Aż 60% dużych i średnich firm przebadanych przez Instytut Outsourcingu na zlecenie ArchiDoc z grupy OEX korzysta z e-dokumentów, podała spółka. Cyfrowe biuro w całej organizacji wdrożyło 13% respondentów.
"Digitalizacja dokumentów i automatyzacja ich obiegu to coraz popularniejsze rozwiązania w polskich firmach. Korzysta z nich 61% badanych przez Instytut Outsourcingu i ArchiDoc, jednak 48% z nich stosuje je jedynie w wybranych obszarach działalności. Cyfrowe dokumenty i systemy workflow najczęściej można spotkać w działach księgowych, sprzedaży, kancelarii, kadrach i administracji" - czytamy w komunikacie.
Według respondentów badania, najważniejszymi zaletami digitalizacji pracy biura jest szybki dostęp do dokumentów (87%), niższe koszty (85%) oraz możliwość pracy nad jednym dokumentem przez wiele osób jednocześnie (77%). Badani doceniają także większe bezpieczeństwo danych (45%), podano również.
"Cyfrowe biuro usprawnia codzienną pracę firm. Szybki dostęp do informacji i automatyzacja poszczególnych działań pozwala skrócić czas realizacji procesów biznesowych. Tym samym pozytywnie przekłada się na jakość obsługi klientów i generuje dla organizacji wymierne korzyści finansowe i wizerunkowe" - powiedział prezes ArchiDoc Konrad Rochalski, cytowany w materiale.
Do najczęściej digitalizowanych dokumentów w polskich firmach należą faktury (53%), umowy (31%) i dokumentacja kadrowo-płacowa (24%). Na postać elektroniczną przetwarzana jest także korespondencja zewnętrzna, formularze delegacji i rozliczeń kosztów oraz wyciągi bankowe. Firmy skanują również dokumenty specyficzne dla danej branży, np. dokumentację szkodową (ubezpieczyciele) czy transportową (firmy logistyczne), podano także.
"Digitalizacja dokumentów i elektroniczny obieg informacji są stosowane przede wszystkim w obszarach związanych z obsługą klientów oraz w relacjach z kontrahentami. Coraz powszechniejsze są także wdrożenia takich rozwiązań w celu usprawnienia stricte wewnętrznych procesów. Przykładem jest tworzenie e-teczek pracowników, zawierających cyfrowy komplet dokumentów dotyczących danego zatrudnionego i na bieżąco zasilanych nowymi plikami" - dodał Rochalski.
Badanie zostało zrealizowane przez Instytut Outsourcingu na zlecenie ArchiDoc w lipcu 2017 roku na grupie 118 dużych (od 250 pracowników wzwyż) i średnich firm (50 - 250 pracowników).
Grupa OEX to jeden z wiodących na polskim rynku podmiotów na rynku outsourcingu sprzedaży. Posiada w swojej ofercie pełną gamę usług związanych ze sprzedażą w kanale tradycyjnym i e-commerce, jak również ich integracją i obsługą w modelu wielokanałowym. Grupa jest notowana na GPW od 2005 r. (początkowo jako Tell).
