylko gest dobrej woli pracodawcy, ale również forma optymalizacji podatkowej. Wydatki na prezenty mogą być bowiem potraktowane jako koszty uzyskania przychodu i dzięki temu pomniejszyć zobowiązanie wobec fiskusa.
Taka możliwość dotyczy jednak tylko przypadku, gdy wydaje na upominki pieniądze z własnej kieszeni. Środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie podlegają bowiem odliczeniu od dochodu.