Obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego wynika z Ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 r. (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) i dotyczy jednostek gospodarczych stosujących tzw. pełną księgowość. Sporządza się go na koniec roku obrachunkowego lub w inny - przewidziany przepisami prawa - dzień zamknięcia ksiąg.
Dokument ten ma ściśle określoną formę. Przede wszystkim należy go wykonać w sposób rzetelny i porównywalny tak, by jego adresat mógł sprawnie odczytać wszelkie niezbędne informacje. Warunkiem sporządzenia wiarygodnego sprawozdania finansowego jest właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji oraz jej rozliczenie.
Należy pamiętać, że wszystkie części sprawozdania finansowego muszą być prawidłowo opracowane, aby przedstawiały prawdziwy obraz firmy. Oprócz formalnych zagadnień, takich jak:
- pełna nazwa i adres firmy,
- data sporządzenia i okres, którego dotyczą przedstawione dane
- oraz podpis osoby uprawnionej do jego wykonania,
roczne sprawozdanie finansowe musi zawierać także czytelny przegląd rozwoju działalności jednostki i jej sytuację ekonomiczną. Powinien też wskazywać na ważne wydarzenia, które wystąpiły w firmie od poprzedniego zakończenia roku obrachunkowego oraz przedstawiać jej przyszły rozwój.
Zgodnie z art. 45 pkt. 2 i 3 Ustawy o rachunkowości, pełne sprawozdanie finansowe składa się z:
- informacji dodatkowej
Obejmuje ona wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Opisuje politykę rachunkowości oraz przedstawia wycenę całego majątku firmy oraz sposób jego pozyskania.
- rachunku zysków i strat
Ukazuje on zdolność firmy do generowania zysków i samofinansowania. Polega na zestawieniu strumieni przychodów firmy uzyskanych ze sprzedaży towarów, usług i operacji finansowych z kosztami tejże działalności.
- bilansu
Zestawia on ze sobą aktywa i pasywa danej jednostki.
Ponadto roczny raport finansowy powinien zawierać także sprawozdanie z przepływów pieniężnych i zastawienie zmian w kapitale własnym. Dokument ten należy sporządzić w języku polskim i w walucie polskiej, a dane liczbowe można wykazać w postaci zaokrąglonej do tysiąca złotych, jeśli nie zniekształca to obrazu firmy.
Zgodnie z art. 52 pkt. 2 Ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki, której sprawozdanie dotyczy. Ustawa o rachunkowości nakazuje także obok własnoręcznych podpisów na każdym z elementów sprawozdania finansowego podać również datę ich złożenia.
Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego powinno nastąpić do sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Następnie w terminie 10 dni od jego zatwierdzenia należy podpisany raport dostarczyć do urzędu skarbowego. Kolejnym krokiem jest złożenie rocznego raportu w sądzie rejonowym celem uzupełnienia danych w KRS. Musi to nastąpić nie później niż 15 dni po zatwierdzeniu sprawozdania. W tym samym terminie należy też go ogłosić w Monitorze Polskim.