Ubezpieczenie w firmie. Jak rozliczać koszty i przychody?

Oferta ubezpieczeniowa dla osób prowadzących działalność gospodarczą jest szeroka. Oczywiście najbardziej powszechne są ubezpieczenia komunikacyjne, jednakże przedsiębiorca może również zabezpieczyć firmę na wypadek działania żywiołów, kradzieży czy konieczności wypłaty odszkodowania klientowi (firmowe OC). Przedsiębiorcy podejmując decyzje związane z ubezpieczeniami firmowymi boją się nadmiernego obciążenia finansowego - warto jednak wiedzieć, że większość opłat składkowych można _ wrzucić w koszty _.

Oczywiście, z działalnością gospodarczą mogą wiązać się zarówno obowiązkowe ubezpieczenia, jak i dobrowolne, na które właściciel firmy decyduje się, aby zwiększyć bezpieczeństwo swojego biznesu, pracowników, czy klientów. Do popularnych polis zaliczają się:

• Ubezpieczenia komunikacyjne związane z użytkowaniem pojazdu w firmie. Należą do nich: obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody powstałe w związku z ruchem posiadanego pojazdu (OC), ubezpieczenia dobrowolne - Autocasco (AC) często rozszerzone o Assistance oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy i pasażera (NNW).
• Ubezpieczenia OC przedsiębiorcy za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną przez niego działalnością (np. błąd lekarza powodujący uszczerbek na zdrowiu pacjenta i w konsekwencji konieczność wypłaty odszkodowania). Dla niektórych przedsiębiorców ubezpieczenie to jest obowiązkowe (m.in. dla: księgowych, lekarzy, zawodów prawniczych, pośredników turystycznych), ale również przedsiębiorcy prowadzący działalność innego rodzaju mogą dobrowolnie wykupić takie ubezpieczenie.
• Ubezpieczenia majątku wykorzystywanego przez przedsiębiorcę w prowadzonej działalności gospodarczej (m.in. maszyn i urządzeń produkcyjnych, sprzętu elektronicznego) od kradzieży, zniszczenia, działania żywiołów, czy awarii powodujących przestój w działaniu firmy.
• Ubezpieczenia pracowników.

Bez względu na to jaka jest podstawa użytkowania pojazdu w przedsiębiorstwie (samochód firmowy, samochód leasingowany, samochód prywatny wykorzystywany do celów firmowych) – składki na ubezpieczenie obowiązkowe i dobrowolne samochodów używanych w działalności gospodarczej można ujmować w kosztach uzyskania przychodu. Istnieją jednak w tym zakresie następujące ograniczenia:

• Limit kosztów AC, które można rozliczać w firmie określa stosunek kwoty 20.000 euro (przeliczonej na złotówki) do kwoty wartości polisy. Ograniczenie to nie dotyczy samochodów ciężarowych.

_ Przykład: Przedsiębiorca kupił samochód osobowy do celów firmowych, zapisał go w ewidencji środków trwałych i wykupił ubezpieczenie OC oraz AC. Przy podpisywaniu umowy na AC wartość pojazdu została określona na 150.000 zł, kurs euro w dniu zawarcia umowy wynosił 4,10 zł. Aby obliczyć limit kosztów ubezpieczenia AC należy wykonać następujące działanie: (20.000 euro x 4,10 zł) / 150 000 zł = 54%. Przedsiębiorca może ująć w kosztach 54% wartości ubezpieczenia AC. Powyższych obliczeń należy dokonywać przy każdym podpisywaniu umowy ubezpieczenia AC, gdyż przyjęta wartość samochodu może uleć zmianie. _

• W przypadku samochodu nie stanowiącego majątku firmy koszty ubezpieczeń komunikacyjnych (każdego rodzaju) są ograniczone limitem tzw. kilometrówki
• Kosztami nie mogą być straty związane z samochodem powstałe w wyniku np. kradzieży lub wypadku, jeżeli samochód nie jest objęty ubezpieczeniem AC (ograniczenie obowiązuje także, gdy winny wypadkowi jest inny kierowca, a koszty naprawy finansowane są z OC sprawcy). Tak więc, jeżeli samochód jest objęty AC to poniesioną stratę można zaliczyć do kosztów (w tej części wartości samochodu, która nie została pokryta odpisami amortyzacyjnymi).

