To niezależna treść redakcyjna. Artykuł zawiera lokowanie efaktor.com.pl
Nie da się ukryć, że terminowe regulowanie wszystkich płatności z faktur to jeden z istotniejszych kroków, które pozwolą przedsiębiorcy uniknąć problemów finansowych. Istnieją jednak narzędzia, które są w stanie pomóc firmie funkcjonować w taki sposób, by utrzymać płynność finansową i obronną ręką wychodzić z chwilowych kłopotów.
Pilnuj terminów
Aby uniknąć problemów finansowych związanych z zadłużeniem, istotne jest przestrzeganie terminów płatności na fakturach. Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc w zarządzaniu fakturami i minimalizowaniu ryzyka zadłużenia:
Regularna analiza finansów i planowanie budżetu może dać pewność, że firma ma wystarczające środki na pokrycie bieżących i przyszłych płatności. Może też odpowiednio wcześnie wskazać, że w danym okresie pojawią się problemy. Natomiast prowadząc dokładny rejestr wszystkich otrzymanych faktur, uwzględniający terminy płatności, upewnisz się, że masz pełną kontrolę nad swoimi zobowiązaniami finansowymi.
Niezależnie od sytuacji zawsze warto przywiązywać dużą wagę do terminowego regulowania płatności. Sprawdzaj daty płatności na fakturach i zorganizuj swój czas tak, aby uniknąć opóźnień. Kiedy pojawią się trudności finansowe, możesz spróbować negocjować warunki płatności z dostawcami. Czasami możliwe jest przedłużenie terminu płatności lub rozłożenie zadłużenia na raty. Dostosowanie terminów płatności do przepływu gotówki pomoże zminimalizować ryzyko zadłużenia w trudniejszych okresach. Jeśli Twoja firma ma okresy, w których generuje większy przepływ gotówki, rozważ skoncentrowanie płatności na tym czasie.
Zadbaj o kontakty
Jeśli spodziewasz się problemów z terminowymi płatnościami, ważne jest, aby być transparentnym i skontaktować się z dostawcami w celu omówienia sytuacji. Często można znaleźć rozwiązania, takie jak ustalenie elastycznych terminów płatności. Pomoże w tym utrzymanie dobrych kontaktów z kontrahentami i uczciwość. Dobrym pomysłem może okazać się także współpraca z różnymi dostawcami, aby nie być całkowicie zależnym od jednego źródła. W razie potrzeby będziesz mieć większą elastyczność i możliwość negocjowania warunków płatności.
Prowadź porządek w dokumentacji związanej z fakturami. Dzięki temu łatwiej będzie śledzić terminy płatności i uniknąć opóźnień. Monitoruj swoje przepływy gotówkowe i prowadź odpowiednie prognozy finansowe. To pomoże świadomie podejmować decyzje i uniknąć nieoczekiwanych problemów finansowych. Pozwoli również zadziałać w odpowiednim momencie, bez podejmowania pochopnych decyzji.
Pamiętaj, że nawet chwilowa utrata płynności finansowej, a przez to brak możliwości terminowej spłaty zobowiązań niesie za sobą konsekwencje – w postaci odsetek, kar umownych, czy utraty dostawców. Przemyślane i skuteczne działanie prewencyjne i naprawcze może uchronić przed nimi przedsiębiorstwo. Czasem jednak kosmetyczne zmiany nie będą wystarczające i potrzebna będzie dokładna analiza procedur i optymalizacja procesów, by ułatwić firmie utrzymanie finansowej stabilności i rozwój.
Istnieją również sposoby, które pozwolą działać firmie bez większych zmian, nawet w sytuacjach kryzysowych. Jedną z nich jest kredyt kupiecki. Dzięki niemu dostawca może odroczyć termin płatności. Sprawa jest o tyle prosta, że w porównaniu z kredytem udzielanym przez banki nie wymagane jest posiadanie zdolności kredytowej. Decyzję o udzieleniu kredytu kupieckiego podejmuje sprzedawca. W związku z tym, że ciężar ryzyka spoczywa właśnie na nim, łatwiej będzie uzyskać odroczony termin płatności u dostawców, z którymi firma ma długą i dobrą historię współpracy.
Kolejnym krokiem do poprawy sytuacji finansowej może być kredyt obrotowy udzielany przez bank. Przedsiębiorca otrzymuje oznaczoną w umowie ilość gotówki, którą może przeznaczyć na wybrany cel – nie tylko spłatę faktur, ale też na pensje pracowników czy opłaty bieżące. Tutaj jednak sprawa nie jest tak prosta, jak w przypadku kredytu kupieckiego. Firma musi nie tylko posiadać odpowiednią zdolność kredytową uzależnioną od wysokości kredytu, o który wnioskuje, ale też często odpowiedni czas działania.
Dbałość o stabilność i płynność finansową nie jest zadaniem jednorazowym. To długi, a często i żmudny proces. Działanie na granicy wypłacalności jest ogromnym obciążaniem zarówno dla pracowników, jak i właściciela firmy. Zdecydowanie lepiej planować rozwój przedsiębiorstwa, niż martwić się jego przetrwaniem.
Faktoring - narzędzie do optymalizacji ryzyka
Faktoring to popularna forma finansowania działalności. Polega na swego rodzaju odsprzedaży (nieprzeterminowanych!) faktur innemu podmiotowi – albo instytucji powiązanej z bankiem, albo też firmie faktoringowej. Efektem jest przyspieszenie płatności za fakturę z wykorzystaniem dodatkowego podmiotu.
Z faktoringu warto skorzystać przede wszystkim w sytuacji, gdy stosuje się faktury z odroczonym terminem płatności. Długie terminy płatności to standard w takich branżach jak budowlanka czy transport, ale coraz częściej też produkcja czy usługi.