Efektywne powtarzalne rekrutacje

Powtarzalne rekrutacje to procesy, które prowadzone są nieustannie. Pracodawca nie szuka jednego kandydata na dane stanowisko, ale potrzebuje wielu osób o podobnych kompetencjach, które miałyby zacząć pracę w tym samym lub podobnym zespole. Firmie nie wystarczy wyselekcjonowanie jednej perełki spośród wszystkich aplikujących. Potrzebnych jest np. 15-20 wyróżniających się kandydatów, którzy będą cechować się podobnymi umiejętnościami. To stanowi największą różnicę między typową, a powtarzalną rekrutacją. W tej standardowej, firma chce zatrudnić jedną osobę, która zajmie konkretne stanowisko – wolne lub nowopowstające. 

Powtarzające się procesy rekrutacyjne mają swoje plusy i minusy. Można je dostrzec zarówno po stronie pracodawcy, jak i np. firmy, której zlecono poszukiwania pracowników. Jedną z zalet jest stworzenie stałego profilu kandydata. Pracodawca nie musi dostarczać osobnej persony w przypadku kolejnych rekrutacji, a agencja z góry wie, kogo szuka klient i czego oczekuje. Wśród plusów można wyróżnić również:  

• możliwość działania według schematów wypracowanych i sprawdzonych w zakończonych rekrutacjach, które zapewniają szybsze dotarcie do odpowiednich kandydatów 
• zbieranie bardzo dużych zbiorów danych, umożliwiających szczegółowe analizy przeprowadzonych procesów.

Stałe rekrutacje mają również swoje wady. Monotonność procesu jest minusem w pracy rekrutera, który może popaść w rutynę. Wśród istotnych przeszkód można wskazać także na:  

• potencjalny brak odpowiedniej liczby jakościowych kandydatów 
• podobne ogłoszenia, które nie wyróżniają się w oczach osób poszukujących zatrudnienia 
• możliwy negatywny odbiór ze strony kandydatów, którzy będą zastanawiać się nad długim procesem rekrutacji (np. czy jest wynikiem dużej rotacji?)

Powtarzalne rekrutacje przynoszą rekruterom garść ułatwień, ale z czasem mogą stać się nieefektywne. Czy można temu zaradzić? Jak i gdzie szukać pracowników? 

Sposobów na skuteczne poszukiwanie osób do pracy jest wiele i można dopasować je nie tylko do branży, ale również charakteru i kultury organizacyjnej pracodawcy. Pomóc w tym może odpowiedź na pytanie "Gdzie są kandydaci, których szukam?" i w tych miejscach prowadzić aktywność nie tylko rekrutacyjną, ale również z zakresu Employer Brandingu. 

Podstawowym i kluczowym działaniem rekrutacyjnym jest publikacja konkretnego, a jednocześnie niezbyt długiego ogłoszenia o pracę. Dobrą praktyką jest skonstruowanie oferty w oparciu o oczekiwania kandydatów (tutaj przydatne jest doświadczenie rekruterów) oraz dostępne informacje o stanowisku i proponowanych warunkach współpracy. Gdzie warto zamieścić ogłoszenie?  

• Na stronie firmowej, 
• w mediach społecznościowych, 
• na portalach branżowych, 
• na portalach pracy i w serwisach ogłoszeniowych (także lokalnych).

Tworząc ogłoszenie o pracę niektórzy rekruterzy decydują się podać numer kontaktowy do siebie. Niejednokrotnie zastępuje konieczność wysyłania CV na ogłoszenie i może być dobrym rozwiązaniem w przypadku rekrutacji na stanowiska niewymagające specjalistycznych umiejętności. 

W przypadku agencji rekrutacyjnych warto pamiętać o jeszcze jednym szczególe. Firmy zewnętrzne prowadząc proces rekrutacyjny dla klienta, reprezentują dwa podmioty: agencję i jej klienta. Kontaktując się z kandydatem, rekruter powinien informować go o tym, że prowadzi rekrutację dla innej firmy.  

