Biznes stawia na cyfryzację. Zestawienie rozwiązań IT wybieranych przez firmy

Mimo upowszechnienia się księgowości online, wciąż wiele firm wymienia między sobą papierowe faktury. Stosy dokumentów zalewają kolejne działy czy departamenty, a ich obsługa zajmuje często kilka dni. Koszty transportu dokumentów, przechowywania i zabezpieczania. Nie mówiąc już o stratach dla środowiska. Stąd jedną z pierwszych decyzji ograniczających koszty jest minimalizowanie liczby papierowych dokumentów.

Eliminacja papierowych dokumentów to pierwszy krok do wprowadzenia cyfryzacji w firmie. Warto jednak pamiętać, by takich zmian nie wprowadzać adhoc, bez uprzedniego zbadania tematu i konsultacji z ekspertami. Każda firma potrzebuje innych rozwiązań. I właśnie dlatego tak ważna jest odpowiedź, czy wybraliśmy rozwiązania, które sprostają naszym oczekiwaniom – mówi Mariusz Sławek Wiceprezes Zarządu firmy Infinite IT Solutions, jednego z liderów rynku w zakresie cyfryzacji firm

Jednym z takich rozwiązań jest Infinite EDI, narzędzie wymiany dokumentów i transakcji między firmami. Podstawową zaletą takiego systemu jest szybsze przetwarzanie dokumentów, redukcja kosztów archiwizacji. Systemy takie można zintegrować z dowolnym systemem ERP, obsługują różne formaty plików. Rozwiązanie takie wdrożono np. w firmie PSB Polskie Składy Budowlane. Wykorzystywane jest przede wszystkim przy obiegu faktur i innych dokumentów biznesowych takich jak awiza dostaw, zamówienia, raporty sprzedaży. Zdecydowaną korzyścią systemu Infinite EDI w tym przypadku jest mniejsza liczba pomyłek i korekt ponieważ dokumenty księgowe od razu wprowadzane są do systemu. Znacząco przyspieszył się też proces ściągania należności.

A jeśli mówimy już o kadrach i księgowości to jednym z kolejnych kroków do cyfryzacji firmy mogą być systemy do elektronicznego planowania i ewidencji czasu pracy. Taki system pozwala sprawnie planować i rozliczać czas pracy pracowników, szczególnie gdy do pensji są dopisywane różne bonusy czy dodatki. Można sobie wyobrazić, że takie rozwiązanie sprawdzi się idealnie w przypadku sieci sklepów, w których pracownicy wykonują swoje obowiązki na podstawie różnych umów, w różnym wymiarze czasu i według elastycznego grafiku. Jedno z wdrożeń dotyczyło klienta, który zatrudniał 500 pracowników na 3 zmianach, którymi zarządzało 3 kierowników. Rozliczenie ewidencji, która była sporządzana na papierze zajmowało ok. 5 dni. Po wprowadzeniu systemu elektronicznego, wykonanie tych zadań skróciło się do 2 dni, a po roku od wdrożenia zajmowało... 2 godziny.

Ułatwieniem dla biznesu może być też e-Podpisywanie. To system, który pozwala potwierdzić każdy dokument za pośrednictwem platformy www lub urządzenia z warstwą biometryczną. Takie rozwiązania możemy już zobaczyć np. w bankach, prywatnych placówkach medycznych, salonach sprzedaży jak i niektórych urzędów. Według Centralnego Laboratorium Kryminalistycznego taki podpis jest nie do podrobienia. Wszystko dlatego, że podpis od razu weryfikowany jest z wzornikiem. Algorytm pozwala na łatwiejsze i szybsze sprawdzenie wiarygodności podpisu. Innym rodzajem podpisów są podpisy na sms stosowane zarówno w bankowości, jak i w wielu punktach sprzedaży.

Jedną z firm, która ma takie rozwiązanie jest np. Orange, która jest pierwszym w Polsce operatorem telekomunikacyjnym, pozwalającym na podpisywanie umów na tablecie. Klienci, którzy będą zawierać np.: umowę w salonie, podpiszą ją na tablecie, a dokument trafi na ich skrzynkę mailową w wersji elektronicznej. Cały proces przebiega bardzo szybko, a podpisany w ten sposób dokument daje klientowi takie same prawa m.in. do rękojmi i reklamacji, jak wersja papierowa.

