Jak przygotować pracowników do pracy zdalnej w obliczu pandemii Koronawirusa

Artykuł sponsorowany

Pierwszy przypadek Koronawirusa został zarejestrowany w Chinach, ostatniego dnia 2019 roku. Teraz mamy marzec 2020 roku, a wirus został oficjalnie ogłoszony światową pandemią. W całym kraju podejmowane są środki zapobiegawcze, które każdy z nas zaczyna odczuwać. Jak przygotować pracowników do pracy zdalnej, aby zmniejszyć ryzyko rozprzestrzenienia się wirusa?

Obecnie, w Polsce zostały podjęte środki zapobiegawcze, aby zatrzymać rozprzestrzenianie się wirusa COVID-19 np. zawieszenie zajęć dydaktycznych w placówkach oświatowych oraz odwoływanie imprez masowych. W większości biur pojawiły się informacje na temat epidemii, instrukcje higieny oraz artykuły zabezpieczające przed przenoszeniem się wirusa. Część budynków biurowych została również zamknięta, a niektóre firmy decydują się na pracę zdalną. Jakie kroki powinni podjąć pracodawcy, aby ułatwić pracownikom pracę zdalną i utrzymać efektywność na stałym poziomie?

W firmach IT, praca zdalna jest codziennością, co sprawia, że pracownicy nie potrzebują dodatkowej pomocy we wdrożeniu się w taki sposób pracy. Na przykład, w przypadku zespołu INVO Technologies, polskiej firmy technologicznej zajmującej się budową produktów IT, w której 80% pracowników pracuje zdalnie cały czas, a jedynie mały zespół pracuje stacjonarnie w biurze, decyzja zarządu o przeniesieniu pracowników na pracę zdalną nie sprawiła większych problemów. Zespół programistów, testerów i grafików UI/UX może z łatwością wykonywać swoją pracę z dowolnego miejsca z pomocą specjalistycznych narzędzi. Niestety, nie we wszystkich branżach praca zdalna jest tak powszechna, dlatego część pracowników może mieć problem z organizacją i wykonywaniem swojej pracy w takich warunkach. Dlatego chcielibyśmy podzielić się naszymi poradami, jak wdrożyć pracowników w pracę zdalną, z jakich narzędzi korzystać i o czym pamiętać, aby nie spadła nasza produktywność.

Osoby, które nigdy nie pracowały zdalnie, mogą mieć duże trudności z przyzwyczajeniem się do takiej formy pracy. Dlatego dobrze jest ogłosić z wyprzedzeniem, że firma będzie przenosić się na pracę zdalną. Najlepiej, gdyby było to co najmniej tydzień wcześniej. Zanim wszyscy rozejdą się pracować do domu, wszystkie zespoły muszą ustalić wspólne kanały komunikacji, narzędzia oraz procesy (np. codziennie o 10 rano wszyscy dzwonimy do siebie na Skype). Pracownicy powinni mieć kilka dni na zapoznanie się z nowymi narzędziami. Dodatkowo, zanim cała firma zacznie pracować zdalnie, należy zadbać o to, aby wszelka dokumentacja znalazła się online i była dostępna dla pracowników w formie elektronicznej (np. poprzez Google Drive lub Dropbox).

Wszystkie osoby w firmie, powinny korzystać ze spójnego zestawu narzędzi do komunikacji i współpracy podczas pracy zdalnej. Jest wiele rozwiązań, które zostały stworzone do takiej formy pracy i znacznie ułatwią Wam codzienną pracę. Poniżej znajdziesz listę najpopularniejszych z nich, wraz z opisem ich funkcji:

• Slack - narzędzie do komunikacji, udostępnia połączenia głosowe
• Microsoft Teams - narzędzie do komunikacji, udostępnia połączenia głosowe oraz wideo
• Trello - narzędzie do zarządzania zadaniami
• JIRA - narzędzie do zarządzania zadaniami
• Zoom - narzędzie do komunikacji wideo
• Miro - narzędzie do współpracy na jednej tablicy w czasie rzeczywistym
• Google Drive - narzędzie do przechowywania plików
• Dropbox - narzędzie do przechowywania plików
• Google Hangouts - narzędzie do komunikacji dla firm (PS. Ze względu na obecną sytuację, Google udostępnia wersję Enterprise tego narzędzia bezpłatnie do 1 lipca 2020 roku)

Dzięki tym narzędziom, Wasza praca powinna iść gładko, nawet w środowisku zdalnym. Najważniejsze jest, aby wybrać zestaw narzędzi, który najlepiej odpowiada specyfice działalności i pracowników oraz ich potrzebom. Przykładowo, zespół INVO korzysta ze Slacka, Trello, TeamGantt, Zoom oraz Google Drive, aby współpracować zdalnie podczas realizacji projektów. W naszym przypadku, jest to zestaw, który w pełni odpowiada naszym wymaganiom i sprawdza się zarówno w mniejszych, jak również dużych i kompleksowych projektach.

