Jak skutecznie zarządzać zespołem w pracy zdalnej?

Przede wszystkim, pandemia uświadomiła nam to, że praca biurowa może być w wykonywana całkowicie zdalnie. Jednak główną zmianą jest to, że z dnia na dzień work-life balance przekształcił się w work-life coexistence, czyli silne przenikanie się pracy i życia prywatnego. Teraz większość z nas musi godzić ze sobą obowiązki pracownika, małżonka czy rodzica na jednej przestrzeni, w tym samym czasie.

Pandemia zmieniła też nasz styl życia - mniej się przemieszczamy, bardzo mocno ograniczyliśmy naszą aktywność w ciągu dnia, co ma kluczowe znaczenie dla naszego zdrowia, a tym samym dla naszej pracy i efektywności. Spędzamy większość dnia siedząc - nie dojeżdżamy do pracy, nie przemieszczamy się po biurze. Robimy tylko kilka kroków do łazienki czy do kuchni. To wszystko sprawia, że nasze dni stają o wiele bardziej monotonne, co może negatywnie wpływać na nasze samopoczucie i motywację do pracy.

Stanowisko pracy oczywiście wciąż ma racje bytu, powiem więcej - jest teraz ważniejsze niż przed pandemią. O ile miejsce w sensie geograficznym nie ma znaczenia - wystarczy najczęściej dostęp do sieci, to miejsce w znaczeniu “wyposażenia” jest kluczowe.

Wcześniej pracowaliśmy w wygodnych, ergonomicznych biurach. Teoretycznie tę samą pracę możemy wykonywać w każdym innym miejscu, ale w praktyce efektywność pracy na kanapie, desce do prasowania czy małej toaletce z notebookiem bez myszki jest inna niż ta przy wygodnym biurku, dużym monitorze, siedząc na wygodnym fotelu.

W komfortowych warunkach możemy pracować dłużej, i efektywniej, a przede wszystkim zdrowiej, chroniąc się np. przed urazami kręgosłupa wynikającymi ze schylania się czy garbienia. Pracodawcy, jeżeli chcą zatroszczyć się o zdrowie pracowników, ich zadowolenie i efektywność, powinni zadbać o dostarczenie takich urządzeń i akcesoriów do pracy, które sprawią, że stanie się ona wygodna i efektywna na poziomie co najmniej wystarczającym.

Tomasz Szabunio, Team & People Development Expert, Dell Technologies Polska

Plusem z pewnością jest to, że nie musimy wychodzić z domu do pracy, stać w korkach, dzięki czemu oszczędzamy czas. Ale równocześnie jest to minus, ponieważ nie mamy jasno wyznaczonych granic rozpoczęcia i zakończenia pracy i rytuałów z tym związanych. Nie mamy wyraźnego sygnału i punktu, w którym wiemy, że “teraz skupiamy się na pracy i zadaniach” a “teraz odprężamy i relaksujemy”.

Jeżeli potrafimy efektywnie planować dzień, to na pewno zaletą będzie również to, że możemy przeplatać pracę z obowiązkami domowymi, co może pozytywnie wpłynąć na nasze relacje rodzinne. Możemy wyjść na spacer z psem, pobawić się z dziećmi, zjeść wspólnie obiad z drugą połówką, co kiedyś nie byłoby możliwe. Jeżeli z kolei organizacja dnia przychodzi nam z trudem, to może się okazać, że praca “zżera” nam go w całości, co jest bardzo niezdrowe, bo mamy poczucie, że jesteśmy w niej cały czas i nie odpoczywamy.

Dużym minusem jest również to, że bardzo zawęziła się grupa osób, z którymi mamy kontakt na co dzien. Brak rozmów, wspólnych żartów, poczucia przynależności do grupy czy wymiany myśli sprawia, że stajemy się mniej kreatywni. Jesteśmy bardziej przytłoczeni czy zestresowani obowiązkami, do których zaczynamy podchodzić odtwórczo i z mniejszym zaangażowaniem.

W badaniach na temat pracy zdalnej w pierwszym etapie rzeczywiście wykazywany jest wzrost efektywności pracownika, ale docelowo nie wszyscy odnajdują się w takim systemie. Na pewno pracy zdalnej musimy się nauczyć, ale też nie wszyscy mają do niej predyspozycje - zwłaszcza osoby ekstrawertyczne, dla których kontakt z ludźmi w pracy był ważny - funkcjonowanie zdalne jest bardzo trudne.

