Choć podpis elektroniczny wykorzystuje coraz więcej firm, to rozwiązanie to wciąż budzi pewne wątpliwości. Niektórzy uważają, że tylko kwalifikowany podpis elektroniczny jest odpowiedni do wykorzystania w biznesie. To nieprawda, jest dokładnie odwrotnie. Ponad 90% dokumentów można podpisać elektronicznie podstawowym, tzw. "bazowym" e-podpisem. Poniżej obalamy kolejne, najczęściej powtarzające się mity w tym temacie.
Najpierw fakty. Podpis elektroniczny jest bezpieczny, zgodny z przepisami prawa i opłacalny ekonomicznie. Firmy, które z niego korzystają, podnoszą jakość obsługi klienta, a także efektywność procesów wewnętrznych. Można go używać w każdej branży, niezależnie od wielkości firmy.
Biznes nowoczesny, odpowiedzialny, ekologiczny. Tak chcą być dziś postrzegane firmy i na tych zaletach budują swój wizerunek. Wiele z nich prowadzi działania mające na celu zmniejszenie negatywnego oddziaływania na środowisko, określając wielkość swojego śladu węglowego i dążąc do osiągnięcia neutralności klimatycznej. Ograniczają własną emisję, a tę, której uniknąć się nie da, kompensują proekologicznymi działaniami, na przykład sadzeniem drzew czy inwestowaniem w fotowoltaikę.
Podstawą każdej zmiany są działania wewnątrz firmy – w tym ograniczenie zużycia energii i zasobów, na przykład papieru. Ten ostatni proces można wdrożyć w nawet największej firmie niemal od ręki, co przynosi wiele niezaprzeczalnych korzyści.
Dziś wszystkie dokumenty mogą mieć postać elektroniczną, i w tej formie można je przekazywać klientom i partnerom biznesowym.
Jedną z firm, która o tym doskonale wie, jest bank BNP Paribas, który w 2020 roku – za sprawą wprowadzenia podpisów elektronicznych – zaoszczędził blisko półtora miliona kartek papieru, dzięki czemu ocalił prawie 120 drzew. Bank wdrożył nowe procedury przy współpracy z Autenti – polską firmą oferującą kompleksowe usługi podpisu elektronicznego.
Mit pierwszy – jedynie kwalifikowany podpis elektroniczny jest przydatny w firmie
Podstawowym podpisem elektronicznym można podpisać ponad 90% dokumentów w Twojej firmie! Pozwala on na podpisywanie kontraktów, dokumentów sprzedażowych, umów z podwykonawcami, umów o dzieło czy zlecenie, aneksów i wielu innych. Na platformie Autenti, wystarczy założyć konto, wgrać dokument do podpisania, wpisać dane osób podpisujących, w tym ich adresy e-mail i kliknąć "wyślij".
Nadawca dokumentu nie musi być osobą podpisującą – w ten sposób przygotowanie formalności można zlecić pracownikowi, a samemu jedynie otworzyć link, zapoznać się z treścią i złożyć podpis elektroniczny.
Kwalifikowany podpis elektroniczny składamy wyłącznie tam, gdy wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności, np: w przypadku umowy przenoszącej prawa własności intelektualnej czy np. korespondencji z administracją publiczną.
Wszystkie rodzaje e-podpisów są dostępne na platformie Autenti, która integruje rozwiązania krajowych i europejskich dostawców usług kwalifikowanych. Co ważne, jeśli zachodzi konieczność użycia przez podpisującego kwalifikowanego podpisu elektronicznego pod dokumentem, można go w Autenti zamówić online, a sam proces wydawania certyfikatu kwalifikowanego jest całkowicie zdalny, bez konieczności wizyty w centrum certyfikacji.
Mit drugi – e-podpis nie tylko dla prezesa
Podpis elektroniczny to rozwiązanie, które powinno być dostępne dla wszystkich, a nie tylko kluczowych osób w firmie. Często tylko szef czy prezes ma kwalifikowany podpis elektroniczny. Ale korzysta z niego rzadko, raz na miesiąc (czasem nawet raz na kwartał), a większość dokumentów w firmie wciąż występuje w formie papierowej. Tymczasem z podpisu powinny korzystać wszystkie zespoły, które przesyłają, opiniują, parafują czy sygnują dokumenty między sobą, a także wysyłają je do klientów lub swoich kontrahentów. Czyli osoby odpowiedzialne z działów HR, księgowości, sprzedaży, IT, itd. To im właśnie podpis elektroniczny jest potrzebny każdego dnia. I w pierwszej kolejności ten, o którym wspominaliśmy w micie pierwszym. Czyli do większości umów i dokumentów w obiegu zewnętrznym i wewnętrznym wystarczy bazowy podpis elektroniczny.