Odszkodowanie otrzymane od firmy ubezpieczeniowej wynikające z ubezpieczenia majątku firmowego (np. samochodu) należy doliczyć do przychodów z działalności gospodarczej i wykazać w KPiR. Przychodem jest tu kwota wypłaconego ubezpieczenia rozliczana według daty faktycznego wpływu środków pieniężnych na rzecz przedsiębiorcy. Jeżeli przedsiębiorca jest VAT-owcem ubezpieczyciel ureguluje kwotę za naprawę samochodu w kwocie netto, natomiast gdy osoba poszkodowana nie jest podatnikiem VAT, otrzyma ona odszkodowanie w kwocie brutto.

_ Przykład: _

_ We wrześniu 2013 r. przedsiębiorca kupił samochód osobowy do celów firmowych, zapisał go w środkach trwałych i kupił ubezpieczenie OC oraz AC. Przy podpisywaniu umowy na AC wartość pojazdu została określona na 25.000 zł. Przedsiębiorca dokonywał co miesiąc odpisów amortyzacyjnych. W grudniu 2013 r. samochód został skradziony i w tym samym miesiącu ubezpieczyciel wypłacił odszkodowanie. W grudniu 2013 r. przedsiębiorca zaliczył do kosztów uzyskania przychodu stratę (kwotę stanowiącą różnicę pomiędzy wartością początkową samochodu, a dokonanymi odpisami amortyzacyjnymi za październik, listopad i grudzień). Jednocześnie, przychodem przedsiębiorcy była kwota wypłaconego ubezpieczenia z datą faktycznego wpływu środków pieniężnych na konto przedsiębiorcy. _

Składkę ubezpieczeniową zapisuje się w kosztach jednorazowo, w momencie jej opłacenia. W dokumentacji księgowej należy przechowywać polisę zawierającą informację o dacie zawarcia umowy, przedmiocie umowy i wartości składek, a także potwierdzenie wykonania przelewu (zapłaty składki).

W przypadku utraty pojazdu dowodem księgowym pozwalającym zapisać ten fakt w kosztach jest protokół szkód sporządzony przez instytucję ubezpieczeniową. Jeżeli pojazd stanowił środek trwały w firmie należy również wystawić dokument likwidacji środka trwałego, na podstawie którego pojazd zostanie wykreślony z ewidencji. Kwotę straty księguje się w kolumnie 13 KPiR (powstałe wydatki).

W przypadku pojazdów będących przedmiotem umowy leasingu konieczne jest wykupienie pełnego pakietu ubezpieczeń OC, AC i NNW. W znacznej większości przypadków firmy leasingowe przerzucają koszt ubezpieczenia na leasingobiorców przez refakturowanie usługi ubezpieczeniowej. Obecnie nie budzi już raczej wątpliwości, że w przypadku gdy sprzedawca usług leasingowych przenosi koszt ubezpieczenia na leasingobiorcę to usługa ta korzysta ze zwolnienia z VAT, tak jak wszystkie usługi ubezpieczeniowe (w przeszłości toczyły się na ten temat spory, ale rozstrzygnął je wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE sygn. C-224/11).

W przypadku leasingowanego samochodu przedsiębiorca ma prawo ujęcia płaconych na ubezpieczenie składek w kosztach uzyskania przychodu bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Generalnie koszty poniesione w związku z zakupem polisy ubezpieczeniowej mającej na celu ochronę mienia firmowego mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Przy podpisywaniu umowy należy jednak zwrócić uwagę, aby z jej treści wyraźnie wynikało, które składniki mienia są ubezpieczane i czy na pewno są one jednoznacznie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Również zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z obowiązkowymi polisami OC z tytułu prowadzonej działalności nie budzi kontrowersji. Jeżeli jednak polisa OC jest dla danego przedsiębiorcy dobrowolna – przed jej zaliczeniem w koszty warto zwrócić się z zapytaniem do urzędu skarbowego, gdyż interpretacje w tej kwestii nie są jednoznaczne. Może zdarzyć się, że polisa OC zostanie zinterpretowana jako służąca zarówno celom działalności gospodarczej, jak i wykonywaniu w inny sposób czynności podlegających ubezpieczeniu (np. na podstawie umowy o pracę).

Do kosztów uzyskania przychodów bez żadnych limitów i wątpliwości można zapisywać wydatki związane z ubezpieczeniem pracowników – zarówno zatrudnionych na umowę o pracę, jak i na umowy cywilnoprawne.