Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników obligatoryjnie muszą tworzyć zakładowe fundusze świadczeń socjalnych. Ci, którzy mają mniejszy stan zatrudnienia mogą, zamiast tworzenia funduszu, wypłacać świadczenia urlopowe.
Obowiązek tworzenia funduszu spoczywa na pracodawcach zatrudniających w dniu 1 stycznia co najmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Pozostali pracodawcy mogą ale nie muszą tworzyć fundusz na zasadach określonych w ustawie. Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w firmie nie założyliśmy, mamy obowiązek (o ile nie zamieściliśmy takich ustaleń w regulaminie wynagrodzeń lub zbiorowym układzie pracy) wypłacania pracownikom świadczeń urlopowych, które zrekompensują im wydatki na pokrycie kosztów wypoczynku.
Świadczenia urlopowe są obligatoryjne dla pracowników, którzy wykorzystali co najmniej czternastodniowy urlop wypoczynkowy. Wynoszą one 37,5% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce w poprzednim roku, lub w II półroczu poprzedniego roku (jeżeli okaże się, że to wynagrodzenie było wyższe).
Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Jednocześnie, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt.67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym jest wartość rzeczowych świadczeń okolicznościowych otrzymanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych.
Oznacza to, że wypłacone pracownikom świadczenia nie zwiększają ich podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Dotyczy to, niestety, wyłącznie środków wypłacanych z Funduszu. Świadczenia urlopowe są przez fiskusa traktowane jak wszelkie inne wypłaty wynikające ze stosunku pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest więc odprowadzenie od nich zaliczki na podatek, oraz wykazanie ich jako "wynagrodzenie w gotówce i w naturze" w prowadzonej ewidencji.