Systemy monitoringu projektów - czym kierować się przy wyborze

System monitoringu projektów to narzędzie często wykorzystywane przez firmy, którego zadaniem jest wsparcie procesów zarządzania w zakresie rzeczowym oraz finansowym. Tego typu rozwiązania cieszą się powodzeniem zarówno kierowników projektów, jak i osób odpowiedzialnych za zarządzanie całym portfelem projektów w danym przedsiębiorstwie.

SMP jest coraz bardziej doceniany przez polskich przedsiębiorców. Nie bez powodu na rynku znaleźć można szereg proponowanych rozwiązań, od darmowych po pełnopłatne systemy informatyczne. Decydując się na wybór jednego z nich, należy zwrócić uwagę na dostępne w ramach rozwiązania funkcjonalności. Jak tłumaczą eksperci z firmy informatycznej NetLine, newralgicznymi punktami systemu monitoringu projektów powinny być przede wszystkim:

• możliwość bieżącego monitorowania kosztów projektów;
• możliwość śledzenia wielu planów finansowania i porównywania ich z rzeczywistymi wydatkami;
• dostarczanie mechanizmów umożliwiających podjęcie decyzji o relokacji środków pomiędzy projektami;
• umożliwienie śledzenia finansowania projektów w podziale na źródła finansowania oraz klasyfikację budżetową środków;
• dostarczenie mechanizmów do wnioskowania o zmianę finansowania poszczególnych projektów;
• automatyzacja procesu pozyskiwania danych do monitoringu z systemów finansowo-księgowych.

Pamiętajmy również, że wdrożenie każdego systemu informatycznego wiąże się z koniecznością nabycia odpowiedniego know how. Dlatego, wybierając firmę IT jeszcze przed podpisaniem umowy warto poznać wszystkie aspekty danej oferty.

Samodzielnie czy w integracji z EPM i ERP?

System monitoringu projektów powinien pozwalać na integrację z systemami klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) lub EPM (ang. Enterprise Project Management). Łączenie funkcjonalności SMP z systemem księgowo-finansowym to stała kontrola nad kosztami projektów i możliwość szybkiej reakcji w razie pojawienia się nieprawidłowości.

Z kolei integracja z EPM tworzy kompleksowe rozwiązanie do zarządzania projektami, portfelami projektów oraz monitoringu wykorzystania zasobów z uwzględnieniem specyficznej analityki i wymagań danego przedsiębiorstwa. Dzięki możliwości zarządzania przepływem gotówki, firma zyskuje kontrolę oraz możliwość kompleksowego i efektywnego zarządzania prowadzonymi projektami.

Dlatego na etapie planowania wdrożenia warto rozważyć integrację systemu monitoringu projektów z systemem ERP lub/i z EPM. Zintegrowany SMP może stać się elementem kompleksowego i bardzo wydajnego rozwiązania do zarządzania projektami i portfelami projektów.

- _ Wykorzystanie Systemu Monitoringu Projektów przynosi korzyści w wielu aspektach zarządzania projektami. Na pewno najważniejszymi z nich jest możliwość pełnej automatyzacji pracy oraz likwidacji redundancji wprowadzanych danych, dające oszczędność czasu i pieniędzy _ – tłumaczy Krzysztof Adamczyk, dyrektor pionu systemów zintegrowanych NetLine Group.

Aby system monitoringu projektów pozwalał na koordynację podejmowanych działań, powinien funkcjonować w sposób intuicyjny. Dlatego zaleca się, by każdy projekt realizowany za pośrednictwem SMP działał w oparciu o tzw. karty, które odzwierciedlają kluczowe stany w cyklu życia danego projektu. Polecany schemat to:

• karta robocza - umożliwiająca wprowadzenie danych;
• karta bazowa - zawierająca zatwierdzone dane. Ponieważ tego typu karta nie podlega dalszej modyfikacji, zawsze istnieje możliwość porównywania danych z pierwotnie zatwierdzonym planem;
• karta operacyjna – umożliwiająca rejestrację bieżących danych;
• karta zmiany - umożliwiająca wnioskowanie o zmianę zakresu i budżetu projektu;
• karta uchwalona – kolejny oficjalnie zatwierdzony plan rzeczowo-finansowy projektu.

- _ Zapisywanie projektów na poszczególnych kartach, pozwala na rejestrowanie zmian, jakie oddziałują na zakres i budżet projektu oraz podejmowanie decyzji dotyczących modyfikacji finansowania projektów _ - tłumaczy Krzysztof Adamczyk.

Każdy system monitoringu projektów powinien dawać dostęp do szczegółowych raportów prezentujących stan podstawowych parametrów projektu oraz pozwalających na kontrolę nad poszczególnymi jego etapami. Taki raport prezentuje wybrane dane w różnych konfiguracjach i daje możliwość analizy projektu na przestrzeni określonego czasu. Dzięki temu osoby nadzorujące realizację projektów zyskują stały dostęp do informacji i możliwość strategicznego zarządzania nimi. Dostęp do raportów powinien być intuicyjny i możliwy także przez przeglądarkę www.

Podsumowując, system monitoringu projektów to wszechstronne narzędzie wspierające zarządzanie i monitorowanie wszystkimi projektami w ramach danego przedsiębiorstwa. Możliwość integracji z systemami ERP czy EPM to dodatkowa korzyść, dzięki której firma ma realną możliwość likwidacji redundancji wprowadzanych danych i stworzenia kompleksowego środowiska projektowego. Z kolei raporty umożliwiają analizę całej puli projektów w zakresie rzeczowo-finansowym, co w efekcie daje pełną kontrolę nad prowadzonymi przedsięwzięciami i możliwość wprowadzania zmian zmierzających do jak najbardziej optymalnego zarządzania.