Inwentaryzacja i remanent - kiedy i jak przeprowadzić?

Inwentaryzacja, inaczej remanent to czynność polegająca na spisaniu faktycznego stanu aktywów i pasywów firmy, a następnie porównaniu go ze stanem ewidencyjnym. Inwentaryzacji podlegają towary handlowe, gotowe wyroby, półwyroby tworzone przez przedsiębiorstwo, odpady oraz materiały wykorzystywane do produkcji. Szczegółowe zasady inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów określone zostały w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.

Jaki jest cel inwentaryzacji? Przede wszystkim jej głównym zadaniem jest ustalenie stanu faktycznego aktywów i pasywów danego przedsiębiorstwa. Ponadto remanent pozwala skontrolować rzetelność ksiąg rachunkowych, a tym samym wiarygodność sprawozdań finansowych firmy. Inwentaryzacja dodatkowo umożliwia przeciwdziałanie nieprawidłowościom w kwestiach dotyczących majątku firmy, m.in. przeciwdziała kradzieżom, czy oszustwom. 

Stosownie do treści rozporządzenia Ministra Finansów z 2003 roku o prowadzeniu KPiR, przedsiębiorcy, którzy prowadzą Księgi Przychodów i Rozchodów zobowiązani są do regularnego przeprowadzenia remanentu. Ponadto inwentaryzację muszą przeprowadzać firmy, w której na jej aktywa składają się towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze.

Jeżeli obowiązek dokonania inwentaryzacji nie zostanie dopełniony przez w/w osoby, wówczas przedsiębiorca musi liczyć się z karami. Zgodnie z art. 61 Kodeksu karnego skarbowego niewywiązanie się z obowiązku, może wiązać się z karą grzywną do 240 stawek dziennych. 

Przedsiębiorcy zobowiązani do dokonywania inwentaryzacji rocznej mają obowiązek przeprowadzenia jej w ostatnim dniu każdego roku obrotowego, przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego. Co więcej, inwentaryzacja roczna najwcześniej może zostać rozpoczęta na 3. miesiące przed końcem roku obrotowego, zakończona musi być zaś do 15. dnia następnego roku.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości przedsiębiorca ma również obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji firmy w poniższych sytuacjach:

• na dzień 1 stycznia,
• na dzień rozpoczęcia działalności, jeżeli przypada on w trakcie roku podatkowego,
• w przypadku, gdy dana firma w ciągu roku podatkowego straci prawo do opodatkowania przychodu na zasadzie ryczałtu,
• w momencie zmiany wspólnika lub zmiany proporcji udziałów,
• w momencie likwidacji firmy. 

Jakie są metody inwentaryzacji środków trwałych? Stosownie do treści ustawy o rachunkowości remanent może być przeprowadzony na trzy sposoby:

1. Spis z natury - umożliwia ustalenie faktycznie posiadanej liczby składników majątku. Obejmuje: aktywa pieniężne, papiery wartościowe w postaci materialnej, środki trwałe, nieruchomości zaliczane do inwestycji, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,
2. Potwierdzenie sald - polega na potwierdzeniu stanów księgowych i weryfikacji zgodności stanu faktycznego aktywów z zapisami w dokumentacji przedsiębiorstw. Może być zastosowany do: zgromadzonych środków pieniężnych na rachunkach bankowych, należności i zobowiązania, powierzone kontrahentom własne składniki aktywów,
3. Porównanie ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników - znajduje zastosowanie w przypadku: gruntów i środków trudno dostępnych, należności spornych/niepewnych, należności i zobowiązań wobec/od pracowników i z tytułów publiczno-prawnych, wartości niematerialnych i prawnych, funduszy i kapitałów, rezerw i przychodów przyszłych oraz pozostałych aktywów i pasywów niepodlegających inwentaryzacji w drodze spisu z natury i potwierdzenia sald. 

W spisie z natury, a więc w inwentaryzacji powinny natomiast znaleźć się informacje, takie jak:

• nazwa firmy,
• data sporządzenia dokumentu,
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury, 
• szczegółowe określenie towaru i innych składników majątku przedsiębiorstwa,
• jednostka miary i stwierdzona ilość w momencie przeprowadzania spisu,
• ceny w złotych i groszach za jednostkę miary i suma odpowiadająca wartości towarów znajdujących się w spisie,
• łączna wartość wszystkich pozycji spisu.

Na końcu dokumentu należy zawrzeć klauzulę "Spis zakończono na pozycji…", a następnie złożyć podpis przez osoby sporządzające spis oraz przez właściciela danej firmy lub wspólników spółki. Protokół inwentaryzacyjny będzie zaś stanowił podstawę do aktualizacji KPiR.