Baza kandydatów to narzędzie, które ma pomóc rekruterowi, zaoszczędzić jego czas oraz obniżyć koszty organizacji. Jak zbierać i przetwarzać dane o aplikujących zgodnie z RODO? Praca na bazie powinna być prosta i intuicyjna, a to zapewniają nowe technologie, takie jak systemy ATS.
Kandydat na wagę złota
Koniec rekrutacji zawsze oznacza licznych kandydatów, którzy zostali odrzuceni na różnych etapach procesu. Prawdziwą zmorą rekrutera jest sytuacja, kiedy aplikacje otrzymane w odpowiedzi na ogłoszenia o pracę znajdują się w wielu różnych miejscach. Numery kontaktowe i historia komunikacji w telefonie, CV w segregatorach z kolorowymi karteczkami czy w folderach na komputerze – chaos nie sprzyja pracy na pozyskanych już kandydatach. Z pomocą rekruterom przychodzą nowe technologie, które pozwalają agregować wszystkie zgłoszenia w jednym miejscu, na dodatek zgodnie z RODO, dzięki zawarciu wszystkich niezbędnych klauzul informacyjnych na formularzach aplikacyjnych. Ale… jak budować bazę kandydatów?
– Prowadząc proces rekrutacyjny, zawsze kontaktujemy się z wieloma osobami. To zapewnia nam sporą bazę kandydatów. Po zakończonym procesie warto pozostać z nimi w kontakcie poprzez np. informowanie o wydarzeniach czy nowych ofertach pracy w organizacji. Można również podejść do tematu od innej strony i zbudować własną społeczność, która dzieli się wiedzą. To dobre rozwiązanie, pozwalające rozpoznać kandydatów z predyspozycjami do pełnienia roli eksperta i ambasadora marki. Niezależnie od wybranej ścieżki, najważniejsze jest utrzymanie relacji z aplikującymi. To kontakty, które mogą w przyszłości okazać się cennymi wzmocnieniami firmowych zespołów. – mówi Alina Michałek, ekspertka HR w HRlink i Goldenline.
Potencjał w zakończonych rekrutacjach
Baza kandydatów powinna ułatwiać pracę rekruterowi. Aby to było możliwe, należy wybrać funkcjonalny system ATS, jak np. HRlink. Narzędzie pozwala na prowadzenie jednej bazy danych, w której rekruter ma możliwość dodawania notatek i etykiet, które ułatwiają wyszukiwanie, analizę informacji i monitorowanie statusu kandydatów. Funkcja umożliwia precyzyjne przeszukiwanie bazy CV oraz kierowanie kandydatów do jednej rekrutacji. Jednak o bazę należy dbać. Bez aktualizacji danych kontaktowych oraz pilnowania terminów udzielonych zgód na przetwarzanie danych, zbiór aplikujących przestanie być użyteczny dla rekrutera. Warto pamiętać, że baza kandydatów może okazać się najlepszym przyjacielem działu HR w sytuacji, kiedy organizacja znajdzie się w potrzebie zatrudnienia pracownika "na wczoraj".
Materiał sponsorowany przez HRlink