Przydatnym rozwiązaniem w powtarzalnych rekrutacjach może okazać się wykorzystanie własnej bazy kandydatów, zbudowanej dzięki zakończonym już procesom. Rozmowa z osobą z bazy wymaga odpowiedniego przygotowania, aby cierpliwie i wyczerpująco odpowiadać na zadawane pytania oraz wyjaśniać wszelkie interesujące rozmówcę kwestie. Pamiętajmy, że to inny rodzaj kandydata niż ten bezpośrednio aplikujący na ogłoszenie i może potrzebować więcej informacji, zanim zgodzi się na udział w rekrutacji. Może w tym pomóc również stały kontakt z osobami z bazy. Przedłuża to żywotność kandydatów oraz umożliwia informowanie ich o planowanych rekrutacjach. 

Jednym z najskuteczniejszych źródeł pozyskiwania dopasowanych kandydatów są polecenia pracownicze. Nikt nie zna lepiej firmowych realiów niż aktualnie zatrudnione osoby, dlatego umożliwienie im zaproszenia znajomych do udziału w rekrutacji, może okazać się strzałem w 10. Często są to kandydaci, którzy pasują do zespołu i posiadają odpowiednie kompetencje. 

W dotarciu do odpowiednich kandydatów pomagają również mniej klasyczne źródła, które kojarzą się z marketingiem, a warto testować je pod kątem HR. Jeżeli firma prowadzi konto na YouTube, Instagramie czy TikToku, to w gronie odbiorców tych kanałów warto rozprzestrzeniać informacje o prowadzonych rekrutacjach na nowopowstałe stanowisko czy do otwierającego się oddziału. Niekonwencjonalne rozwiązania mogą przynieść ogromne korzyści. 

Duże firmy mają szeroki wachlarz możliwości, a jednym z nich jest budowanie społeczności wokół marki. Dzięki odpowiedniej aktywności i jakościowym treściom łatwiej przekonać kandydatów do udziału w rekrutacji. Osoby zainteresowane działalnością organizacji często chciałyby dla niej pracować, co zwiększa szanse na efektywność powtarzalnych rekrutacji. 

W przypadku braku odpowiednich kandydatów, pracodawcy mogą założyć własne akademie dla juniorów. Dzięki temu firmy same wykształcą odpowiednich pracowników, którzy awansując na wyższe stanowisko, będą zaznajomieni z kulturą organizacyjną i specyfiką pracy w ich firmie.  

Rekrutacje mogą być skuteczniejsze dzięki pracownikom dbającym o swoje marki osobiste. Aktywność w grupach branżowych w mediach społecznościowych może przekonać kandydatów do aplikowania, dzięki rozpoznawalności ambasadorów firmy. Pracownicy powinni pamiętać o jednej zasadzie – aby odpowiadać każdemu, a nie tylko wybranym. W myśl powiedzenia "dzisiejszy junior to jutrzejszy senior", jednym komentarzem lub jego brakiem, można zniechęcić potencjalnego kandydata do udziału w rekrutacji. 

Każdy przeprowadzany w firmie proces wymaga spełnienia odpowiednich warunków, aby przebiegał zgodnie z założeniami. Nie inaczej jest w przypadku powtarzalnych rekrutacji. Jak uniknąć problemów w trakcie procesu? Najważniejszą kwestią jest porządek w organizacji. Jeżeli jakiś dział lub proces nie funkcjonuje prawidłowo, warto zoptymalizować go przed rozpoczęciem poszukiwań nowego pracownika. Pozwoli to m.in. uniknąć rozczarowania podczas onboardingu i szybkiego zakończenia współpracy oraz dużej rotacji w zespołach, które przekładają się na negatywne opinie w sieci. 

Podczas tworzenia profilu kandydata warto skupić się na najważniejszych cechach i umiejętnościach wymaganych na stanowisku. Dzięki temu zwiększa się szanse na szybsze i skuteczne zakończenie rekrutacji. Wyszukiwanie idealnych osób, które są zainteresowane pracą i spełniają wiele kryteriów może trwać miesiącami i nie daje gwarancji sukcesu. 

