Refakturowanie. Czym jest i jak je rozliczyć podatkowo?

Gdy częścią jednej usługi jest nabycie innej usługi lub towaru, stosuje się tzw. refakturowanie. W tym modelu sprzedawca w imieniu swojego klienta dokonuje zakupu, który później sprzedaje klientowi wraz z własną usługą, wystawiając tzw. refakturę. Jak rozliczyć taką transakcję?

Zdarza się niekiedy, że kto inny jest formalnym nabywcą usługi, a kto inny faktycznie z niej korzysta. Innymi słowy, nabywca usługi może kupić ją _ w imieniu _ osoby lub firmy trzeciej, tzn. w praktyce po prostu dla niej. Udokumentowanie takiej sytuacji określane jest jako refakturowanie. Często refakturowane usługi stanowią część innej, głównej usługi lub dostawy towarów realizowanej na rzecz innego podmiotu.

Ogólnie, refaktury są stosowane przy przenoszeniu kosztów na podmiot trzeci. Zastosowanie mają zawsze wtedy, gdy podmiot wystawiający fakturę nabywa usługi na rzecz finalnego odbiorcy. Nie ma ograniczeń co do zastosowania refakturowania. Najczęściej refakturowane są usługi, ale nie ma przeszkód, aby refakturować także zakup towarów.

Najpopularniejszym przypadkiem refakturowania usług jest refakturowanie kosztów zakupu mediów (energia elektryczna, woda, wywóz odpadów, gaz) przez właściciela lokalu na jego najemcę. Przedsiębiorcy refakturują także koszty transportu towaru i przesyłek pocztowych, usługi telekomunikacyjne, szkoleniowe, gastronomiczne, ubezpieczenia i wszelkie inne koszty, które ponoszą w związku ze świadczeniem usług.

Możliwość refakturowania w wielu przypadkach ułatwia prowadzenie działalności gospodarczej. Jest tak przy usługach najmu nieruchomości, gdzie umowy na dostawę mediów podpisane są przez właściciela nieruchomości. Refakturowanie usług pozwala uniknąć sytuacji, w której przy każdorazowej zmianie najemcy zachodzi konieczność przepisywania umów na kolejną osobę.

Jeśli chodzi o zestaw elementów, _ refaktura _ to tak naprawdę faktura. Nie różni się od niej niczym. Sprzedawcą jest na niej firma, która kupiła usługę od wykonawcy, zaś nabywcą, firma (lub osoba), która jest faktycznym odbiorcą usługi (np. najemcą, który korzysta z dostępu do prądu, czy gazu).

Nie ma potrzeby zamieszczać na fakturze informacji na temat refakturowania. Pewnym kłopotem może być jednak rozliczenie VAT.

Konieczność rozliczenia VAT w związku z refakturowaniem powstaje na zasadach ogólnych, czyli według terminu wystawienia faktury. Wyjątek stanowi np. refakturowanie mediów, gdzie obowiązek powstaje według daty płatności za refakturowane usługi.

Czy jednak ważniejsze jest wystawienie pierwotnej faktury, czy też refaktury? Organy podatkowe w większości stoją na stanowisku, że usługa refakturowana została wykonana w terminie określonym na fakturze pierwotnej, dlatego dla powstania obowiązku podatkowego VAT data wystawienia refaktury nie ma znaczenia. Czyli aby refaktura została prawidłowo wystawiona, to _ pośrednik _ powinien ją wystawić w ciągu 7 dni od daty faktycznej dostawy usług.

Co ze stawkami VAT na refakturach? Ogólnie, refakturowanie polega na tym, że ustala się nową, własną stawkę VAT, która często jest taka sama jak na fakturze pierwotnej – ale nie zawsze. W przypadku zwolnienia z VAT, np. na usługi pocztowe, zwolnienie tych usług ma zastosowanie tylko w przypadku świadczenia ich przez Pocztę Polską. Refakturowanie takiej usługi nie pozwala zastosować zwolnienia. Podobnie może być z usługami edukacyjnymi, sportowymi lub kulturalnymi i innymi, w przypadku których zwolnienie z VAT mogą stosować podmioty mające nadany specjalny status. W tej sytuacji przedsiębiorca przy wystawianiu refaktury musi zastosować stawkę 23%, mimo że na dokumencie potwierdzającym nabycie tej usługi figuruje zwolnienie z VAT.

Problem w przypadku refakturowania stanowią usługi, które opodatkowane są według obniżonych stawek VAT. Zgodnie ze stanowiskiem fiskusa usługi kompleksowe nie mogą zostać rozbite na części, dlatego wszystkie czynności związane z taką usługą muszą zostać opodatkowane jedną stawką. Popularnym przypadkiem jest refakturowanie wody i ścieków przy wynajmie lokalu. Jeżeli pomiędzy wynajmującym, a najemcą jest zawarta umowa, w której są uzgodnienia dotyczące refakturowania mediów, to ta refaktura jest związana z usługą najmu i musi zostać na niej zastosowana stawka VAT 23%. Natomiast, gdy refakturowane usługi nie są związane z żadną dodatkową usługą, to wtedy istnieje możliwość zastosowania stawki obniżonej.

Refaktura zwykle jest wystawiana na taką samą kwotę, jak faktura pierwotna. Podstawą opodatkowania, czyli kwotą netto, jest z reguły kwota netto na fakturze dokumentującej zakup usługi. *Jednak w przypadku nabycia usług od których przedsiębiorca nie ma możliwości odliczenia podatku, np. usług gastronomicznych czy hotelowych, podstawą opodatkowania na refakturze może być kwota brutto. *Oczywiście, nie ma też przeszkód, aby na refakturze doliczyć prowizję do odsprzedawanych usług.

Obowiązek podatkowy w przypadku podatku dochodowego powstaje na zasadach ogólnych czyli według daty wykonania usługi. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy strony umówiły się na okresowe rozliczanie usług. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstaje na koniec okresu rozliczeniowego, jednak nie rzadziej niż raz w roku. W takich okresach powinny zostać wystawione te faktury.