Własny biznes? Oto dziewięć kroków do niego

W pierwszym półroczu 2012 roku wniosek o założenie działalności gospodarczej złożyło prawie 148,5 tysiąca osób. Mimo zagrożeń wynikających z prowadzenia własnej firmy wiele osób decyduje się podjąć wyzwanie.

Powodów, aby założyć własny biznes jest wiele. Jest to chęć pracy na własny rachunek, w samemu ustalonych ramach czasowych, w dodatku bez konieczności podporządkowania się przełożonym. To również chęć robienia tego co się lubi, możliwość rozwoju i wcielania w życie swoich pomysłów. Własna firma, to również korzyści finansowe o których nie można zapominać - praktycznie nieograniczone niczym dochody uzależnione od własnej efektywności i przedsiębiorczości oraz optymalizacja podatkowa, dzięki możliwości rozliczenia kosztów związanych z prowadzoną firmą.
Minusy pracy na własny rachunekJest też druga strona medalu, o której warto pamiętać. Skomplikowany system podatkowy, wysokie koszty składek na ZUS i konieczność prowadzenia księgowości, a przede wszystkim duża odpowiedzialność, obawa o utrzymanie się na rynku i problemy z zapewnieniem ciągłości źródeł finansowania, zniechęcają sporą część osób do rozpoczęciem działalności na własny rachunek.

Niestety zdecydowana większość małych firm upada w pierwszych latach działalności. Powodów takiego stanu rzeczy jest wiele: nietrafiony, zbyt innowacyjny pomysł, niepotrzebne inwestycje, nieskuteczna reklama, czy brak efektywnego źródła finansowania i w rezultacie utrata płynności finansowej.
Biznesplan – osobisty przewodnikZanim zarejestrujemy firmę, warto się do tego dobrze przygotować. Banałem, który jednak często decyduje o być albo nie biznesu jest innowacyjny pomysł. Nowoczesny produkt, który zyska uznanie klientów, czy nietypowa usługa, z której potrzeby nikt nie zdawał sobie sprawy może okazać się strzałem w dziesiątkę.

Warto jednak przeprowadzić szczegółowa analizę rynku na którym zamierzamy działać i zbadać bezpośrednią konkurencję. Warto też przygotować dobry biznesplan według którego później będziemy rozwijać swoją działalność. Określa on cele jakie zamierzamy osiągnąć, wskazuje silne strony i szanse rozwoju firmy, a także zagrożenia, jakie mogą wpłynąć na niepowodzenie projektu.

Nie należy go traktować jako kolejnej, zbędnej formalności do spełnienia. Biznesplan, powinien stanowić narzędzie pomocne w zarządzaniu firmą i stanowić _ drogowskaz _ przy podejmowaniu decyzji jaką ścieżką ma podążać rozwój firmy.

Dodatkowo dobry biznesplan może otworzyć drzwi do uzyskania dobrego i taniego źródła finansowania np. w przypadku ubiegania się o kredyt bankowy lub w poszukiwaniu strategicznego inwestora lub staraniu o dotację unijną.
Bezbolesne formalnościSamo założenie firmy nie jest trudne. Co prawda nadal na załatwienie wszystkich formalności trzeba poświęcić sporo czasu. Niestety nie załatwimy tego online lub przy jednym okienku w urzędzie. Jednak jest dużo prościej niż było dawniej. Z rejestracją firmy (o ile nie będziemy się rejestrować jako płatnicy VAT) nie wiążą się też żadne koszty.

Na drugiej stronie zobacz jakie formalości są konieczne do założenia firmy

1. CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności GospodarczejPierwszy krok to rejestracja działalności. W tym celu należy wypełnić formularz CEIDG-1. Najłatwiej to zrobić za pośrednictwem interentu. Wystarczy wejść na stronę www.ceidg.gov.pl i po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych generowany jest właściwy formularz – wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dokument można wysłać drogą elektroniczną lub wydrukować i zanieść do właściwego urzędu gminy.

We wniosku określane są, między innymi, takie dane jak: nazwa firmy, dane właściciela, rodzaj wykonywanej działalności (przedmiot działalności określany jest na podstawie PKD – Polskiej Klasyfikacji Działalności) oraz miejsce wykonywania i datę rozpoczęcia działalności. Przedsiębiorca podaje również wybraną przez siebie formę opodatkowania (zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub karta podatkowa) oraz rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej (księgi rachunkowe, KPiR lub inna forma).

