Nie raz zdarza się, że przedsiębiorca otrzymuje zapłatę za produkt lub usługę, jeszcze zanim zostaną one dostarczone klientowi. Sposób rozliczenia takiej transakcji zależy w dużej mierze od tego, czy jest to zapłata, czy zaliczka.
Zaliczka czy zapłata?
Odpowiednie zaklasyfikowanie takiej płatności ma szczególny wpływ na to, jak będziemy je traktować pod względem podatkowym. Konsekwencje związane z rozliczeniem transakcji będą związane z tym, z jakiego tytułu przedsiębiorca otrzymał zapłatę, a także jaki jest charakter tej kwoty.
Częściowa zapłata przed sprzedażą
W sytuacji, gdy przedsiębiorca otrzymał częściową zapłatę, to może ona mieć charakter zaliczki, zadatku albo raty lub też wkładu budowlanego, lub mieszkaniowego. W tym ostatnim przypadku będzie to związane z ustanowieniem np. spółdzielczego prawa do lokalu.
Gdy płatność spełnia warunek jednej z wymienionych, to obowiązek będzie dotyczył wyłącznie rozliczenia podatku od towarów i usług (VAT). Dokonuje się tego poprzez wystawienie faktury zaliczkowej.
Otrzymana zaliczka nie będzie wykazana w KPiR, bo taka zapłata nie powoduje, że powstaje obowiązek rozliczenia podatku dochodowego. Jeśli klient przeleje kolejną transzę, przedsiębiorca znów musi wystawić kolejną fakturę zaliczkową i znów rozliczyć od niej podatek VAT. Oczywiście zakładamy, że wpłaty nie pokryły całego zamówienia.
Świadczenie usług ciągłych a właściwe wystawianie faktur
Na końcu mamy do czynienia z dostawą towaru albo usługi. Dopiero wtedy mamy do czynienia z obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego. Wtedy też wpisujemy odpowiednią transakcję do księgi przychodów i rozchodów. Wystawiamy więc fakturę końcową. Na tej podstawie sprzedawca może wykazać pozostałą do rozliczenia kwotę podatku od towarów i usług. Tego, który nie był objęty fakturami zaliczkowymi.
Otrzymanie całości zapłaty przed dokonaniem sprzedaży: sprzedaż czy zaliczka?
A co jeśli jeszcze przed dokonaniem sprzedaży otrzymaliśmy całą kwotę? W takiej sytuacji trzeba określić, czy zapłata obejmuje zapłatę za dostawę, która będzie zrealizowana w najbliższym czasie, czy też jest to przedpłata na realizację transakcji w przyszłości.
Prawidłowe określenie takiej płatności ma związek z tym, kiedy powstanie obowiązek podatkowy w PIT i VAT.
Zapłata za towar, a nie zaliczka
W sytuacji, gdy należność obejmuje całą kwotę i została uregulowana jeszcze przed dostarczeniem towaru/usługi to obowiązek podatkowy istnieje zarówno w zakresie VAT, jak i PIT. Wtedy data otrzymania należności jest tożsama z zapisami w rejestrze sprzedaży VAT i książką przychodów i rozchodów. Rozliczenia dokonuje się, wystawiając normalną fakturę VAT. Z takim modelem rozliczenia mamy do czynienia zwykle w przypadku sprzedaży wysyłkowej, gdy klient płaci za towar, zanim go dostanie. Wtedy bowiem z góry wiadomo, że należności jest zapłatą za towar, a nie zaliczką.
Zaliczka pracownicza
Z zaliczkami możemy mieć też do czynienia w sytuacji, gdy wypłacamy pracownikowi pieniądze na pokrycie firmowych wydatków ponoszonych poza firmą. Pracownik po wydaniu tych pieniędzy musi się z nich rozliczyć. Trzeba to zrobić na druku zaliczki.
W druku zaliczki wpisujemy numery dokumentów, które potwierdzają wydatki, opis, czego te wydatki dotyczyły i kwotę wydatków.
Osoba, która odpowiada za rozliczenie zaliczki, musi wydatki potwierdzić i zaakceptować. Jeśli kwota wydatków jest wyższa niż to, co zostało wypłacone pracownikowi w formie zaliczki, musi być mu zwrócone.