Prezenty w firmie – jaki podatek, jaki ZUS?

Poniżej przedstawiamy najważniejsze regulacje związane z przekazywaniem prezentów i organizacją imprez choinkowych na rzecz pracowników. Ze szczególną uwagą traktujemy aspekty podatkowe oraz przepisy z zakresu ubezpieczeń społecznych.

O tym, czy świąteczny podarek obciążony będzie składką lub/i podatkiem decydują trzy czynniki:

● z jakich środków został ufundowany

● co to za świadczenie oraz

● jaka jest jego wartość

Świadczenia świąteczne dla pracowników mogą być finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych bądź bezpośrednio ze środków obrotowych firmy. W obu przypadkach wydatki tego rodzaju mogą stanowić w firmie koszt uzyskania przychodu. Bardziej zawiłe reguły dotyczą kwalifikowania otrzymanych przez pracowników świadczeń do jednej z dwóch grup dochodów:

● wolnych od podatku i ZUS

● obciążonych składkami lub/i podatkiem PIT.

_ PRZYKŁAD I _

Na początek przyjrzyjmy się sytuacji, w której załoga firmy X otrzymała bony i paczki zakupione ze środków ZFŚS. Wręczanie prezentów odbyło się podczas firmowej imprezy, której koszt pokryto także z rachunku funduszu socjalnego.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) wolne od podatku dochodowego są otrzymane przez pracownika świadczenia rzeczowe, sfinansowane w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych - do wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Ustalony w ustawie limit obejmuje wszystkie świadczenia rzeczowe, jakie wręczono pracownikowi w trakcie całego roku podatkowego. Od nadwyżki ponad 380 zł pracodawca musi więc naliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. W kategorii świadczeń rzeczowych mieszczą się m.in. *świąteczne paczki, prezenty, bilety na imprezy kulturalne i sportowe. *

W dalszej części powołanego przepisu ustawodawca wyłącza z kręgu świadczeń rzeczowych bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary bądź usługi. W ten sposób, niezależnie od swojej wartości, opodatkowaniu podlegają tak popularne u nas bony.

Tak, jak i inne podobne wydarzenia, co do zasady stanowią u pracowników przychód ze stosunku pracy i jako takie również podlegają opodatkowaniu. W praktyce jednak, w przypadku braku możliwości podziału kosztu imprezy na poszczególnych jej uczestników - pracodawca nie pobiera podatku.

Taki pogląd potwierdza pismo Ministerstwa Finansów z dnia 30 sierpnia 1995 r. nr PO 5/1-3157/0650/95: "_ Wydatki na dofinansowanie imprez turystycznych, sportowych i kulturalnych organizowanych przez zakład pracy, jeżeli nie są imiennie adresowane do podatnika, nie stanowią przychodu w rozumieniu art. 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym w takim przypadku nie zachodzi potrzeba dzielenia kwoty wydatkowanej na liczbę uczestników i doliczenia do wynagrodzenia pracownika _"

Gdy istnieje możliwość ustalenia przychodu przypadającego na konkretnego pracownika, należy zastosować opisane wcześniej zasady, tj. zwolnienie z podatku świadczeń do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

_ * limit dotyczy wartości świadczeń rzeczowych otrzymanych w ciągu całego roku podatkowego _

Wszystkie świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, niezależnie od ich wartości, wolne są od składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Ta korzystna reguła wynika z przepisów § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. Nr 210, poz. 2135 z późn. zm.)

Wydatki związane z organizacją „świąt w firmie" zalicza się do kosztów uzyskania przychodów pośrednio, poprzez odpisy na ZFŚS.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztem uzyskania przychodów są:

● podstawowe odpisy i wpłaty na fundusze tworzone przez podatnika, jeżeli obowiązek lub możliwość ich tworzenia w ciężar kosztów określają odrębne przepisy,

● odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek ZFŚS.

Nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) wydatki finansowane z funduszu socjalnego. Kosztem są jedynie wypłacone świadczenia urlopowe.

Pracownik firmy X będzie musiał z własnej kieszeni pokryć kwotę podatku naliczonego od wartości otrzymanych bonów. Nic nie dopłaci do świątecznej paczki (koszt mniejszy niż 380 zł) ani do imprezy choinkowej. Szef firmy całość wydatków zrealizował ze środków ZFŚS, a odpisy na fundusz już wcześniej zaliczył do kosztów uzyskania przychodów.

_ PRZYKŁAD II _

Firma Y nie tworzy funduszu świadczeń socjalnych. Firmową Wigilię oraz bony i prezenty dla pracowników finansuje ze środków obrotowych. Oto jak wyglądają obciążenia podatkowo-składkowe w tym zakładzie.

Wartość otrzymanych bonów oraz prezentów to u pracowników tej firmy przychód ze stosunku pracy, który tak jak wynagrodzenie w całości podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Jeśli chodzi o imprezy okolicznościowe, to podobnie jak w firmie X, wszystko zależy od tego, czy poniesione na ten cel wydatki można rozpisać imiennie na poszczególnych jej uczestników. Jeśli to pracownicy decydują, czy będą obecni na takim spotkaniu i w jaki sposób skorzystają z przygotowanych dla nich atrakcji - to nie można mówić o wystąpieniu przychodu oraz o obowiązku jego opodatkowania.

Jeśli jednak sposób organizacji spotkania umożliwia rozdzielenie kosztu przypadającego na pracownika - wówczas od takiego przychodu zatrudnieni zapłacą podatek PIT.

Bony, paczki i inne tego typu świadczenia finansowane ze środków obrotowych firmy nie korzystają ze zwolnień i w związku z tym powiększają podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

W przypadku imprez pracowniczych pobór składek ZUS uzależniony jest od tego, czy koszt imprezy stanowi przychód pracowników w rozumieniu ustawy podatkowej. W ten sposób imprezy zwolnione z podatku PIT wolne są też od składek ZUS, a te opodatkowane - są równocześnie ozusowane.

Do niedawna organy podatkowe odmawiały firmom możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków finansowanych ze środków obrotowych, a poniesionych na organizację różnego rodzaju imprez dla swoich pracowników. Wg fiskusa nie były to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu i nie kwalifikowały się do k.u.p.

Na szczęście Ministerstwo Finansów zajęło stanowisko w tej sprawie (pismo nr PB3/GN-8213-298/05/1680) i uznało, że tego typu imprezy integrują załogę i wpływają na polepszenie efektywności pracy, co przekłada się na osiągane przez firmę przychody. Wydatki poniesione na organizację firmowego przyjęcia można więc uznać za koszty pracownicze i jako takie zaksięgować w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Nie jest to jednak wiążąca interpretacja prawa podatkowego. By uniknąć ewentualnych sporów z organami podatkowymi najlepiej wcześniej złożyć w urzędzie skarbowym wniosek o udzielenie informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.

Pracownik zakładu Y jest w gorszej sytuacji niż jego kolega z pierwszej omówionej firmy. Od bonów oraz prezentów otrzymanych od swojego pracodawcy będzie musiał zapłacić podatek oraz składki ZUS. Jedynie udział w firmowej Wigilii okaże się dla tego pracownika całkowicie darmowy.

Prezes zakładu Y otrzymał od swojego urzędu skarbowego korzystną interpretację podatkową i wydatki związane z organizacją imprez pracowniczych zalicza do kosztów uzyskania przychodu.