Ryczałty, diety, podróże – kiedy podatek i ZUS?

_ Jazdy lokalne _

Zwrot kosztów używania przez pracownika jego prywatnego pojazdu w celach służbowych do jazd lokalnych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem.

Zasady zwrotu kosztów reguluje rozporządzenie ministra infrastruktury dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. (Dz. U. Nr 27, poz. 271).

1. Podatek

· pracownik
od 1 stycznia zwolnienie podatkowe dla ww. ryczałtów zostało usunięte z art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. A zatem tego typu należności są w całości opodatkowane podatkiem PIT.

· pracodawca
zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b, ust. 5,7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b), ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych:

pracodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności. Kwoty, jakie można zaliczyć do kosztów są tu jednak ograniczone do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości iloczynu stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu oraz faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka) - określonych w powołanym wyżej rozporządzeniu.

Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Przypomnijmy, iż aktualnie obowiązujące stawki za jeden kilometr przebiegu wynoszą:

Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześć. – 0,4894 zł
Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześć. – 0,7846 zł
Motocykl – 0,2161 zł
Motorower - 0,1297 zł

Limit ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:
· 300 km - do 100 tys. mieszkańców
· 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców
· 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców

Zgodnie z ostatnią nowelizacją § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (nowela opublikowana w 2004 roku, Dz.U. 14, poz. 124):

podstawy wymiaru składek nie stanowią ryczałty za używanie do celów służbowych samochodów lub innych środków lokomocji niebędących własnością pracodawcy określone w przepisach wydanych przez właściwego ministra (patrz: rozporządzenie z 25 marca 2002 roku, Dz.U. Nr 27, poz. 271).

Niestety przepis ten odnosi się wyłączni do ryczałtów, omijając drugą formę rozliczeń z pracownikami – tzw. kilometrówkę. Choć obie te formy przewidziane są przez ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych, to od oskładkowania wolne są tylko ryczałty.
Od należności wypłaconych w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdu należy pobierać składki ZUS.

_ Krajowe podróże służbowe _

Do podróży służbowych na terenie kraju stosuje się przepisy zawarte w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania czy w umowie o pracę. Jeżeli pracodawca nie uregulował tej kwestii w ww. aktach – pracownikowi przysługują należności określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. (Dz. U. Nr 236, poz. 1990).

Przepisy tego rozporządzenia dotyczą bezpośrednio pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Z tytułu podróży pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
· przejazdów
· noclegów
· dojazdów środkami komunikacji miejscowej
· innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Aktualnie obowiązujące diety i inne należności w podróżach krajowych wynoszą:

Dieta - 21 zł
Nocleg – 31,50 zł
Dojazd – 4,20 zł

Zgodnie z rozporządzeniem - na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży prywatnym samochodem pracownika.

W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:

Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześć. – 0,4894 zł
Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześć. – 0,7846 zł
Motocykl – 0,2161 zł
Motorower: 0,1297 zł

· pracownik
zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit a) wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. (patrz rozporządzenie z 19 grudnia 2002, Dz.U. Nr 236, poz. 1990).

· pracodawca
można zaliczyć diety i inne należności wypłacone pracownikom z tytułu odbytej podróży krajowej do kosztów uzyskania przychodu. Należności te nie znajdują się bowiem w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodu zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych jak i w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ponadto na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 36 lit a), ust. 5, 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a), ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych:

do kosztów uzyskania przychodu zaliczamy wydatki poniesione na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) do wysokości limitu ustalonego przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (patrz rozporządzenie z 19 grudnia 2002, Dz.U. Nr 236, poz. 1990).

I w tym przypadku – podobnie jak w jazdach lokalnych - przebieg pojazdu powinien być skrupulatnie udokumentowany.

Zgodnie z ostatnią nowelizacją § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (nowela opublikowana w 2004 roku, Dz.U. 14, poz. 124):

podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

_ Zagraniczne podróże służbowe _

Podobnie jak w podróżach krajowych – jeśli pracodawca nie określił w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania bądź w umowie o pracę warunków zwrotu kosztów zagranicznej podróży służbowej – obowiązują przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991). Rozporządzenie to bezpośrednio odnosi się do pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Z tytułu podróży zagranicznej pracownikowi przysługują:
· diety
· zwrot kosztów
· przejazdów i dojazdów
· noclegów
· innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wysokość diet za dobę podróży oraz limity na noclegi w hotelu w podziale na poszczególne kraje znajdują się w załączniku do rozporządzenia (Dz. U. Nr 236, poz. 1991).

Również w tym przypadku na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy.

Za przejazd w podróży zagranicznej własnym samochodem pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:

Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześć. – 0,4894 zł
Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześć. – 0,7846 zł

· pracownik
wolne od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są:

diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (patrz rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2002 r. , Dz. U. Nr 236, poz. 1991).

W przypadku, gdy pracownik nie odbywa podróży służbowej, lecz czasowo przebywa za granicą – wolna od podatku będzie tylko część diet.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – nie będzie opodatkowana część dochodów osób przebywających czasowo za granicą i uzyskujących dochody ze stosunku pracy lub stypendiów, z wyjątkiem wynagrodzenia uzyskiwanego przez członka służby zagranicznej – w wysokości równowartości diety z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień, w którym była wykonywana praca lub otrzymywane stypendium. UWAGA: zwolnienie dotyczy dochodów nieprzekraczających rocznie równowartości 30 diet.

· pracodawca
można zaliczyć diety i inne należności wypłacone pracownikom z tytułu odbytej podróży zagranicznej do kosztów uzyskania przychodów. Należności te nie znajdują się bowiem w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodu zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych jak i w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z ostatnią nowelizacją § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (nowela opublikowana w 2004 roku, Dz.U. 14, poz. 124):

podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Aktualne stawki diet krajowych i zagranicznych oraz ryczałty samochodowe znajdziesz w dziale DLA FIRM msp.money.pl