Zasady refundacji kosztów pracy młodocianych reguluje Rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 maja 2003 r. w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom zatrudnionym przez pracodawców na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń (Dz. U. Nr 100, poz. 931).
Zgodnie z przepisami rozporządzenia pracodawca zatrudniający młodocianych pracowników na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego może wystąpić z wnioskiem o refundację wypłaconych im wynagrodzeń oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanego wynagrodzenia, jeżeli:
- zatrudnia młodocianych w zawodach znajdujących się na sporządzanej przez samorząd wojewódzki liście zawodów. Lista ta podlega ogłoszeniu w wojewódzkim dzienniku urzędowym,
- spełnia warunki prowadzenia przygotowania zawodowego w zakresie wymagań zawodowych i pedagogicznych określonych w przepisach regulujących odbywanie przygotowania zawodowego wydanych na podstawie Kodeksu pracy,
- w okresie roku poprzedzającego dzień złożenia wniosku nie został skazany prawomocnym wyrokiem za naruszenie przepisów ustawy.
Wniosek o refundację pracodawca składa bezpośrednio w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na miejsce odbywania przez młodocianego przygotowania zawodowego albo za pośrednictwem organizacji zrzeszającej pracodawców, w terminie do 30 września każdego roku.
Wniosek może dotyczyć:
- nie więcej niż dwóch młodocianych, jeżeli pracodawca zatrudnia wyłącznie młodocianych,
- młodocianych w liczbie nieprzekraczającej trzykrotnej liczby zatrudnionych u tego pracodawcy pracowników niebędących młodocianymi.
Wniosek powinien zawierać następujące dane:
- nazwę pracodawcy, adres siedziby i miejsce prowadzenia działalności,
- numer REGON,
- numer identyfikacji podatkowej NIP,
- oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności,
- wykaz młodocianych, których dotyczy wniosek o refundację, zawierający:
- imiona i nazwiska młodocianych,
- datę zawarcia umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego i okres jej trwania,
- nazwy zawodów i umiejętności, w których jest odbywane przygotowanie zawodowe.
Ponadto do wniosku o refundację należy dołączyć:
- oświadczenie o:
- liczbie pracowników zatrudnionych w dniu składania wniosku, z uwzględnieniem wszystkich młodocianych i roku ich nauki,
- liczbie młodocianych, którzy w okresie ostatnich trzech lat przed dniem złożenia wniosku ukończyli przygotowanie zawodowe u tego pracodawcy,
- liczbie młodocianych, którzy ukończyli w okresie ostatnich trzech lat przed dniem złożenia wniosku przygotowanie zawodowe i kontynuowali zatrudnienie u tego pracodawcy przez okres co najmniej 12 miesięcy lub nadal je kontynuują,
- dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań zawodowych i pedagogicznych do prowadzenia przygotowania zawodowego młodocianych,
- oświadczenie o niekorzystaniu z refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń młodocianych, których dotyczy wniosek o refundację, z innego powiatowego urzędu pracy lub Ochotniczego Hufca Pracy,
- oświadczenie o niekaralności za naruszenie przepisów ustawy,
- oświadczenie o możliwości uzyskania refundacji zgodnie z przepisami o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców,
- deklarację dalszego zatrudnienia młodocianych na podstawie umowy o pracę po zakończeniu przygotowania zawodowego.
Powiatowy urząd pracy ma 30 dni licząc ostatniego dnia terminu składania wniosków, na zawiadomienie pracodawcy o uwzględnieniu lub o przyczynach nieuwzględnienia wniosku o refundację.
Opisane zasady refundacji stosuje się również do młodocianych uczestników ochotniczych hufców pracy zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, z tym że:
- wnioski o refundację są składane do Wojewódzkich Komend Ochotniczych Hufców Pracy właściwych ze względu na miejsce odbywania przygotowania zawodowego,
- refundacja wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń jest dokonywana przez Komendę Główną Ochotniczych Hufców Pracy.