Samochód służbowy może być dodatkowym świadczeniem dla pracowników na wyższych stanowiskach, głównym narzędziem pracy dla przedstawicieli firmy w jej zewnętrznym otoczeniu czy zwyczajnym udogodnieniem w codziennych sprawach. Bez względu na funkcję, auto powinno być zawsze odpowiednio rozliczone.
Samochód osobowy może być własnością firmy, jeśli zostanie przez nią kupiony lub przekazany na jej rzecz przez właściciela z majątku prywatnego. Każde przedsiębiorstwo ma prawo do wykorzystywania i rozliczania kosztów tego pojazdu pod jednym warunkiem. Wymagane jest rzeczowe uzasadnienie wprowadzenia auta służbowego do przedsiębiorstwa.
Działanie to nie powinno jednak sprawiać trudności. Wystarczy, że użytkowanie samochodu będzie motywowane celami związanymi z prowadzoną działalnością gospodarczą. I tak dojazd na spotkania z klientem na mieście czy częste wyjazdy służbowe to wystarczające powody, aby rozliczenie pojazdu firmowego nie zostało zakwestionowane przez urzędników skarbowych.
Jakie wydatki można wliczyć w koszty?
Opłaty za paliwo, parking, przejazd autostradą, usługi serwisowe czy zakup części zamiennych (np. opon, wycieraczek) to tylko kilka przykładów wydatków, które zgodnie z przepisami można uwzględnić w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Dzięki wpisaniu tych elementów w koszty, obniżeniu ulega podatek dochodowy do zapłaty.
Sposób rozliczenia zależy od tego, czy samochód pozostaje własnością prywatną, ale wykorzystywaną na użytek działalności, czy zostaje wprowadzony do majątku firmy. W pierwszym przypadku rozliczenie ograniczają limity tzw. kilometrówki, która określa maksymalną wysokość kosztów. Przy pełnoprawnym aucie służbowym, można odliczyć nawet 100 proc. VAT od faktur związanych z zakupem samochodu, a także z kosztami eksploatacji czy zakupu paliwa.
Kiedy można odliczyć VAT?
Przedsiębiorca może odliczyć pełen VAT, jeśli spełni konkretne warunki:
- poprowadzi ewidencję przebiegu pojazdu do celów VAT, w której znajdą się m.in.: numer seryjny pojazdu samochodowego, opis tras, cel przejazdu oraz stany licznika;
- w ciągu 7 dni od pierwszego dnia poniesienia wydatku na samochód złoży do Urzędu Skarbowego druk VAT-26;
- nie będzie użytkował pojazdu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą (dodatkowo może wprowadzić do obiegu dokumentów w firmie regulamin zabraniający podobnych zachowań);
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pełnego VAT-u nie odliczą jednak przedsiębiorcy, którzy prowadzą firmę w miejscu zamieszkania. Nawet, jeśli spełnią wszystkie konieczne wymagania. Jest to spowodowane tym, że praca w mieszkaniu wyklucza wykorzystywanie pojazdu osobowego tylko w działalności gospodarczej.
W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych, niezgodnie z ustalonymi zasadami przy zgłoszeniu pojazdu na VAT-26, przedsiębiorca może zostać ukarany wysokimi karami skarbowymi. Kwota kary może wynieść od 38 tysięcy do nawet kilkudziesięciu milionów złotych.