Przedsiębiorca korzystający z samochodu prywatnego do celów firmowych musi prowadzić kilometrówkę, jeśli chce zaliczyć do wydatków firmowych koszty użytkowania samochodu. Kilometrówka narzuca limit wydatków zależny od przejechanych kilometrów.
Stawka za kilometr. Jak korzystać z kilometrówki?
Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje prywatny samochód do celów firmowych, to może wliczyć do kosztów firmowych wydatki związane z jego utrzymaniem. Są one jednak ograniczone limitem zależnym od tego, ile kilometrów przedsiębiorca przejechał. Żeby te kilometry dobrze obliczyć, przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówkę. Dzięki ewidencji można poprawnie obliczyć limit wynikający z przejechanych kilometrów.
Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona, jeśli samochód nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych, ale jest własnością przedsiębiorcy. Najczęściej będzie to więc pojazd używany przez właściciela firmy również w celach prywatnych. Ewidencję przebiegu pojazdu stosujemy w przypadku pojazdów, które mają dopuszczalną masę całkowitą nie większą niż 3,5 tony. Ewidencję trzeba też będzie prowadzić, jeśli samochód jest własnością pracownika albo wykorzystuje się go na podstawie umowy najmu albo dzierżawy.
Ewidencja przebiegu pojazdu musi być też prowadzona, jeśli chcemy odliczyć cały VAT z faktur dokumentujących użytkowanie samochodu. Wszystko dlatego, żeby wykluczyć użytkowanie samochodu do celów prywatnych.
Aktualne stawki za kilometr przebiegu
W przypadku "kilometrówki" niezwykle ważne są stawki za jeden kilometr przebiegu. Pozwalają one prawidłowo obliczyć wartość limitu przysługującego za użytkowanie pojazdu.
Stawki za kilometr zależą od rodzaju pojazdu i pojemności silnika. I tak:
- w przypadku motoroweru jest to 0,1382 zł;
- w przypadku motocykla: 0,2302 zł;
- samochód z silnikiem do 900 cm3: 0,5214 zł;
- samochód z silnikiem powyżej 900 cm3: 0,8358 zł.
Kto nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu?
Są jednak przypadki, że ewidencja przebiegu pojazdu nie będzie potrzebna. Chodzi tu o sytuację, gdy pojazd rozliczamy na zasadzie stałego, miesięcznego ryczałtu. Wtedy nie trzeba prowadzić ewidencji. Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy przedsiębiorca ponosi wydatki związane z używaniem samochodów przez pracowników. Podobnie będzie w przypadku umowy leasingu. Jeśli korzystamy z samochodu właśnie na podstawie takiej umowy, to ewidencji prowadzić nie trzeba. Jeśli zamiast leasingu wybieramy najem samochodu, to ewidencja przebiegu pojazdu będzie koniecznością.
Ewidencja nie jest wymagana, jeśli do potrzeb firmowych wykorzystywany jest samochód ciężarowy. W takim przypadku można dodatkowo do kosztów doliczyć wszystkie wydatki związane z użytkowaniem samochodu. Nie ma wtedy żadnego limitu w tej kwestii.
Jak prowadzić kilometrówkę?
Przepisy o podatku dochodowym zakładają, że ewidencję musi prowadzić osoba, która używa pojazdu. Jeżeli więc samochód prowadzi pracownik przedsiębiorcy, to i on może prowadzić ewidencję. Jednak nawet w takiej sytuacji na koniec każdego miesiąca obowiązkiem przedsiębiorcy jest podpisanie tej ewidencji.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać przynajmniej:
- numer wpisu;
- dane osoby, która pojazdu używa;
- numer rejestracyjny pojazdu, a także pojemność silnika (to od tej wartości zależy stawka za 1 km);
- opis trasy (skąd – dokąd);
- datę i opis celu wyjazdu;
- liczbę przejechanych kilometrów;
- stawkę za 1 km przebiegu;
- kwotę, która wynika z obliczenia liczby kilometrów i stawki za 1 km.