Zamieszczenie w ogłoszeniu o pracę proponowanego wynagrodzenia również zwiększa efektywność rekrutacji. Na ofertę aplikują jedynie osoby akceptujące przedstawione widełki, dzięki czemu rekruter nie traci czasu na kontakt z tymi, którym nie odpowiadają warunki finansowe. Dodatkowo, taka transparentność również pozwala na uniknięcie nieporozumień w trakcie rozmów rekrutacyjnych. Jeżeli proponowane wynagrodzenie nie jest atrakcyjne, warto zamieścić w ogłoszeniu informacje o benefitach, które wyróżniają pracodawcę i przynoszą realne korzyści kandydatom, jak np. dofinansowanie do posiłków czy dodatkowe przerwy. 

Rekruter wewnętrzny, ale również ten agencyjny powinien opierać swoje opinie i wnioski o dane, dzięki którym rzetelnie zaprezentuje swoje potrzeby. Może to dotyczyć rozmów o: 

• sposobach na uniknięcie rotacji pracowników lub przedłużających się rekrutacji, 
• niewystarczająco dobrym profilu kandydata – kiedy możemy pozyskać osoby do procesu, ale nie będą one wystarczająco dopasowane do potrzeb pracodawcy, 
• przedstawieniu proponowanych widełek w ogłoszeniu o pracę, 
• kandydatach, których może stracić firma, jeżeli w ofercie zabraknie konkretnych punktów (np. stawki wynagrodzenia czy wymaganych umiejętności) – w tym przypadku warto postawić na analizy nie tylko rynkowe, ale również jednostkowe.

Dobrą praktyką jest przygotowanie rekrutera do prowadzonych procesów pozyskiwania pracowników. Podczas powtarzalnych rekrutacji, specjalista może usłyszeć pytanie o rotacje w zespołach. Jednak obawy kandydatów mogą nie ucichnąć po usłyszeniu odpowiedzi, dlatego podczas spotkania rekruter może opowiedzieć o m.in.: jasnych ścieżkach rozwoju, okazywanym zainteresowaniu pracownikami czy przestrzeni na tworzenie marek osobistych np. poprzez udział w konferencjach czy prowadzenie szkoleń. 

Kluczowy w budowaniu relacji i efektywności powtarzalnych rekrutacji jest feedback. Udzielenie konstruktywnej odpowiedzi zwrotnej kandydatowi, może zaowocować jego ponowną aplikacją w przyszłości. Osoba, której brakowało spełnienia jednego lub dwóch warunków oczekiwanych w rekrutacji, to potencjalny przyszły pracownik, który wróci do nas po zdobyciu nowych kompetencji. 

Efektywne prowadzenie powtarzalnych procesów rekrutacyjnych wymaga wsparcia odpowiednimi narzędziami. Warto wybrać te sprawdzone, jak np. system ATS HRlink, który może pomóc rekruterom i zautomatyzować część procesu rekrutacyjnego. 

Baza kandydatów to rozwiązanie, które wesprze działania na dużych zbiorach aplikujących z przeprowadzanych powtarzalnych procesów. Łatwe dodawanie notatek czy etykiet pozwoli na szybsze wyszukiwanie, analizowanie oraz monitorowanie statusu kandydatów. 

Czas w pracy rekrutera jest bardzo istotny, a w zaoszczędzeniu go pomoże multiposting ogłoszeń. Dzięki tej funkcji specjalista opublikuje ofertę pracy w kilkudziesięciu płatnych i darmowych portalach pracy oraz serwisach ogłoszeniowych jednocześnie. W ten sposób nie tylko zyska czas, ale również znacznie większy zasięg publikowanego ogłoszenia. 

Moduł Poleceń Pracowniczych pomoże rekruterom w szybkiej dystrybucji ofert pracy wśród pracowników organizacji, angażując ich do podzielenia się nimi w gronie znajomych i sieciach społecznościowych.  

Pozyskanie jednego dopasowanego kandydata do pracy to wyzwanie, a w przypadku powtarzalnych rekrutacji trzeba pozyskać ich wielu, dlatego warto wesprzeć rekruterów odpowiednimi narzędziami. Te procesy wymagają dużego zaangażowania, energii i czasu, dlatego jest to zadanie dla osób wytrwałych i nastawionych na działanie.