Formularz CEIDG jest jednocześnie wnioskiem o nadanie numeru REGON, zgłoszeniem do urzędu skarbowego oraz zgłoszeniem płatnika składek ubezpieczeniowych do ZUS.

Jeśli przyszły przedsiębiorca posiada podpis elektroniczny nie będzie wymagana żadna dodatkowa autoryzacja. W przeciwnym wypadku konieczny jest kontakt z właściwym urzędem w celu złożenia odręcznego podpisu w urzędzie.

Można również za pośrednictwem http://epuap.gov.pl stworzyć zaufany profil, dzięki któremu można składać pisma urzędowe drogą elektroniczną. W tym przypadku konieczna jest jednak jednorazowa wizyta w urzędzie w celu potwierdzenia danych.
2. ZUSPo zarejestrowaniu firmy, ale nie później niż w ciągu 7 dni od momentu powstania obowiązku ubezpieczenia (data rozpoczęcia działalności wskazana we wniosku CEIDG) należy złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych druk ZUS ZUA. Jeśli przedsiębiorca jest dodatkowo zatrudniony na umowę o pracę, za którą otrzymuje wynagrodzenie powyżej minimalnej pensji krajowej należy złożyć druk ZUS ZZA.

Konieczne jest również złożenie deklaracji ZUS DRA, czyli zbiorczego zestawienia składek ze wszystkich tytułów ubezpieczeń. Warto jednak pamiętać, że na podstawie raz złożonej deklaracji, jeśli żadne dane nie ulegną zmianie, ZUS sam będzie sporządzać kolejne dokumenty rozliczeniowe. Nie ma więc obowiązku składania deklaracji co miesiąc.

Deklaracje ZUS DRA do 5 dnia miesiąca składają jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze, do 10 dnia miesiąca - osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie. Natomiast pozostałe podmioty muszą złożyć deklarację do 15 dnia miesiąca.

Nowi przedsiębiorcy, którzy zakładają swoją pierwszą działalność i nie będą świadczyć usług dla swojego obecnego pracodawcy, powinni pamiętać, że przez okres 24 miesięcy mogą korzystać z ulg, dzięki którym łączna składka na ubezpieczenia nie przekracza obecnie 400 zł.

3. Urząd SkarbowyOsobisty numer NIP przedsiębiorcy staje się zarazem numerem NIP firmy. Jeśli NIP nie został wcześniej nadany stanie się to na podstawie wniosku CEIDG. Potwierdza on również wybraną formę opodatkowania. Będzie ona obowiązywać przynajmniej do końca roku podatkowego. Przedsiębiorca, który chce dokonać zmiany w kolejnym roku, jednak nie później niż do 20 stycznia.

Przedsiębiorca zobowiązany jest do wpłacania zaliczek na podatek dochodowy, w zależności od wybranego przez siebie sposobu rozliczania, do 20 każdego miesiąca lub do 20 dnia miesiąca nowego kwartału (20 kwietnia, 20 lipca, 20 października, 20 stycznia). Podatnicy rozliczający się na podstawie karty podatkowej wpłacają zaliczki do 7 dnia każdego miesiąca za miesiąc ubiegły, a za grudzień – w terminie do dnia 28 grudnia roku podatkowego.

Większość nowopowstałych działalności gospodarczych będzie zwolniona z konieczności rozliczania podatku VAT. Standardowo zwolnienie obowiązuje aż do momentu, gdy przychody przekroczą w danym roku podatkowym próg w wysokości 150 000 zł. Przedsiębiorca może jednak sam zrzec się tego zwolnienia. Musi wtedy we właściwym urzędzie skarbowym złożyć deklaracje VAT-R. Zobowiązany jest również do uiszczenia opłaty w wysokości 170 zł. Od tego momentu właściciel firmy zobowiązany będzie do składania co miesiąc deklaracji VAT-7 oraz rozliczania podatku VAT: będzie musiał odliczać podatek zapłacony przy zakupie oraz doliczać podatek przy sprzedaży.

