Celem każdego przedsiębiorcy, niezależnie od skali prowadzonej działalności, jest osiąganie jak największych zysków. Oczywiście jednym wychodzi to lepiej, innym nieco gorzej, ale każdemu w osiąganiu jak najlepszych wskaźników mogą pomóc technologie. W jaki sposób?
Jedną z najważniejszych koncepcji w teleinformatyce w ostatnich latach jest cloud computing popularnie zwany chmurą. Nie od dziś większość z nas korzysta z rozwiązań chmurowych, niejednokrotnie nie zdając sobie z tego sprawy, tak jak bohater Moliera nie widział, że mówi prozą. Używanie konta mailowego prowadzonego przez zewnętrznego dostawcę usług, to przecież nic innego jak cloud computing. Dziś jednak mało który przedsiębiorca, chcąc mieć adres mailowy kupuje serwer. Wygodniej jest kupić samą usługę od wyspecjalizowanego dostawcy. Ale korzyści z cloud computingu jest znaczenie więcej.
- "Cloud computing stanowi dziś ogromne wsparcie dla firm i ich procesów biznesowych. Pracownikom umożliwia wykonywanie obowiązków z dowolnego miejsca i urządzenia, firmom pozwala m.in. na zaoszczędzenie miejsca w biurze i redukcję kosztów, poprzez korzystanie z usług chmurowych zamiast kupowania urządzeń komputerowych" – mówi Krzysztof Janicki z Intela. "Korzystanie z rozwiązań chmurowych przestaje być szansą i udogodnieniem dla przedsiębiorstw, przekształcając się w podstawową potrzebę pracowników i klientów oraz wymóg stanowiący o utrzymaniu się na rynku" – dodaje Krzysztof Janicki.
Własne podwórko
Cloud computing umożliwia dostęp do nowoczesnych rozwiązań informatycznych, których wdrożenie w modelu tradycyjnym byłoby nieosiągalne z powodu wysokich kosztów. Oczywiście chmura to nie tylko konto pocztowe. Można wynająć także oprogramowanie z którego korzystamy na co dzień w prowadzonej działalności. Taki model nazwano SaaS - Software as a Service (oprogramowanie jako usługa). W zamian za stałą comiesięczną opłatę można korzystać np. z pakietu biurowego czy programu graficznego. Możliwe jest też „wynajęcie” systemu finansowo - księgowego, a nawet systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP. Co ważne, to dostawca usługi odpowiada za aktualizacje oprogramowania, zabezpieczenie danych, utrzymanie odpowiedniej wydajności i nieprzerwany dostęp do aplikacji. Użytkownik nie ponosi kosztów związanych z rozbudową własnej infrastruktury IT i jej utrzymaniem. Zaoszczędzone w ten sposób pieniądze może wykorzystywać do rozwoju swojej głównej działalności.
Cloud computing to także sposób na przechowywanie danych. Zamiast tworzyć własne cyfrowe archiwum, przedsiębiorca kupuje miejsce na dysku usługodawcy. Przechowując zasoby IT w chmurze pracownicy mogą mieć dostęp do informacji, której potrzebują, w każdej chwili i przy wykorzystaniu dowolnego urządzenia, w dowolnej lokalizacji. To sprawia, że chmura doskonale uzupełnia się z innym ważnym trendem informatycznym wspomagającym zarządzanie firmą – z mobilnością.
Dziś, dzięki smartfonom, laptopom, tabletom, coraz częściej pracownicy wykonują swoje zadania zdalnie. Chmura to przede wszystkim rozwiązanie największego problemu mobilnej pracy, jakim jest synchronizacja danych pomiędzy urządzeniami. W przypadku pracy zamiennie na komputerze, smartfonie i tablecie występuje konieczność wymiany danych pomiędzy tymi urządzeniami. Zapewniają to usługi przechowywania plików w chmurze, które synchronizują dane pomiędzy wieloma urządzeniami.
Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy przechowywanie danych w chmurze jest bezpieczne? Wydaje się, że jest bezpieczniejsze niż trzymanie ich na własną rękę. Zazwyczaj usługodawca swoje usługi opiera o centrum danych. Wybudowanie tej klasy serwerowni jest nieopłacalne dla firmy z sektora MŚP. Tymczasem profesjonalne data center są wyposażone m.in. w awaryjne zasilanie, systemy UPS, ochrony przeciwpożarowej. Często usługodawcy przechowują dane w kilku lokalizacjach co dodatkowo je zabezpiecza. I co najważniejsze to usługodawca dba o kopie zapasowe danych i ich backup.
