Zmiany w podatku od towarów i usług, które weszły w życie 1 stycznia 2014 r. dotyczą także możliwych terminów wystawiania faktur. Nowe przepisy obowiązują dopiero od miesiąca stąd też podatnicy niejednokrotnie mają wątpliwości czy i na jakich zasadach wolno im wystawiać fakturę przed dokonaniem sprzedaży (wykonaniem usługi, dokonaniem dostawy towarów) lub przed otrzymaniem zaliczki, a także czy działanie takie, pomimo jego generalnej dopuszczalności, nie powoduje ryzyka podatkowego po stronie wystawcy faktury.
Terminy wystawiania faktur uległy generalnemu wydłużeniu. Obecnie podatnicy mają możliwość wystawiania faktur przed dokonaniem sprzedaży, dłuższy jest także termin na wystawienie faktury już po wykonaniu usługi lub dokonaniu dostawy towarów.
Zgodnie z zasadą ogólną wynikającą z obowiązującego od 1 stycznia 2014 r. art.106i ust. 1 ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Ponadto w myśl art. 106i ust. 2 ustawy o VAT jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Jak wynika z powołanych przepisów faktura na gruncie podatku VAT powinna być wystawiona do 15 dnia miesiąca następującego po dokonaniu dostawy towarów/wykonaniu usługi/otrzymaniu zaliczki.
Jednocześnie w myśl art.106i ust. 7 pkt 1 ustawy o VAT, faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed:
- dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
- otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty. Co więcej w myśl art. 106i ust. 8 ustawy o VAT przepis ust. 7 pkt 1 nie dotyczy wystawiania faktur w zakresie dostawy i świadczenia usług, o których mowa w art. 19a ust. 3, 4 i ust. 5 pkt 4 (m.in. usługi rozliczane w okresach rozliczeniowych, media, naje, dzierżawa, ochrona), jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Zatem w pełni dopuszczalne jest obecnie wystawianie faktur przez wykonaniem czynności, która generuje skutki na gruncie podatku VAT. Możliwym jest zatem wystawianie faktury na 30 dni przed datą wykonania usługi lub dokonania dostawy towarów (w przypadku niektórych transakcji możliwe jest to nawet wcześniej, ale faktura musi zawierać informację jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy). Ponadto od 1 stycznia br. możliwe jest wystawiania faktur wzywających do uiszczenia zaliczki. Przy czym faktura taka może zostać wystawiona maksymalnie na 30 dni przed otrzymaniem zaliczki. Oznacza to, iż na gruncie analizowanego zapisu umownego możliwym jest obecnie wystawienie faktury przed otrzymaniem płatności.
Należy pamiętać, iż w przypadku wystawienia faktury przed dokonaniem sprzedaży lub otrzymaniem zaliczki może powstać sytuacja, w której czynność objęta fakturą nie zostanie zrealizowana w terminie 30 dni od daty jej wystawienia. W takim przypadku nie ma podstawy do wystawienia korekty faktury (chyba, że strony całkowicie zrezygnują z transakcji). Dokonanie sprzedaży/otrzymanie zaliczki w terminie późniejszym niż 30 dni od daty wystawienia faktury skutkowało będzie tym, że w dokumentacji podatnika pozostanie faktura wystawiona poza przewidzianym w ustawie terminem, co jest uchybieniem formalnym w zakresie wystawiania faktur. Warto zatem spróbować wystawiając fakturę wzywającą do uiszczenia zaliczki/przed dokonaniem sprzedaży zminimalizować ww. ryzyko poprzez (w miarę możliwości) upewnienie się, iż transakcja zostanie zrealizowana.
Ponadto warto podkreślić, iż wystawienie faktury w ww. terminach nie będzie miało co do zasady wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego, gdyż ten należy rozpoznać w dacie dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi lub w dacie otrzymania zaliczki, co wynika z art. 19a ustawy o VAT.
_ Data sprzedaży na fakturze _
Wymagania w zakresie danych, jakie powinny znaleźć się na fakturze zawiera art. 106e ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 (data otrzymania zaliczki/zadatku/przedpłaty itp.) o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.
Data dokonania dostawy towarów lub data wykonania usługi określana jest w skrócie jako data sprzedaży. Takie określenie (data sprzedaży) jest w pełni akceptowane w treści faktury. Należy jednak zauważyć, iż ma ona być wykazana w treści faktury w przypadku, gdy jest określona. Skoro zatem faktura wystawiana jest przez datą dokonania dostawy towarów/wykonania usługi lub przed otrzymaniem zaliczki (jest fakturą wzywającą do uiszczenia zaliczki) data sprzedaży/otrzymania zaliczki nie może być jeszcze określona, a jedynie ewentualnie można ją uznać za prawdopodobną. W takiej sytuacji faktura nie powinna zawierać informacji o dacie sprzedaży, a jedynie datę jej wystawienia.
_ Kurs waluty _
Kolejnym problemem na jaki należy zwrócić uwagę jest zastosowanie właściwego kursu waluty w przypadku, gdy sprzedaż realizowana jest w walucie obcej. Zgodnie z art. 31a ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.
Wyjątek przewidziany od powyższej reguły przewiduje art. 31a ust. 2 ustawy o VAT, zgodnie z którym w przypadku, gdy podatnik wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone na tej fakturze w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.
Z uwagi na fakt, iż począwszy od 1 stycznia 2014 r. co do zasady (wyjątki dotyczą m.in. usług budowlanych, dostawy książek, mediów, najmu, dzierżawy i usług ochrony) faktura może zostać wystawiona:
- na 30 dni przed dokonaniem dostawy towarów, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zaliczki;
- do 15 dnia miesiąca następującego po ww. zdarzeniu
należy wskazać, iż właściwym kursem waluty będzie kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień:
- wystawienia faktury, jeżeli ta wystawiona będzie przed powstaniem obowiązku podatkowego, a zatem przed dokonaniem dostawy towarów, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zaliczki;
- powstania obowiązku podatkowego (data dokonania dostawy towarów, wykonania usługi lub otrzymania zaliczki), jeżeli faktura wystawiona zostanie w dniu powstania obowiązku podatkowego lub później.
Więcej o zmianach w VAT