Tworząc firmową stronę WWW przedsiębiorstwo wchodzi w posiadanie usług internetowych, takich jak domena czy serwer. Ponieważ większość przedsiębiorców sama zajmuje się administrowaniem firmowymi usługami, bardzo ważne jest, aby oprogramowanie do ich obsługi było proste i intuicyjne. Dlatego niektórzy usługodawcy udostępniają autorskie aplikacje do zarządzania usługami.
Wybierając usługi internetowe warto zwrócić uwagę na to, jakie aplikacje do ich obsługi oferuje usługodawca. Skomplikowane oprogramowanie może znacząco utrudnić, a wręcz uniemożliwić pełne wykorzystanie usług. Dlatego najkorzystniejszym rozwiązaniem jest zapoznanie się z oprogramowaniem przed zakupem usług.
Program autorski łatwiej dostosować
Warto sprawdzić na stronie danego usługodawcy, czy stosowane programy są autorskimi projektami i zostały stworzone przez niego. Dodatkowo, wiele o nich może powiedzieć sam system zamawiania usług, a także Panel Klienta, z poziomu którego jest to dokonywane. W przypadku, kiedy są to zakupione aplikacje, może się okazać, że zawiłość funkcji programu jest zbyt duża i nie została dostosowana do profilu klientów. Ponieważ firmy zajmujące się tworzeniem tego typu systemów nie adaptują ich zależnie od tego, kto będzie ich bezpośrednim odbiorcą.
Decydując się na zakup usługi, którą zarządza się za pomocą autorskiego oprogramowania, przedsiębiorstwo może mieć pewność, iż będzie ono dostosowane odpowiednio do charakteru użytkownika. Firmy, które udostępniają oprogramowanie stworzone przez siebie dopasowują je do wymagań swoich klientów. Mogą tego dokonać na podstawie monitoringu zagadnień, z jakimi użytkownicy zgłaszają się do Biura Obsługi Klienta. Jeżeli korzystanie z którejś funkcjonalności sprawia klientom szczególną trudność, usługodawca może wprowadzić zmiany mające na celu uproszczenie obsługi.
Jeżeli jednak byłoby to oprogramowanie zakupione u zewnętrznego dostawcy, nie można byłoby wprowadzać żadnych zmian w ich strukturze. Dotyczy to nie tylko wprowadzania udogodnień, ale także uaktualniania oraz usuwania ewentualnych usterek. Usługodawca nie mogąc ingerować w program, zmuszony jest czekać na pomoc od producenta oprogramowania. Jedyne usprawnienia na jakie może liczyć klient to te, które zawarte będą w aktualizacji programu. Może więc dojść do sytuacji, kiedy firma będzie musiała ponieść dodatkowe koszty (np. związane z wynajęciem informatyka, programisty), aby serwis internetowy działał sprawnie.
Informacja, że usługodawca, z oferty którego firma chce skorzystać posiada stworzony przez siebie system to gwarancja, że w przypadku niedogodności – zostaną one szybko i sprawnie usunięte. Firma nie będzie więc musiała borykać się z długoterminowymi usterkami, które uniemożliwiałyby zarządzanie usługami.
Testowane aplikacje łatwiej dostosować
Kolejną, istotną kwestią są wprowadzane w systemie zmiany. W przypadku autorskiego oprogramowania, usługodawca może wielokrotnie testować zmodyfikowane aplikacje. Dzięki czemu jest w stanie tak je skomponować, aby wdrażane modyfikacje nie wpływały negatywnie na korzystanie z usługi. Może także stopniowo dokonywać zmian.
Ułatwia to klientom zapoznanie się z systemem. Pozwala także uniknąć sytuacji, w której nagła reorganizacja panelu uniemożliwiłaby użytkownikowi szybkie wprowadzenie zmian w konfiguracji usługi.
W przypadku aplikacji zewnętrznych, usługodawca może jedynie wgrać w całości nowe oprogramowanie. Nie może go także testować, ani zgłaszać zmian i sugestii. Jeżeli jest świadomy, iż nie jest ono wystarczająco dostosowane do profilu użytkowników, może jedynie pozostać przy starszej lub innej wersji. Gotowe systemy bardzo trudno dobrać idealnie tak, aby nie sprawiały one odbiorcom trudności.
Dostęp do poczty
Konta poczty elektronicznej dostępne są zazwyczaj zarówno w ramach usług hostingowych, jak i domen internetowych. Zwykle usługodawcy udostępniają do obsługi poczty e-mail również osobne programy, poza panelami do zarządzania serwerem czy adresami WWW. Warto więc sprawdzić, czy są one analogiczne do pozostałych aplikacji.
Korzystając z usług firmy oferującej autorskie oprogramowanie, można mieć pewność, że obsługa programu pocztowego będzie równie intuicyjna, co reszty. Jednak, jeżeli usługodawca nie dysponuje własnym oprogramowaniem, panel programu do obsługi poczty e-mail może różnić się znacznie od innych programów usługodawcy. Może się okazać, że pod żadnym względem nie jest on tożsamy z innymi funkcjonalnościami, a zarządzanie nim nie jest nawet w minimalnym stopniu zgodne z administrowaniem pozostałymi aplikacjami. Wskutek tego korzystanie z firmowych kont poczty elektronicznej może być znacznie utrudnione, a co za tym idzie – również kontakt na linii klient – firma.
Bardzo korzystnym dla przedsiębiorstwa rozwiązaniem jest skorzystanie z możliwości testowania usługi, którą udostępniają niektórzy usługodawcy. Firma w tym czasie może nie tylko sprawdzić, czy dana usługa odpowiada jej potrzebom, istotna jest sposobność do poznania systemu zarządzania. W przypadku autorskiego oprogramowania, klienci mogą zgłaszać swoje spostrzeżenia. Dlatego testując usługi, należy wykonać w ramach nich wszystkie podstawowe czynności konfiguracyjne. Firmy m.in. dlatego decydują się na tworzenie własnego oprogramowania, aby móc wprowadzać zmiany, które ułatwią klientom korzystanie z ich usług.
Autorka jest kierownikiem sekcji PR w NetArt (www.nazwa.pl).