Żeby praca zdalna w obliczu sytuacji kryzysowej nadal była produktywna i skuteczna, należy pamiętać o kilku zasadach. O czym nie możemy zapomnieć?

Komunikacja to jeden z najważniejszych filarów pracy zdalnej. Niezależnie od tego, których narzędzi używacie, jako pracodawca musisz zadbać o odpowiednie standardy komunikacji. Ważna jest dostępność - podczas pracy zdalnej nie mamy możliwości podejścia do czyjegoś biurka lub gabinetu. Pracownicy powinni mieć świadomość, kiedy ktoś jest dostępny (np. w aplikacji można ustawić status). Nieporozumienia są bardzo częste w pracy zdalnej, dlatego bardzo istotne jest komunikowanie się często, otwarcie i precyzyjnie. Aby ułatwić Twoim pracownikom komunikację i upewnić się, że wszyscy zmierzają w tym samym kierunku, warto organizować też codzienne spotkania (w formie audio lub wideokonferencji). Co więcej, wszelkie ważne decyzje i zmiany powinny być komunikowane wszystkim pracownikom. Nawet jeśli jedna osoba nie będzie posiadała najnowszych informacji, istnieje ryzyko nieporozumienia i błędów.

Podczas pracy zdalnej istnieje ryzyko, że dwie osoby wykonają to samo zadanie lub ktoś wykona zadanie niepoprawnie. Dlatego tak ważne jest bieżące śledzenie postępów we wszystkich projektach. W tym celu możecie wykorzystać np. Trello. Narzędzie pozwala na przypisanie konkretnych osób i terminów do zadań, dodanie opisów oraz list zadań i, co najważniejsze, śledzenie kto, kiedy i czym się zajmuje oraz jaki jest status zadania. Dzięki takiemu narzędziu wszyscy pracownicy wiedzą czym zajmuje się dana osoba w zespole oraz jaki jest status prac, co znacznie zmniejsza ryzyko błędów i potknięć.

Żeby nie tracić na efektywności podczas pracy zdalnej, w firmie powinny zostać ustalone pewne zasady i procesy pracy. Każdy pracownik musi być świadomy tych zasad i procedur zanim zacznie pracować zdalnie. Przykładowe zasady to np. wyciszanie swojego mikrofonu podczas wideokonferencji, kiedy nic nie mówimy (eliminuje to dźwięki z tła i szumy) lub ustalenie codziennych aktualizacji firmowych (dzięki temu wszyscy znają status projektu, status zadania itp.). Ważne jest też ustalenie w jaki sposób pracownicy będą korzystać z narzędzi - które z nich służą do oficjalnej komunikacji, a które do rozmów niekoniecznie związanych z pracą; jak zaznaczyć, że dane zadanie jest w trakcie wykonywania lub jest zakończone itd. Wszystkie te rzeczy pozwolą Wam zachować spójną strukturę pracy w każdych warunkach.

Obecna pandemia Koronawirusa jest wyjątkowa w skali światowej. Pracodawcy powinni zadbać o zdrowie i bezpieczeństwo swoich pracowników, dlatego praca zdalna jest świetnym rozwiązaniem. Chociaż Koronawirus nie stanowi większego zagrożenia dla osób młodych i zdrowych, rozprzestrzenia się w bardzo szybkim tempie i każda osoba, która dojeżdża do pracy autobusem lub tramwajem może potencjalnie przenosić wirus. Jako pracodawcy, musimy podjąć odpowiedzialność za ogół społeczeństwa i zminimalizować ryzyko rozprzestrzenienia się wirusa.

Jeśli potrzebujesz dodatkowych porad odnośnie pracy zdalnej lub chciałbyś przekazać projekt do realizacji zewnętrznemu zespołowi, aby odciążyć swoich pracowników w tej trudnej sytuacji - skontaktuj się z naszym zespołem INVO, który od lat pracuje w trybie zdalnym i ma bogate doświadczenie w realizacji projektów międzynarodowych.

Artykuł sponsorowany