Regulacje dotyczące pracy zdalnej
Jeszcze do niedawna praca zdalna nie była uregulowana w Kodeksie pracy, ale to ma wkrótce ulec zmianom. Planowana jest nowelizacja, która wprowadzi ostatecznie do porządku prawnego w Polsce pojęcie pracy zdalnej. Jak do tej pory w przepisach znajdowały się jedynie te dotyczące telepracy, a nie można jej w bezpośredni sposób utożsamiać z pracą zdalną.
Regulacje dotyczące takiej pracy znalazły się za to w ustawie z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, wraz z późniejszymi zmianami. W art. 3 wskazano, że pracodawca w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 może zlecić realizowanie pracy zdalnej – poza miejscem jej stałego wykonywania. Jednocześnie może to być polecone, jeśli zatrudniony ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj obowiązków. W szczególności będzie to praca, w toku której wykorzystywane są środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub praca dotycząca wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
Nowelizacja Kodeksu pracy, która trafiła do Sejmu w 2022 roku, zakłada ustalenie w sposób jasny i jednoznaczny zasad wykonywania pracy zdalnej, która stała się w ostatnich latach bardzo popularna w Polsce. Zmiany te miały wejść w życie jeszcze jesienią bieżącego roku, ale najpewniej stanie się to dopiero z początkiem 2023 roku.
Między innymi nowelizacja ma wprowadzić:
- regulacje i definicję pracy zdalnej do kodeksu,
- opcję wykonywania pracy zdalnej po uzgodnieniu takiego trybu wykonywania swoich obowiązków zawodowych z przedsiębiorców,
- obowiązek zapewnienia przez pracodawców wykonującym pracę zdalną odpowiednich narzędzi do realizacji obowiązków.
Czy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów energii elektrycznej, jeśli pracuje zdalnie?
W przytoczonej ustawie dotyczącej pracy zdalnej w okresie pandemii COVID-19 w art. 3 ust. 4 znalazł się zapis, że to przedsiębiorca powinien zapewnić zatrudnionemu narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną. Nie ma tu jednak żadnego zapisu mówiącego, że ma obowiązek pokrycia dodatkowych kosztów ponoszonych przez pracownika, czyli m.in. wydatków na energię elektryczną czy na dostęp do internetu.
Natomiast w obowiązującym obecnie Kodeksie pracy wskazano jedynie narzędzia, jakie pracodawca jest zobowiązany zapewnić telepracownikom. Powinien on:
- dostarczyć sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający określone wymagania,
- ubezpieczyć sprzęt,
- pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
- zapewnić pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.
Telepracownikowi, który korzysta przy wykonywaniu telepracy z własnych urządzeń, przysługuje ekwiwalent pieniężny, ale musi to zostać ustalone z zatrudniającym.
W nowelizowanym Kodeksie pracy znajduje się zapis, że pracodawca będzie mieć obowiązek zapewnienia wykonującemu obowiązki zdalnie instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do realizacji zadań. Musi też opłacić związane z tym koszty. Do jego obowiązków będzie zaliczało się także pokrycie energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania zadań.
Mimo braku aktualnych regulacji dotyczących pracy zdalnej i dokonywania zwrotu za prąd czy internet wykorzystywany w związku z tym wielu pracodawców zdecydowało się na jego dokonanie. Zwrot kosztów energii elektrycznej miał zrekompensować zatrudnionym jedynie wyższe wydatki podczas wykonywania obowiązków na odległość. Najczęściej dokonywany on był na podstawie zawartego pomiędzy pracodawcą a pracownikiem porozumienia.
Czy cena prądu to koszt uzyskania przychodu?
Biorąc pod uwagę fakt, że nie ma prawnego nakazu zwrotu kosztów energii elektrycznej podczas pracy zdalnej, pojawiają się także wątpliwości dotyczące jego rozliczenia.
Organy podatkowe wskazują, że wypłata na rzecz pracownika dodatkowych świadczeń w postaci ekwiwalentu za internet czy energię elektryczną nie stanowi przysporzenia majątkowego ze stosunku pracy. Potwierdza to art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, że wolne od PIT są ekwiwalenty pieniężne za używane przez zatrudnionych przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
Po stronie przedsiębiorcy zwrot kosztu energii elektrycznej zużytej przez zatrudnionego w związku z wykonywaną przez niego pracą zdalną będzie kosztem podatkowym.
