Firmowa flota może składać się z pojazdów, które wcale nie należą do użytkującego je przedsiębiorcy. Tak dzieje się w przypadku najmu, dzierżawy, użyczenia czy leasingu. Jak ewidencjonować koszty eksploatacji wynajętych pojazdów? Czy można je amortyzować?
Auta należące do innych podmiotów, a użytkowane w firmie na podstawie umów najmu, dzierżawy, użyczenia - nie podlegają wpisowi do ewidencji środków trwałych i nie można ich amortyzować.
Do kosztów uzyskania przychodu zakwalifikować można wydatki związane z bieżącą eksploatacją takiego auta. Ale uwaga, prawo do obciążenia kosztów podatkowych jest ograniczone limitem i koniecznością prowadzenia specjalnej ewidencji.
Nieco inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku leasingu, o czym piszemy na końcu poradnika.
Najem, dzierżawa, użyczenie
Umowy najmu, dzierżawy i użyczenia posiadają swoje kodeksowe definicje (art. 659, 693 i 711 Kodeksu cywilnego).ZOBACZ TAKŻE:
Najem - przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nie oznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.
Najemca powinien otrzymać samochód w stanie przydatnym do użytku i ponosić jedynie drobne nakłady związane z jego zwykłą eksploatacją.
To wynajmujący musi dbać, by auto przez cały okres najmu nadawało się do używania (konieczność ponoszenia kosztów większych napraw czy remontów).
Dzierżawa - na podstawie takiej umowy wydzierżawiający zobowiązuje się oddać rzecz do używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony lub nie oznaczony, a dzierżawca zobowiązuje się płacić wydzierżawiającemu umówiony czynsz.
Odmiennie niż przy umowie najmu, to użytkownik auta musi dbać, by pojazd był zdatny do użytku (zobowiązany jest do dokonywania napraw niezbędnych do zachowania przedmiotu dzierżawy w stanie nie pogorszonym).
Użyczenie - przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nie oznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy.
W przeciwieństwie do najmu czy dzierżawy, użyczenie jest bezpłatne. Użytkownik auta ponosi jedynie zwykle koszty jego utrzymania.
Limit
Przepisy podatkowe pozwalają wrzucić w koszty wydatki poniesione z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego - do limitu ustalonego jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu.
Chodzi tutaj o stawkę określoną w rozporządzeniu dot. podróży służbowych pracowników:
0,4894 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3
0,7846 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3
Wydatki przekraczające limit nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Ewidencja
Przedsiębiorca, w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencję potwierdza się na koniec każdego miesiąca.
Uwaga! W razie braku ewidencji wydatki poniesione z tytułu używania auta na potrzeby firmy nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
| Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane |
| --- |
| 1. nazwisko, imię 2. adres zamieszkania osoby używającej pojazdu 3. numer rejestracyjny pojazdu 4. pojemność silnika 5. kolejny numer wpisu 6. datę i cel wyjazdu 7. opis trasy (skąd - dokąd) 8. liczbę faktycznie przejechanych kilometrów 9. stawkę za 1 km przebiegu 10. kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu 11. podpis podatnika (właściciela firmy) i jego dane |
Co w koszty
W koszty, oczywiście do opisanego wyżej limitu i poprzez ewidencję przebiegu pojazdu, zaliczyć można następujące wydatki:
- czynsz dzierżawny, opłata za najem UWAGA! Dla samochodu ciężarowego nie prowadzi się ewidencji przebiegu pojazdu. Koszty rozlicza się bezpośrednio, bez limitu.
- zakup paliwa
- opłaty parkingowe
- składka na ubezpieczenie samochodu (jeśli obowiązek zapłaty składki przez użytkownika pojazdu wynika z zawartej umowy)
- części zamienne, naprawa
- przegląd, usługi serwisowe
| Rada: |
| --- |
| Zadbaj o dokładne udokumentowanie ww. kosztów. Zbieraj faktury, rachunki, bilety, paragony. Pamiętaj, że na fakturze za paliwo musi znaleźć się numer rejestracyjny pojazdu. |
Użyczenie i przychód
Jeśli użytkujesz samochód na podstawie umowy użyczenia, pamiętaj by odprowadzić podatek od przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia.
Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT przychodem z działalności gospodarczej jest m.in. wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Wartość pieniężną takich świadczeń określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem m.in. czasu i miejsca ich uzyskania.
Przychodem użytkownika samochodu będzie w tym przypadku kwota stanowiąca równowartość czynszu jaki należałoby zapłacić, gdyby zawarta umowa była umową odpłatną (umową najmu, dzierżawy).
Ustawy podatkowe wyodrębniają dwie kategorie leasingu - leasing operacyjny oraz leasing finansowy. Podział ten ma zasadnicze znaczenie dla określenia skutków podatkowych występujących zarówno po stronie Korzystającego jak i Finansującego.
| Rodzaje leasingu |
| --- |
| Leasing operacyjny (lub bieżący) - *amortyzuje Finansujący, raty leasingowe *w całości zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu u Korzystającego *Leasing finansowy (lub kapitałowy) - *amortyzuje Korzystający, raty leasingowe tylko w części „odsetkowej" są kosztem uzyskania przychodu u Korzystającego |
Ze względu na możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodu większości wydatków związanych z leasingowaniem (rata leasingowa) i eksploatacją samochodu - dla większości przedsiębiorców leasing operacyjny jest podatkowo korzystniejszy od leasingu finansowego.
O leasingu i jego skutkach w podatku dochodowym oraz VAT czytaj w poradniku Leasing w podatkach.