Na rynku funkcjonuje wiele podmiotów oferujących usługi w modelu cloud computing. Jak zatem wybrać dostawcę? Powinniśmy kierować się kompetencjami i doświadczeniem usługodawcy. Warto sprawdzić, ilu ma klientów, jakie są ich opinie i czy posiada referencje. Ważnym elementem przy wyborze dostawcy chmury są zabezpieczenia chroniące transmisję danych, aby podczas przepływu nie były one narażone na podsłuchanie, przechwycenie czy wyciek. Przed zawarciem umowy z usługodawcą warto sprawdzić zawarty w niej okres wypowiedzenia – najlepiej niech będzie on miesięczny. Warto zweryfikować, gdzie kończy się odpowiedzialność dostawcy, a zaczyna użytkownika.
Kontakt z klientami
Jednym z najpopularniejszych sposobów kontaktu z klientem jest strona internetowa. Popularne powiedzenie przekonuje, że „jeśli nie ma Cię w sieci – nie istniejesz”. Trzeba wiedzieć, że żeby zaistnieć w sieci nie trzeba być informatykiem. Małe firmy, które chcą stworzyć witrynę internetową, wcale nie muszą szukać specjalistów. Dziś stworzenie serwisu internetowego nie wiąże się z dużymi kosztami. Firmy internetowe coraz częściej oferują kreatory stron w pakiecie razem z usługą hostingu, czyli wynajęcia powierzchni dyskowej. Jest to nowoczesne oprogramowanie pozwalające na automatyczne tworzenie witryny internetowej. Stworzenie witryny za pomocą tego produktu polega wyłącznie na wybraniu szablonu strony oraz podaniu informacji, które mają znajdować się na stronie - treść, dane kontaktowe, zdjęcia. Całą rolę przejmuje na siebie prosty kreator, a proces przypomina tworzenie prezentacji.
Obecnie olbrzymią popularność zyskały serwisy społecznościowe. To także dobre miejsce do promowania firmy, informowania w produktach, a także do nawiązywania relacji z klientami.
Granice między kanałami tradycyjnymi (m.in. telefon, WWW,) a społecznościowymi zaczynają się zacierać. Aby zapewnić możliwie najlepszą obsługę klienta w coraz większej liczbie kanałów tradycyjnych i cyfrowych, działy obsługi klienta powinny udostępnić jednolite i skuteczne procesy, niezależnie od kanału wybranego przez klienta (m.in. fora internetowe, sieci społecznościowe). Dzięki spójnej, nowoczesnej obsłudze klienta w wielu kanałach przedsiębiorstwa mogą uzyskać przewagę nad konkurencją. Taka zintegrowana komunikacja jest możliwa do osiągnięcia, dzięki wybraniu nowoczesnych rozwiązań informatycznych.
Jeśli nowe rozwiązania wprowadzane są do firm w sposób nieuporządkowany i chaotyczny, zamiast usprawniać ich funkcjonowanie, często utrudniają i spowalniają pracę. Pracownicy muszą wiedzieć do czego służy nowy system i jak wykorzystać jego wszystkie możliwości. Dlatego tak ważne są szkolenia, które dziś mogą odbywać się na przykład w formie webinariów. Są to szkolenia online, które za cel stawiają sobie przekazanie uczestnikom praktycznej wiedzy. Dzięki internetowi można poznać funkcje oprogramowania na ekranie swojego komputera. Jednak to nie są filmiki, a interaktywne warsztaty, których uczestnicy mogą wziąć udział w czacie z ekspertami.
Firmy, które mają kilka oddziałów coraz częściej korzystają z kontaktu za pomocą telekonferencji. Nie trzeba już pokonywać setek kilometrów za każdym razem, gdy sprawa wymaga osobistego spotkania. Jest to też narzędzie mające więcej atutów niż rozmowa telefoniczna. Nakłady na zakup koniecznego sprzętu w dłuższej perspektywie czasowej mogą okazać się mniejsze niż wydatki na liczne podróże służbowe. Obecnie też istnieją aplikacje, które pozwalają na korzystanie z wideokonferencji także w małych firmach. Istnieją programy do prowadzenia ich w trybie online, które jednocześnie zapewniają odpowiednie bezpieczeństwo przekazywanym informacjom.
Szukasz porady? Skontaktuj się z ekspertem z Asseco: +48 22 574 88 23; e-mail: piotr.fabjaniak@assecods.pl
Czytaj więcej w Money.pl