Wprowadzenie struktury organizacyjnej nie jest łatwym zadaniem. Chociaż może przyczynić się do tego, że firma będzie efektywniej zarządzania, nie warto skupiać całej uwagi nad tym, by wprowadzać jedynie zmiany organizacyjne. Trzeba bowiem cały czas prowadzić działalność, tak by nie zaszkodziło to klientom.
Co to jest struktura organizacyjna?
Struktura organizacyjna to układ stanowisk i komórek organizacyjnych w firmie. Jest to też systematyzacja uprawnień i odpowiedzialności konkretnych stanowisk. Każda struktura organizacyjna ma kilka podstawowych elementów:
- regulamin organizacyjny, czyli dokument, który reguluje porządek w firmie, określa kompetencje jednostek;
- opis stanowisk pracy – zawiera wymagania dla osób, które piastują określone stanowiska, a także zakres obowiązków;
- schemat organizacyjny – to graficzne przedstawienie struktury firmy.
Jak stworzyć schemat organizacyjny?
Zanim zaczniemy tworzyć schemat organizacyjny, warto zastosować kilka zasad:
- zasada celowości – jakie cele ma firma i czy da się je podzielić na mniejsze;
- zasada minimalnej złożoności – chodzi o to, by struktura była jak najmniej skomplikowana;
- zasada najlepszego wykorzystania potencjału ludzkiego – chodzi o to, by do konkretnych komórek dopasować najlepiej nadające się do tego osoby;
- zasada jednolitości kierownictwa – polega ona na tym, że każda struktura powinna mieć tylko jednego kierownika, który wydaje polecenia;
- zasada dostosowania do warunków zewnętrznych – struktura firmy powinna pasować do charakteru rynku;
- zasada racjonalności nadzoru – zespół, który ma kierownika, nie powinien być ani zbyt mały, ani zbyt duży.
Jak zaprojektować strukturę organizacyjną firmy?
Najważniejsze przy tworzeniu struktury organizacyjnej jest jej dobre zaprojektowanie. Żeby projektowanie nie było zbyt czasochłonne, należy zaprojektować najważniejsze stanowiska pracy i ustalić ich hierarchię, a potem przypisać każdej komórce cele i zadania.
Najpopularniejsze schematy organizacyjne opierają się na strukturze płaskiej, liniowej, albo funkcjonalnej.
Struktura płaska
W strukturze płaskiej jest tylko jeden kierownik, któremu podlegają inni pracownicy. Taka struktura pozwala zachować dużą samodzielność pracowników, szybko można przekazywać informacje. Płaska struktura pozwala też zaoszczędzić na kosztach utrzymania kadry. Wśród najpoważniejszych wad takiego systemu można zaliczyć niską efektywność związaną z centralizacją władzy i wiedzy u jednego kierownika. Trudniej też utrzymać motywację w zespole, bo praktycznie nie istnieje możliwość awansu.
Struktura liniowa
Struktura liniowa polega na tym, że jest wielu kierowników, ale każdy odpowiada za wąską działkę w firmie. Wśród zalet takiego systemu można wyróżnić możliwość szybkiej reakcji, fachowość decyzji, a przede wszystkim jasno określony zakres odpowiedzialności. Wśród wad możemy wymienić trudności w ustalanie zakresu kompetencji między pracownikami.
Struktura funkcjonalna
Specyfika struktury funkcjonalnej zakłada, że każdy dział jest zarządzany przez specjalistów, a każdy pracownik ma więcej niż jednego kierownika. Gdy pojawia się problem, zgłasza się odpowiedniemu specjaliście. Zaletą takiego rozwiązania jest obniżenie kosztów ogólnych, możliwość szybkiego podejmowania decyzji i łatwa kontrola. Jako wadę można uznać problem w dostępie do informacji, a także możliwość występowania sporów kompetencyjnych.