Zawieszenie działalności gospodarczej. Jakie masz obowiązki?

Prowadzenie firmy może przynosić wymierne korzyści, ale działalność gospodarcza to także pewne obciążenia i wynikające z nich ryzyko. Nie oznacza to jednak, że w razie kłopotów firmę trzeba od razu zamknąć. Można od niej odpocząć, co w przepisach określane jest jako zawieszenie działalności gospodarczej. Jakie są prawa i obowiązki przedsiębiorcy w okresie zawieszenia działalności?

Zawieszenie działalności gospodarczej to czasowe zaprzestanie jej prowadzenia, które może trwać od 30 dni do 24 miesięcy. Z opcji zawieszenia działalności gospodarczej może skorzystać każdy jednoosobowy przedsiębiorca posiadający wpis do CEIDG, o ile nie zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę.

Aby zawiesić działalność należy złożyć odpowiednio wypełniony wniosek CEIDG-1 w urzędzie miasta lub gminy (można to zrobić elektronicznie). CEIDG-1 trzeba odpowiednio uzupełnić w pkt. 01 oraz w pkt. 14, w którym podaje się:

• datę rozpoczęcia zawieszenia działalności,
• przewidywaną datę wznowienia działalności.

Nie ma konieczności informowania ani urzędu skarbowego, ani ZUS-u o zawieszeniu działalności gospodarczej. Tym obowiązkiem jest obarczony urząd miasta lub gminy po otrzymaniu wniosku CEIDG-1 zawierającego informację o zawieszeniu działalności gospodarczej.

Trzeba jednak pamiętać, że zawieszenie nie jest równoznaczne z zaprzestaniem działalności. Np. wciąż dysponuje się majątkiem firmowym. W trakcie trwania okresu zawieszenia przedsiębiorca musi pamiętać o określonych obowiązkach. Ma też pewne prawa.

Najważniejsze jest to, że w okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z tego tytułu. W praktyce oznacza to, że nie może sprzedawać towarów lub wykonywać usług i wystawiać z tego tytułu faktur czy rachunków.

Można natomiast osiągać bieżące przychody z innych źródeł np. z umów o dzieło, umów zleceń, czy z etatu. A co z działalnością gospodarczą, jej zobowiązaniami, majątkiem firmowym, stałymi kosztami? Możliwe opcje i ograniczenia można podzielić na te, które wiążą się z podatkiem dochodowym, VAT-em i składkami ZUS.

W okresie zawieszenia wykonywania działalności przedsiębiorca nie ma obowiązku opłacania zaliczek na podatek dochodowy. Nie oznacza to jednak, że nie musi rozliczać podatku, jeśli działalność przynosi jakieś przychody. Na szczęście ma także prawo obniżać podatek generując pewne koszty.

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie zwalnia z obowiązku prowadzenia KPiR. W księdze trzeba zapisywać przychody i wydatki powstałe w trakcie zawieszenia. Przepisy mówią, że przedsiębiorca, który zawiesił działalność ma prawo do _ wykonywania wszelkich czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów _.

Chodzi tutaj oczywiście o ponoszenie kosztów, przy czym nie mogą to być wydatki bieżące, skoro przedsiębiorca nie ma w tym okresie prawa do wykonywania działalności. Mogą to być m.in. wydatki wynikające z umów zawartych przed zawieszeniem działalności, np. abonament na telefon firmowy, wynajem biura, czy magazynu, ubezpieczenie majątku firmowego, itp. Jednocześnie w KPiR trzeba zapisywać te przychody, które mogą powstać w wyniku:

• zobowiązań wykonanych przed zawieszeniem działalności,
• sprzedaży części majątku firmowego (np. wyposażenia),
• odsetek z firmowego konta bankowego, lokat firmowych, itp.

Skoro jednak przedsiębiorca nie odprowadza zaliczek na podatek dochodowy, przychody i koszty z okresu zawieszenia musi rozliczyć w zeznaniu rocznym. Ewentualny podatek dochodowy z okresu zawieszenia wyniknie właśnie z tego zeznania.

