Gdy chcemy upoważnić daną osobę oraz wydać jej pozwolenie do działania w naszym imieniu w określonym obszarze, jak również wykonywanie w nim jasno określonych czynności, będziemy potrzebowali spisać takie upoważnienie w formie pisemnej.
Czym jest upoważnienie?
Upoważnienie jest aktem, który upoważnia jakąś osobę do wykonywania czynności w naszym imieniu. Dlatego to, dzięki tak prostemu rozwiązaniu, wyrażonemu na piśmie możemy z powodzeniem upoważnić osoby trzecie do podejmowania różnorakich działań, oraz występowania w naszym imieniu przed wszelkimi organami władzy. Upoważnienie powinno być spisane i wyrażone jasno i rzetelnie.
Co powinno zawierać upoważnienie?
Samo upoważnienie musi przede wszystkim wyrażać wolę osoby, która upoważnia osoby trzecie do wykonywania danych czynności, jak i wolę osoby, która przyjmuje upoważnienie i zobowiązuje się do wykonywania tej woli. Upoważnienie jest niczym pełnomocnictwo, dlatego, że przez nie upoważnia się daną osobę, do wykonywania określonych czynności w imieniu i na rzecz podmiotu, który to udziela pełnomocnictwa, lub też jest do niego upoważniony.
Upoważnienie to pozwolenie na wykonywanie określonego rodzaju czynności, które zlecone są przez osobę upoważniającą, natomiast pełnomocnictwo pozwala wyrazić wolę przez osobę, której też udzielono pełnomocnictwa w określonym przez mocodawcę zakresie. Przyjmuje się, że do zawarcia umowy w naszym imieniu, udziela się pełnomocnictwa, natomiast do złożenia samych dokumentów udziela się upoważnienia.
Elementy upoważnienia:
- data oraz miejscowość (zazwyczaj w prawym górnym rogu),
- adres do korespondencji (zazwyczaj w lewym górnym rogu),
- tytuł samego pisma, czyli "upoważnienie",
- wszystkie dane osoby upoważniającej (imię, nazwisko, dane firmy, jej nazwa, numer PESEL osoby upoważniającej, numer dowodu tożsamości),
- wszystkie dane osoby upoważnionej (imię, nazwisko, numer PESEL, numer dowodu tożsamości – osoba upoważniona w trakcie przeprowadzonych przez nią czynności musi wylegitymować się, dokumentami, które potwierdzą jej wiarygodność),
- oświadczenie woli, oraz określenie jej celu,
- podpis osoby upoważniającej oraz pieczątka firmy, gdy organem upoważniającym jest firma.
Rodzaje upoważnienia
Tutaj warto podkreślić, z jakim upoważnieniem mamy do czynienia, jaki jest jego charakter. Czy jest to czynność stała, czy też jednorazowa? Musimy prawidłowo sformułować tekst, czyli określić, do jakich czynności upoważniamy dany podmiot czy osobę.
Może zaistnieć sytuacja, gdzie osoba upoważniona ma zbyt duże uprawnienia, tutaj osoba upoważniająca musi wziąć pod uwagę możliwość przekroczenia przez upoważnionego zakresu czynności, do których wstępnie została powołana. Natomiast zbyt wąskie upoważnienie może spowodować brak działania. Dlatego też przed spisaniem upoważnienia, należy dogłębnie przeanalizować, do jakich czynności upoważniamy daną osobę i wszystkie te informacje szczegółowo zawrzeć w treści dokumentu.
Nie ma prawnych ograniczeń, jeśli chodzi o osoby, którym chcemy udzielić upoważnienia. Osobami upoważnionymi mogą być członkowie naszych rodzin, pracownicy lub też osoby, które znamy i możemy być ich pewni.
Jednak powinniśmy pamiętać, że całkowita odpowiedzialność za wszelkie działania osoby upoważnionej, jak i wszelkie konsekwencje ponosi osoba upoważniająca, tak jak by to ona sama dokonywała tych czynności.
Wzór upoważnienia
Ja niżej podpisany Jan Nowak, legitymujący się dowodem tożsamości o numerze BET 2222222, wydanym przez prezydenta miasta Warszawa, prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Jan Nowak, firma numer NIP 22222222, upoważniam mojego pracownika Jana Kowalskiego legitymującego się dowodem tożsamości o numerze CEB 2222222, wydanym przez prezydenta miasta Warszawa, do odbioru korespondencji w siedzibie firmy.