Jak i po co sprawdza się księgę wieczystą? Fachowy poradnik

Księga wieczysta jest dokumentem, który gromadzi wszelkie informacje dotyczące stanu prawnego nieruchomości. Jej podstawowym celem jest zapewnienie właścicielowi możliwości zgodnego z prawem dysponowania swoją własnością, przez co rozumieć należy ewentualną sprzedaż domu, mieszkania lub działki. Bez księgi wieczystej niemożliwe jest również założenie hipoteki.

Z reguły każda nieruchomość ma swoją księgę wieczystą. Zdarza się jednak, że właściciele sąsiadujących ze sobą domów lub mieszkań umawiają się na prowadzenie jednej – takie rozwiązanie jest zgodne z art. 21 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece. Wspomniana ustawa mówi o możliwości połączenia kilku nieruchomości w ramach jednej księgi wieczystej. Warunek jest jeden: nieruchomości muszą graniczyć ze sobą lub stanowić tzw. całość gospodarczą.

Do połączenia kilku nieruchomości w jedną księgę wieczystą wystarczy wniosek na formularzu KW-WPIS złożony w najbliższym Sądzie Rejonowym.

Księgi wieczyste zakłada się nie tylko z myślą o nieruchomościach budynkowych, lokalowych czy gruntowych, ale również dla własnościowych mieszkań, lokali użytkowych i innych budynków spółdzielczych. Każdej księdze wieczystej towarzyszy szereg aktualizowanych na bieżąco dokumentów (tzw. akta księgi wieczystej) związanych z nieruchomością.

Prowadzenie ksiąg wieczystych należy do sądów rejonowych, tam też są one przechowywane.

Księga wieczysta podzielona jest na działy zawierające konkretny zestaw informacji na temat obiektu. Przyjrzyjmy się każdemu z nich.
Dział I-O zawiera dane dotyczące położenia, adresu, obszaru, jaki zajmuje działka, a także numer lokalu, budynku, ulicę, oraz wykaz pomieszczeń wchodzących w skład mieszkania (jeżeli mówimy o lokalu, a nie budynku wolno stojącym). Dział I-Sp gromadzi spis praw związanych z konkretną nieruchomością. W dziale II znajdziemy dane właściciela oraz podstawę, na jakiej dokonano wpisu. Dział III to spis roszczeń, praw i ograniczeń w dysponowaniu nieruchomością. W dziale IV zebrano wszelkie dane dotyczące hipoteki, w tym informacje o roszczeniach o ustanowienie hipoteki oraz o wierzycielu hipotecznym. To właśnie stąd dowiadujemy się, czy nieruchomość obciążona jest hipoteką, w jakim banku właściciel ma dług, na jakiej podstawie dostał kredyt. Tutaj też poznamy wysokość hipoteki.

Warto znać numer księgi wieczystej. Nie jest to trudne, bowiem składa się on jedynie z trzech członów. Pierwszy jest kodem wydziału, w którym znajduje się księga wieczysta. Drugi człon to numer z okładki papierowej wersji księgi (uzupełniony o zera do ósmej pozycji). Trzeci człon stanowi cyfrę kontrolną nadawaną w dniu zakładania dokumentu.

Chcąc sprawdzić do kogo należy działka, możemy wybrać się do sądu, jednak wiąże się to z potrzebą złożenia wniosków o pozyskanie odpisu. O wiele łatwiej skorzystać z portalu https://ekw.ms.gov.pl/, na którym znajdziemy bazę danych ksiąg wieczystych. Dziś wszystkie księgi wieczyste prowadzi się i zakłada, korzystając z systemu teleinformatycznego. Dzięki temu do przejrzenia konkretnej księgi wieczystej wystarczy nam numer księgi wieczystej interesującej nas nieruchomości. Więcej ważnych formacji znajdziesz tutaj: infokonsument.pl/jak-sprawdzic-ksiege-wieczysta/.

Baza danych ksiąg wieczystych została udostępniona na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości. Wystarczy znaleźć w menu Rejestry i ewidencje, przejść do podmenu Nowa księga wieczysta i wybrać Przeglądarkę Ksiąg Wieczystych. Innym, o wiele prostszym sposobem jest skopiowanie adresu http://ekw.ms.gov.pl i wklejenie go w pasek przeglądarki.

Numer księgi wieczystej w systemie informatycznym składa się z kilku elementów. Przyjrzyjmy się im bliżej:

• Pierwsza część to kod wydziału Sądu Rejonowego, w którym znajduje się księga.
• Drugą część stanowi numer z repertorium ksiąg wieczystych właściwego wydziału poprzedzony zerami. Na przykład: stary numer „123” będzie dziś numerem„00000123”.
• Trzecia część to cyfra kontrolna, którą nadaje sąd w dniu założenia księgi wieczystej.

Chcąc pobrać ogólne informacje na temat księgi wieczystej, należy wprowadzić kod, który znajdziemy na obrazku i nacisnąć przycisk „szukaj”.
Zapewne niewielu z nas zna numer swojej księgi wieczystej. To żaden problem. Wszelkich niezbędnych informacji udzieli nam Sąd Rejonowy właściwy dla miejsca położenia naszej nieruchomości.

Jeśli chcemy poznać numer księgi wieczystej domu, który nie jest naszą własnością, to powinniśmy okazać tzw. interes prawny w uzyskaniu numeru księgi wieczystej do nieruchomości.