Wśród typowych obowiązków polskich przedsiębiorców jest rozliczanie VAT – służą do tego deklaracje VAT-7, VAT-7K i VAT-7D. Ogólnie, w trakcie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej większość przedsiębiorców nie ma obowiązku składania tych deklaracji. Ale to oczywiście nie dotyczy osób, które są zarejestrowane jako podatnicy VAT i osiągnęły przychody w trakcie zawieszenia (zgodnie z zasadami opisanymi powyżej). Np. jeżeli przedsiębiorca zawiesi działalność w czerwcu 2013 roku, a we wrześniu 2013 roku otrzyma wynagrodzenie za czynności wykonane przed rozpoczęciem zawieszenia, to ma on obowiązek rozliczyć VAT związany z takim przychodem.

Analogicznie jest w przypadków wydatków związanych z prowadzeniem firmy, które pozwalają na odliczenie VAT. Przedsiębiorca, który zawiesił wykonywanie działalności ma prawo odliczać VAT od zakupów na standardowych zasadach – oczywiście tylko w związku z wydatkami stałymi (np. wynajem), które zostały opisane powyżej. Nie mogą to być natomiast nowe zakupy firmowe (np. nowy laptop, wynajęcie nowego biura).

Jeśli przedsiębiorca chce odliczyć VAT w związku z wydatkami firmowymi w okresie zawieszenia lub ma obowiązek rozliczyć VAT w związku z przychodami, składa deklaracje VAT tylko za te okresy, w których pojawiły się takie transakcje. Nie ma potrzeby składania deklaracji za okresy, w których nie pojawiły się ani przychody, ani koszty. Jeśli w okresie zawieszenia, pojawi się nadwyżka VAT-u od zakupów nad VAT-em od sprzedaży, można wnioskować o jego zwrot.

W okresie zawieszenia wykonywania działalności przedsiębiorca nie ma obowiązku opłacania składek ZUS na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jeżeli zawieszenie następuje w trakcie miesiąca, to składki za ten miesiąc ulegają obniżeniu proporcjonalnie do liczby dni, gdy firma nie była zawieszona. Ta zasada jednak nie dotyczy składki na ubezpieczenie zdrowotne, która musi być zapłacona w całości za miesiąc, w którym rozpoczął się okres zawieszenia. Później nie trzeba jej już opłacać.

Czy zawieszenie działalności wymaga składania deklaracji do ZUS? Ogólnie, nie ma takiej potrzeby, ale konieczność może się pojawić, gdy przedsiębiorca zawiesza działalność w trakcie miesiąca (w sytuacji opisanej powyżej). Wówczas należy złożyć deklarację ZUS DRA za miesiąc, w którym działalność była prowadzona, ale została zawieszona. W deklaracji należy podać podstawy do obliczenia składek ustalone proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności w tym miesiącu.

Oczywiście, w trakcie zawieszenia wykonywania działalności przedsiębiorca może podlegać dobrowolnie, na swój wniosek, ubezpieczeniu rentowemu, emerytalnemu i zdrowotnemu. Nie możne natomiast podlegać ubezpieczeniu chorobowemu lub wypadkowemu.

Początkujący przedsiębiorcy mają prawo do opłacania preferencyjnych składek ZUS przez 24 pierwsze miesiące prowadzenia firmy. Oczywiście, w trakcie tych 24 miesięcy także można skorzystać z prawa do zawieszenia działalności. Niestety, w trakcie zawieszenia, 24-miesięczny okres uprawniający do _ małego ZUS-u _ nadal upływa. Ten fakt warto wziąć pod uwagę rozważając opłacalność _ odpoczynku _ od bycia przedsiębiorcą.

Przy okazji warto pamiętać, że jeżeli okres uprawniający do _ małego ZUS-u _ skończy się w trakcie zawieszenia działalności, to nie trzeba o tym fakcie informować ZUS-u. Stosowne czynności związane z przejściem na _ duży ZUS _ należy dokonać dopiero po wznowieniu funkcjonowania firmy.