Mit trzeci – podpis elektroniczny jest nieprzydatny, bo większość z niego nie korzysta
Nawet jeżeli Twój odbiorca nie używa jeszcze podpisu elektronicznego, nie oznacza to, że nie możesz mu wysłać dokumentu do podpisania online. Jak to możliwe?
Platforma Autenti działa w ten sposób, że podpisujący otrzymuje mailem link, który kieruje bezpośrednio do dokumentu. Wystarczy postępować według instrukcji. Odbiorca nie musi mieć konta, instalować aplikacji, ani za nic płacić. Jedyny wymóg to urządzenie z dostępem do internetu.
– Podpis elektroniczny znacznie zyskuje obecnie na popularności, a firmy, które decydują się na wprowadzenie go u siebie twierdzą, że nie wyobrażają już sobie pracy z dokumentami w formie papierowej. Doceniają też wygodę, szybkość i łatwość, z jaką zarówno one, jak i ich kontrahenci mogą składać swoje podpisy. Klienci cenią sobie nowoczesne rozwiązanie i szybko przekonują się, jak wiele czasu i działań mogą oszczędzić dzięki e-podpisowi. - mówi Tomasz Plata, co-founder i członek zarządu Autenti. - Kto raz podpisze się online, nie wraca już do długopisu.
Mit czwarty – podpis elektroniczny nie jest bezpieczny
Mimo że do złożenia podpisu na platformie Autenti wystarczy jedno kliknięcie – nie oznacza to, że proces ten nie jest odpowiednio zabezpieczony. Platforma działa w oparciu o rozwiązania bezpieczeństwa i szyfrowania na poziomie instytucji bankowych, co jest konieczne ze względu choćby na to, że z rozwiązań firmy korzystają właśnie instytucje finansowe, banki czy towarzystwa ubezpieczeniowe.
Autenti działa również zgodnie z unijnym rozporządzeniem eIDAS, które reguluje sprawy związane z elektronicznym podpisem. Firma jest również wpisana do tzw. rejestru dostawców usług zaufania, czyli instytucji, które mogą oferować m.in podpis elektroniczny. Z tego względu Autenti musi spełnić szereg wymagań, które są systematycznie audytowane przez największych klientów.
E-podpis jest wręcz bezpieczniejszy niż podpis własnoręczny, który można łatwo podrobić za pomocą skanowania czy innych technik poligraficznych.
Plik podpisany elektronicznie jest w pełni zintegrowany, daje tym samym pewność, że wszyscy podpisują ten sam dokument i nikt go nie modyfikował w trakcie procesu i po złożeniu wszystkich podpisów.
Kiedy dokument podpiszą już wszystkie strony, zostaje on opatrzony pieczęcią elektroniczną weryfikowaną kwalifikowanym certyfikatem, potwierdzającą zarówno autentyczność, jak i integralność dokumentu.
Podstawową informacją potwierdzającą dane osoby podpisującej dokument bazowym podpisem, jest jej adres e-mail, co do którego nadawca ma pewność, że należy do tej osoby. Dodatkowo można zastosować kod (OTP - "one time password") wysyłany SMS-em na numer telefonu odbiorcy, który wprowadzi podczas procesu podpisywania na platformie.
Mit piąty – podpis elektroniczny jest drogi
Wystarczy spojrzeć na cennik platformy Autenti – plany płatne zaczynają się już od 69 zł netto za użytkownika miesięcznie, w przypadku mniejszych firm. Autenti oferuje też rozwiązania Enterprise, czyli indywidualne konfiguracje kont dla użytkowników i wsparcie w integracji oraz wprowadzeniu zautomatyzowanych procesów w przypadku większych organizacji. W takich przypadkach koszty są negocjowane indywidualnie i są ściśle skorelowane z liczbą dokumentów wysyłanych przez spółkę miesięcznie do podpisania elektronicznie.
Jeśli zaś chodzi o cennik podpisów kwalifikowanych, Autenti oferuje unikalne rozwiązanie - umożliwia bowiem uzyskanie certyfikatu ważnego 30 dni, pozwalającego użytkownikowi na złożenie do 10 podpisów kwalifikowanych. To świetne rozwiązanie do jednorazowych zastosowań. Natomiast już za 199 zł rocznie można otrzymać kwalifikowany podpis elektroniczny Autenti by InfoCert.