Przedsiębiorca jest jednak zobowiązany sprawdzić, czy przypadkiem od początku nie musi działać jako podatnik VAT. Istnieją dwie grupy wyłączeń. Pierwsza obejmuje czynności, co do których zwolnienia się nie stosuje, przy czym przedsiębiorca nie traci prawa do zwolnienia w przypadku pozostałych czynności. Jest to m.in. import towarów i usług. Druga grupa wyłączeń dotyczy podatników, którzy wykonując daną czynność tracą możliwość korzystania ze zwolnienia. Dotyczy to między innymi przedsiębiorców świadczących usługi prawnicze lub jubilerskie albo dostawców wyrobów z metali szlachetnych.
4. GUSNumer REGON nadawany jest na podstawie złożonego wniosku CEIDG-1. Zostaje on przesłany pocztą na podany w formularzu adres korespondencyjny w ciągu 30 dni. W praktyce już po kilku dniach można sprawdzić numer za pomocą wyszukiwarki przedsiębiorców na stronie http://firma.gov.pl, co może być przydatne przy składaniu deklaracji w ZUS.

Na następnej stronie o licencjach i koncesjach oraz formalnościach wobec sanepidu

5. Rachunek bankowyPrzedsiębiorca nie ma obowiązku zakładania konta bankowego. W celu prowadzenia rozliczeń może korzystać z konta prywatnego, a transakcję do 15 000 euro może rozliczać gotówkowo. Konto będzie jednak potrzebne przedsiębiorcom korzystającym z rozliczeń podatku VAT. Zgodnie z obowiązującymi przepisami urząd skarbowy ma możliwość zwrotu podatku jedynie na rachunek bankowy. Obowiązek prowadzenia rozliczeń za pośrednictwem rachunku bankowego jest również wtedy, gdy stroną transakcji jest drugi przedsiębiorca.

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na założenia konta firmowego powinien o tym fakcie poinformować urzędy składając wniosek aktualizacyjny CEIDG.
6. PieczątkaPosiadanie pieczątki nie jest wymagane żadnymi przepisami, może jednak ułatwić życie przedsiębiorcy. Nadaje również dokumentom bardziej oficjalny charakter. Jeśli właściciel firmy zdecyduje się wyrobić pieczątkę firmową powinien pamiętać, aby zamieścić na niej takie dane jak:
- pełna nazwa firmy (wraz z imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy)
- adres siedziby
- telefon / faks ewentualnie adres e-mail
- REGON
- NIP

7. KsięgowośćJuż na etapie składania wniosku CEIDG podejmujemy decyzję, czy księgowość będzie prowadzona samodzielnie, czy zostanie powierzona wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Prowadząc rozliczenia we własnym zakresie trzeba posiadać minimum wiedzy z zakresu przepisów podatkowych i zasad prowadzenia księgowości. Aby ułatwić sobie sprawę, warto skorzystać z różnego rodzaju aplikacji dostępnych w internecie, dzięki którym łatwiej będzie panować nad finansami firmy.

W przypadku, gdy sprawy księgowości przekażemy specjalistom, będziemy z tego tytułu ponosić koszty od stu do kilkuset złotych (w zależności od ilości dokumentów). Trzeba jednak pamiętać, że tak czy inaczej odpowiedzialność za ewentualne błędy ponosi przedsiębiorca, który podpisuje się na składanych do urzędów dokumentach, a nieznajomość przepisów może faktycznie szkodzić i w żadnym przypadku nie zwalania z odpowiedzialności.
8. Państwowa Inspekcja Pracy i SanepidJeśli przedsiębiorca planuje zatrudniać pracowników w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności powinien zgłosić ten fakt do Państwowej Inspekcji Pracy.

Sanepid na takie zgłoszenie daje tylko 14 dni. W tym czasie przedsiębiorca musi się udać do Wojewódzkiej lub Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej i złożyć powiadomienie o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. Musi również pamiętać, że niektóre dziedziny wymagają stosowania odrębnych przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
9. Licencje i koncesjeUstawa o swobodzie działalności gospodarczej przewiduje konieczność uzyskania stosownych koncesji i pozwoleń w szczególnych rodzajach prowadzonej działalności. Zalicza się do nich między innymi: obrót bronią i materiałami wybuchowymi, wytwarzanie i obrót paliwami oraz energią, a także ochrona osób i mienia.

Aby nie ponieść przykrych konsekwencji finansowych konieczne jest sprawdzenie, czy podejmowana działalność nie wymaga uzyskania odpowiedniego pozwolenia, a jeśli tak należy zgłosić się po nie do właściwej instytucji.