Jeżeli nie znamy numeru księgi wieczystej, pomocy możemy szukać w Powiatowym Ośrodku Geodezyjno-Kartograficznym (PODGiK). Wystarczy, że znamy numer działki, by złożyć w PODGiK wniosek o wypis z rejestru gruntów. Tutaj również musimy wykazać się interesem prawnym do nieruchomości.
Uwaga, w PODGiK nigdy nie uzyskamy numeru księgi wieczystej przez telefon! Możemy natomiast skorzystać z przeglądarki firm prywatnych oferujących usługi w zakresie wyszukiwania numerów ksiąg wieczystych. Wystarczy znajomość numeru działki i adresu nieruchomości, które z kolei znajdziemy korzystając z portalu GEOPORTAL360.pl.

Kto jest właścicielem działki — jak sprawdzić?

Poszukujący namiarów na właściciela działki mają do wyboru kilka źródeł:

• sąsiedzi – czasem wystarczy po prostu zasięgnąć języka, by zaoszczędzić czasu i środków,
• Starostwo Powiatowe lub Urząd Miasta – należy udać się do Wydziału Geodezji i Kartografii,
• Sąd Rejonowy – składamy wizytę w Wydziale Ksiąg Wieczystych.

Aby dotrzeć do danych właściciela działki, należy ustalić identyfikator działki ewidencyjnej, czyli inaczej adres administracyjny.
Przyjmuje on wzór WWPPGGR.XXXX.NDZ. Rozszyfrujmy jego elementy:

• WW to kod województwa na podstawie danych z Krajowego Rejestru Urzędowego Podziału Terytorialnego Kraju,
• PP to kod powiatu według rejestru terytorialnego,
• GG jest kodem gminy na podstawie rejestru terytorialnego,
• Litera „R” symbolizuje cyfrę określającą typ gminy (np. miejskiej, wiejskiej lub dzielnicy),
• XXXX to numer ewidencyjny obrębu,
• NDZ jest numerem działki na podstawie danego obrębu ewidencyjnego.

Adresu administracyjnego działki nie powinniśmy mylić z numerem działki. Aby go poznać, wystarczy skorzystać z mapy dostępnej za pośrednictwem GEOPORTALU.

Chcąc pozyskać dane właściciela działki, należy złożyć wniosek w Starostwie Powiatowym lub Urzędzie Miasta (wydział geodezji i kartografii). Żeby uzyskać wypis z Państwowej Ewidencji Gruntów i Budynków, w którym znajdziemy wszelkie niezbędne nam dane właściciela, musimy wykazać się interesem prawnym. Co istotne, nie wystarczy sama gotowość zakupu działki.

Kolejnym sposobem na pozyskanie danych właściciela działki jest złożenie wniosku w Wydziale Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego. Art. 361 ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne mówi, że „każdy może przeglądać księgi wieczyste w obecności pracownika Sądu”. W odpisie księgi wieczystej, który zgodnie z tym samym artykułem może uzyskać każda zainteresowana osoba, znajdziemy wszelkie interesujące nas informacje na temat właściciela działki. W uzasadnieniu podajemy interes prawny.

Poznawszy numer księgi wieczystej, możemy wspomóc się portalem internetowym Ministra Sprawiedliwości, gdzie w dziale (2.2) – „Własność” znajdziemy nazwisko właściciela posesji.

Na ogół jednak niezawodny okazuje się Internet. Przeglądarka https://ksiegiwieczyste.pl/pozwoli nam znaleźć właściciela na podstawie numeru ewidencyjnego działki.

Zdarza się, że po zakupie nieruchomości dowiadujemy się, że jej prawowitym właścicielem był ktoś zupełnie inny. W takim wypadku nieruchomość pozostaje własnością nabywcy wpisanego do księgi wieczystej. Ustawa o księgach wieczystych i hipotece wyraźnie wskazuje, że niezależnie od okoliczności treść księgi stoi po stronie nabywcy. Jest to tzw. zasada rękojmi wiary publicznej. Nie działa ona jedynie w przypadku, kiedy nabywca był świadom nieprawidłowości zapisu lub jeśli księga zwierała zapis o niezgodności danych ze stanem faktycznym. Dlatego tak ważne jest dokładne sprawdzanie ksiąg wieczystych.

Jednym z najłatwiejszych, a jednocześnie najbardziej skutecznych sposobów na zweryfikowanie sprzedającego jest rejestracja w serwisie https://infokonsument.erif.pl.

Raport jednolity poza informacjami z ERIF BIG S.A. daje możliwość weryfikacji danych aż z pięciu BIG-ów. Uwaga, korzystając z Infokonsumenta możemy sprawdzić sprzedającego wyłącznie w wypadku, jeśli prowadzi on działalność gospodarczą. Serwis nie daje możliwości weryfikacji osób prywatnych.

Pamiętajmy, aby przed zakupem działki lub innej nieruchomości dokładnie zweryfikować jej stan prawny. Pozwoli to oszczędzić czas i pieniądze. Stan prawny można poznać dzięki wglądowi do ksiąg wieczystych, zaś kondycję finansową firmy sprzedającej – weryfikując jej dane w biurze informacji gospodarczej BIG ERIF. Można się też tam dowiedzieć, czy nieruchomość nie stanowi zabezpieczenia ewentualnego długu firmy