Ten wydatek się szybko zwróci. Obsługa papierowych dokumentów jest dużo droższa, a do tego skomplikowana logistycznie i czasochłonna. Jednym słowem - użytkownik e-podpisu oszczędza pieniądze i czas.
Jak wylicza Autenti, firma, która podpisuje 600 papierowych umów z kontrahentami rocznie, wydaje na to 23 160 zł – w tym jest koszt druku, kuriera, archiwizacji i pracy osoby, która się tym wszystkim zajmuje.
Po przejściu na elektroniczny obieg dokumentów koszty roczne spadają do około 8250 zł. A więc mamy oszczędność na poziomie 15 tysięcy złotych rocznie – już po odliczeniu kosztów oferty Autenti.
Mit szósty – wdrożenie e-podpisu i elektronicznego obiegu dokumentów jest czasochłonne
Założenie konta na platformie Autenti zajmuje kilka minut. Podobnie nadanie dostępu pracownikom. Wysłanie dokumentu to chwila, szczególnie jeśli odbiorca jest wpisany w książce adresowej, będącej jedną z wygodnych funkcji platformy.
Tyle, jeśli chodzi o czas potrzebny do wdrożenia podstawowego elektronicznego obiegu dokumentów w małej firmie. Oczywiście w większych organizacjach trwa to nieco dłużej, trzeba poinformować o zmianie więcej osób, pokazać, jak system działa i jak z niego korzystać. Rozwiązania Enterprise mogą wymagać również dodatkowych działań i procedur, w każdym przypadku można liczyć na wsparcie ekspertów Autenti, którzy mają doświadczenie we wdrażaniu elektronicznego obiegu dokumentów w bankach czy firmach ubezpieczeniowych.
W ofercie, którą Autenti przygotowało ostatnio dla klientów Enterprise, można znaleźć aż 9 godzin wsparcia ekspertów z zakresu: prawa, IT, compliance, bezpieczeństwa, sprzedaży i integracji.
Dodajmy jeszcze głos praktyka: Michał Olczak, członek zarządu Nextapps, firmy korzystającej z usług Autenti, tak opisał wdrożenie narzędzia: "Autenti, jak każda nowa platforma, wymaga czasu na uruchomienie, ale proszę mi wierzyć, ten proces jest wyjątkowo szybki i efektywny. Po jego wdrożeniu - korzyści są niezaprzeczalne."
Fakt: elektroniczny obieg dokumentów to konieczność
Bycie "paperless" to nie tylko kwestia wizerunku, to realne oszczędności. Wprowadzenie elektronicznych dokumentów w firmie (zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych) nie wymaga ogromnych nakładów pracy ani pieniędzy i jest łatwo dostępne.
Korzystanie z nich wymaga jedynie komputera lub smartfona z dostępem do internetu. Wygodę tego rozwiązania docenią nie tylko przedsiębiorcy, ale i ich klienci. Szybko zauważą jaka łatwa jest współpraca z firmą, która wysyła im dokumenty do podpisu online. Nie muszą już czytać maili z prośbą o "wydrukowanie, podpisanie, zeskanowanie i odesłanie" (co jest obarczone dużym ryzykiem, np. zmiany treści podpisywanego dokumentu).
Rozwiązania prawne, na których opiera się działanie e-podpisu oraz takich platform jak Autenti, są ugruntowane w Polsce i Unii Europejskiej.
Platforma spełnia wszelkie rygory, jakim podlegają usługi finansowe, może być stosowana do przetwarzania dokumentów w procesach, które muszą spełniać wymogi Komisji Nadzoru Finansowego.
Dokumenty podpisane na platformie mogą również stanowić dowód w postępowaniu sądowym. Dotyczy to także podpisu bazowego, bo – jak mówi rozporządzenie eIDAS – "Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych".
Standardowy podpis elektroniczny jest więc jak najbardziej umocowanym prawnie narzędziem, które można stosować w niemal wszystkich dokumentach w obrocie gospodarczym. Inne (ok. 3-4 procent) wymagają podpisu kwalifikowanego, również dostępnego na platformie Autenti.
Podpis elektroniczny to już nie nowinka, z którą można się zapoznać i odłożyć "do rozważenia". Z Autenti wdrożyło go już ponad 2600 firm. A swój podpis złożyło na platformie blisko 3 mln Polaków.
To narzędzie, bez którego prowadzenie nowoczesnego biznesu jest dziś niemożliwe.
Krzysztof Mirończuk, dziennikarz ekonomiczny, który na co dzień korzysta z podpisu elektronicznego
Partner treści: Autenti