e-Podpisywanie to duża wygoda zarówno dla firmy jak i jej klientów. To całkowicie bezpieczne rozwiązanie, spełniające wymogi obowiązującego prawa. Możliwości jego wykorzystania jest bardzo dużo i można je dostosować do konkretnego biznesu – np. zbierania zgód, protokołów, umów, dokumentów sprzedażowych, obsługowych i wielu innych. Z powodzeniem sprawdza się w każdej branży – dodaje Piotr Wietrzycki, ekspert w zakresie podpisywania elektronicznego

Na początku 2021 roku wiele firm planuje udostępnić swoim klientom nowy kanał sprzedaży, przez który będą oni mogli składać zamówienia o każdej porze, jak również zapoznać się z pełną ofertą dystrybucyjną aktualnymi promocjami, historią zamówień oraz skorzystać z wielu dodatkowych funkcjonalności. Takim przykładem jest rozwiązanie e-Hurtownia. Rozwiązanie to pomaga zoptymalizować proces zbierania zamówień dystrybutora, między innymi dzięki dostępnej i łatwej w obsłudze platformie sprzedaży online oraz dostosowanej do potrzeb biznesowych integracji z systemami IT.

Z drugiej strony platforma w przejrzysty sposób prezentuje klientom dystrybutora jego całościową ofertę z możliwością szybkiego wyszukiwania za pomocą predefiniowanych filtrów, pokazuje w jednym miejscu wszystkie aktualne promocje, archiwalne zamówienia i dokumenty, włącznie z nierozliczonymi płatnościami i wiele więcej.

Wybór narzędzi, pozwalających na efektywne prowadzenie e-biznesu jest szeroki, a umiejętne ich dobranie i dostosowanie do potrzeb klienta jest kluczem do sukcesu. W dobie przyspieszonej digitalizacji – do której niejako zmusiła nas pandemia – wydaje się to być szczególnie istotne. Przelewy24 dostarcza szeroki wachlarz płatności, w tym najczęściej wybierane przez kupujących metody takie jak: Blik, płatność kartą, a także coraz popularniejsze rozwiązania mobile np. Apple Pay czy Google Pay. E-klienci coraz chętniej korzystają także z możliwości odroczenia płatności, wybierając takie metody jak PayPo czy raty. Wyzwaniem dla rynku e-commerce i operatorów płatności jest dostarczanie rozwiązań spełniających oczekiwania zarówno stałych jak i nowych klientów, których z roku na rok przybywa – mówi Jacek Kinecki CCO Przelewy24

Nawet jeśli nie prowadzimy jednak sprzedaży online, warto skupić się na optymalizacji wielu działań w firmie. Systemy ecommerce B2B takie jak eHurtownia mają z założenia wspierać pracę przedstawicieli handlowych w terenie. Pozwalają przedstawić klientom w jednym miejscu całą ofertę dystrybucyjną firmy, wszystkie aktualne promocje i informacje, które do tej pory możliwe były jedynie za pośrednictwem handlowca w trakcie bezpośredniej wizyty lub zamówienia składanego telefonicznie.

Ponadto przedstawiciel handlowy zyskuje również dostęp do uporządkowanej oferty, która jest również dla niego dodatkowym źródłem informacji oraz narzędziem sprzedażowym dzięki możliwości zaprezentowania np. zdjęć produktów, czy informacji na temat składu, kraju pochodzenia lub ilości porcji. Pomagają planować wizyty u klientów, weryfikować skuteczność takich odwiedzin i wreszcie rozliczać sprzedaż wygenerowaną przez konkretnego handlowca.

Firmy transportowe mogą bardzo łatwo optymalizować procesy dostaw, śledząc położenie ciężarówek, kontrolując trasy przejazdu, czy zużycie paliwa. Natomiast systemy magazynowe WMS pozwalają skrócić czas operacji magazynowych, zredukować koszty magazynowania oraz wyeliminować pomyłki magazynierów.

Cyfryzacja nie jest bowiem tylko rozpoczynaniem sprzedaży online. To wszystko to, co ma ułatwić, przyspieszyć i zoptymalizować działania, do tej pory realizowane przy pomocy papierowych dokumentów. Warto jednak wprowadzać wszystkie te mechanizmy z rozmysłem, tak by najlepiej dopasować je do wymagań firmy. Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest wdrożenie zbyt zaawansowanego produktu w odniesieniu do potrzeb firmy. Warto w tym przypadku poradzić się opinii eksperta, który dopasuje rozwiązanie w sposób najbardziej optymalny.

Więcej rozwiązań wykorzystywanych przez firmy znajdziecie w bezpłatnym ebooku przygotowanym przez specjalistów z zakresu wdrażania rozwiązań cyfrowych dla firm. Plusy, opinie użytkowników oraz porady ekspertów.