Przede wszystkim należy pamiętać, że przez izolację został wycięty “towarzyski” aspekt pracy. Dlatego to niezwykle ważne, by organizować spotkania, które będą dbały o integrację pracowników. Spotkania podczas których nie będziemy rozmawiali o pracy, tylko o tym, o czym zwykle rozmawialiśmy np. przy ekspresie do kawy.

Kiedy widzimy się na żywo inaczej odbieramy bodźce, jesteśmy bardziej świadomi nastrojów w zespole, sytuacji poszczególnych pracowników. Rozmawiając zdalnie na wideokonferencjach musimy włożyć więcej wysiłku w odczytywanie sygnałów niewerbalnych, one dochodzą też do nas z większym opóźnieniem, przez co takie kontakty są dla nas bardziej wymagające poznawczo do przetworzenia. Dlatego też wideokonferencje są bardziej męczące niż rozmowy na żywo, co utrudnia komunikację. Warto, abyśmy byli tego świadomi i wrażliwi na tę kwestię.

Moim zdaniem największym wyzwaniem dla liderów będzie nie tyle zarządzanie zespołem, co indywidualnym pracownikiem w obrębie zespołu i troska o to, by zrozumieć sytuację każdej osoby. Trzeba będzie de facto zbudować od nowa ducha zespołu i poczucie, że dalej nim jesteśmy, pomimo tego, że nie widzimy się codziennie na żywo, jak dotychczas.

Bardzo ważne są regularne spotkania - formalne i nieformalne - oraz przejrzyste i jasne komunikaty. Każdy członek zespołu musi czuć do niego przynależność i to, że łączy nas wspólny, zrozumiały cel, do którego wszyscy dążymy. Ale też, że wciąż mamy przestrzeń do tego, by rozmawiać nie tylko o samych obowiązkach zawodowych.

Bez technologii nie moglibyśmy w ogóle pracować zdalnie i to trochę szczęście w nieszczęściu, że gdy przyszła pandemia, to świat technologicznie był gotowy do tego, by umożliwić nam taką formę pracy i komunikację. Gdyby nie technologia nie tylko nie moglibyśmy być w kontakcie, ale przede wszystkim nie mielibyśmy dostępu do danych, a na nich przecież wszyscy pracujemy.

Technologia zapewnia nam bezpieczne miejsce, gdzie możemy przechowywać dane, umożliwia zdalne udostępnianie tych danych innym członkom zespołu oraz pozwala na wspólnie pracę nad dokumentami. Pomaga zadbać o bezpieczeństwo naszych połączeń i urządzeń - robić kopie zapasowe, nie trzymać istotnych informacji jedynie na dysku komputera, który może się zepsuć. Technologia jest naszym sprzymierzeńcem nie tylko w kontaktach formalnych, ale też tych nieformalnych i nie możemy o tym zapominać.

Aby utrzymać odpowiedni poziom motywacji w zespole, powinniśmy zadbać o to, aby zespół miał wspólny cel, który będzie zrozumiały, ale też inspirujący i aspiracyjny. Warto też zastanowić się nad dystrybuowaniem zadań w zespole - może warto przełamać pewną rutynę i rotować zadaniami między pracownikami, żeby dostarczać im bardziej zróżnicowanych bodźców i nowych wyzwań?

Managerowie i liderzy powinni być blisko pracowników, mobilizować ich i inspirować, starać się wczuć w ich sytuację i okazywać empatię, zrozumienie, ponieważ sytuacja każdego pracownika w pracy zdalnej jest inna. Pracownicy muszą mieć poczucie, że mogą liczyć na lidera i mogą zwrócić się do niego z prośbą o pomoc, jeżeli jej potrzebują.

Praca zdalna to dla wielu rutyna i monotonia, a także wyzwania związane z planowaniem dnia. Warto wspierać w tym pracowników np. poprzez zaproponowanie im poświęcania pół godziny czy godziny dziennie na samorozwój, zachęcenie do aktywności fizycznej czy dostarczenie im narzędzi do edukacji miękkiej, np. szkoleń z zarządzania czasem pracy, kreatywności czy radzenia sobie ze stresem.

Wartościowe mogą być również spotkania międzyzespołowe i konsultacje, dzięki którym można wymieniać doświadczenia i wzajemnie się inspirować, zobaczyć jak różne rozwiązania można wdrożyć w odpowiedzi na konkretne wyzwania. Ciężko podać tutaj jedną receptę, bo każdy zespół jest inny. Rolą lidera jest obserwowanie, analizowanie i poszukiwanie takich rozwiązań, które będą skuteczne w jego zespole i pozwolą się temu zespołowi rozwijać.

Artykuł sponsorowany