Z jakimi należnościami na rzecz pracownika wiąże się krajowa podróż służbowa?

Na poleceniu powinna znaleźć się adnotacja o terminie podróży służbowej (daty, godziny wyjazdu i powrotu, liczbę godzin w podróży na terenie kraju i ewentualnie poza jego granicami), miejscach rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz jej celu, środku transportu, z którego podczas delegacji będzie korzystać pracownik, zadaniu tego wyjazdu, kwocie zaliczki w walucie obcej lub jej równowartość w złotych, wysokości i kwocie diet oraz ryczałtów, a także o innych wydatkach zatwierdzonych przez pracodawcę.

Poniżej opisujemy bardziej szczegółowo niektóre z punktów polecenia, które dotyczą należności za krajową podróż służbową. Do ustalenia wysokości oraz warunków należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej związanych z podróżą służbową w kraju stosuje się rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. – Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.

Dieta

Dieta to kwota na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży należna pracownikowi odbywającemu z polecenia pracodawcy podróż służbową na terenie kraju w ramach wykonywanej pracy. Od 1 stycznia 2007 roku kwota diety to 23 zł.

Czas jej trwania oblicza się od rozpoczęcia, czyli wyjazdu w podróż służbową do zakończenia, czyli powrotu z podróży służbowej. I tak:

• pełna dieta przysługuje za ponad 12 godzin,
  • połowa – od 8 do 12 godzin,
  • kolejna pełna dieta za każdą następną dobę naliczana jest po upływie 8 godzin,
  • a do 8 godzin naliczana jest tylko połowa diety.

Dieta nie przysługuje, gdy:

• gdy pracownikowi zapewniono całodzienne, bezpłatne wyżywienie, czyli co najmniej trzy posiłki (natomiast jeśli są dwa pracownikowi przysługuje pełna dieta),
  • a także za dzień wolny od pracy, który pracownik wykorzystał na powrót do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.

Nocleg

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują dla pracownika zwrot kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym takie usługi:

• w faktycznie poniesionej wysokości potwierdzonej rachunkiem lub fakturą (jeśli nie przedłoży się rachunku ani faktury pracownik otrzymuje ryczałt);
  • lub w formie ryczałtu, czyli 150 proc. diety – 34,50 zł. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21 a 7. Warto zauważyć, że prawo do ryczałtu za nocleg ma także pracownik, który podróżuje samochodem wyposażonym w kabinę do spania.

Dojazd

To pracodawca określa środek transportu, jakim pracownik będzie się poruszać podczas podróży służbowej. Do wyboru ma:

• pociąg (I lub II klasa),
  • samochód,
  • statek,
  • autobus,
  • lub samolot (I lub II klasa).

Ponadto pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd środkiem transportu należącym do pracownika. Wówczas należności oblicza się według przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.).

W takim przypadku ustala się stawkę kwotową za 1 kilometr przebiegu (należność wypłacana jest w postaci iloczynu faktycznie przejechanych kilometrów oraz obowiązującej w tym czasie stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu):

• samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • samochód osobowy o pojemności ponad 900 cm3 – 0,8358 zł;
  • motocykl – 0,2302 zł;
  • motorower – 0,1382 zł.

Zwrot kosztów dojazdu następuje w dwojakiej postaci:

• faktycznie poniesionej wysokości potwierdzonej rachunkiem lub fakturą,
  • lub w formie ryczałtu (przejazdy autobusem, tramwajem, taksówką), czyli 20 proc. diety – 4,60 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży.

Poza tym pracownikowi przysługuje zwrot kosztów dojazdu w dniu wolnym od pracy, do miejsca stałego lub czasowego pobytu i z powrotem, jeśli w podróży służbowej jest minimum 10 dni, ale tylko tym środkiem transportu, który wyznaczył pracodawca.

Należność za dojazd nie przysługuje, gdy:

• gdy pracownik nie poniósł żadnych kosztów dojazdu,
  • gdy pracownik odbywa podróż samochodem służbowym (chyba że w czasie podróży pracownik z własnej kieszeni będzie musiał kupić paliwo, wówczas zostaną mu zwrócone pieniądze przeznaczone na ten wydatek); przy czym gdy, mimo odbywania podróży samochodem służbowym, pracownik korzystał ze środków komunikacji miejskiej, wówczas pracodawca musi wypłacić mu ryczałt lub zwrócić faktycznie poniesione wydatki przedstawione na podstawie np. biletów,
  • gdy pracownik bez żadnego uzasadnienia zmieni środek transportu.

Oprócz wyżej wymienionych pracownikom przysługuje zwrot kosztów poniesionych w związku z opłatami za:

• parkingi,
  • bilety wstępu na targi,
  • udział w konferencjach
  • lub za korzystanie z łącza internetowego,
  • przejazdy autostradą,
  • wynajem samochodu,
  • zakup materiałów szkoleniowych itp.

W związku z tym, że wydatki takie nie są limitowane, przysługuje od nich zwrot w wysokości faktycznie poniesionej, jednak pod warunkiem, że dany wydatek jest zgodny z celem delegacji i został odpowiednio udokumentowany oraz zaakceptowany przez pracodawcę.

Zaliczki

Czasem pracownik, po przedłożeniu odpowiedniego wniosku, otrzymuje od pracodawcy zaliczkę na przewidywane koszty podróży służbowej. W takiej sytuacji, po powrocie w ciągu 14 dni jest on zobowiązany do rozliczenia się z zaliczki, przedstawiając szczegółowe zestawienie wydatków.

Sprawa należności za krajowe podróże służbowe powinna być uregulowana tak, by żadna z zainteresowanych stron – ani pracodawca ani pracownik – nie miała co do nich żadnych wątpliwości ani dodatkowych roszczeń. Pracodawca powinien zadbać uczciwe rozliczenie się z pracownikiem z poniesionych przez niego kosztów podczas podróży służbowej. Natomiast pracownik, by pracodawca mógł dokonać rzetelnego rozliczenia, musi przedstawić mu właściwe udokumentowanie tych kosztów (wyjątkiem są tu należności wypłacane w postaci ryczałtu, wydatki w tej sytuacji nie wymagają udokumentowania).