Jakie narzędzia wybrać, by skutecznie wprowadzić pracę hybrydową w firmie

Badania pokazują, że możliwość pracowania z domu, wpływa pozytywnie na motywację i zaangażowanie pracowników. Jednocześnie pozwala im zachować równowagę pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym.

Hybrydowy model pracy to połączenie klasycznego pracowania z biura i pracy zdalnej. Mimo że nie istnieje jej oficjalna definicja, naturalnie wykształciło się kilka sposobów realizowania tego modelu:

• z przewagą pracy zdalnej - pracownik większość swoich obowiązków wykonuje w domu, a mniej w biurze;
• z przewagą pracy w biurze - pracownik spędza większość tygodnia w biurze, a krótszy czas w domu;
• zrównoważony - najczęściej w modelu: tydzień zdalnie - tydzień w biurze; w tym przypadku pracownik przepracowuje tyle samo czasu z domu i biura;
• swobodny - pozwala pracownikowi samodzielnie decydować o tym, kiedy pracuje z domu, a kiedy przychodzi do biura.

Oczywiście żaden z wymienionych rodzajów nie jest obowiązkowy. Każda firma może indywidualnie umówić się z pracownikami i zdecydować, jak często i w jakie dni dozwolona będzie praca z domu.

Przed podjęciem decyzji o wprowadzeniu pracy hybrydowej w firmie, należy rozważyć wszystkie za i przeciw. Możliwość częściowej pracy z domu niesie ze sobą wiele korzyści. Warto je poznać, by wiedzieć, ile może na niej zyskać organizacja i jej pracownicy.

Przede wszystkim możliwość pracy z domu pozwala zadbać o lepsze samopoczucie pracowników, którzy mogą lepiej pogodzić domowe obowiązki z zawodowymi i łatwiej zorganizować swój czas.

To również możliwość zjedzenia domowego obiadu, a nawet poświęcenia przerwy na drzemkę. Większa elastyczność pozwala ludziom poczuć się swobodniej i mniej się denerwować. Nietracenie czasu na dojazdy przez kilka tygodni, mniejsze koszty utrzymania biura i mniejsze zanieczyszczenie środowiska również wpływają pozytywnie na wszystkie zatrudnione w organizacji osoby.

Przygotowując się do wprowadzenia pracy zdalnej, trzeba zadbać o wiele różnych aspektów. Jednym z nich jest komunikacja oraz zarządzanie projektami.

Są niezbędne do tego, by przepływ informacji w firmie się nie spowolnił i może go nawet przyspieszyć. Ważnym jest ustalenie jasnych zasad i dedykowanych kanałów komunikacji, by zachować porządek.

Praca zdalna wiąże się często z komunikacją asynchroniczną. Wobec niej również powinny zostać ustalone zasady. Mimo że większość prac można realizować samodzielnie, wspólne spotkania i planowanie zadań są niezbędne dla zachowania ładu i efektywności organizacji.

Zmiany i ich efekty należy nadzorować, aby wiedzieć, czy działają na korzyść firmy i pracowników. Dlatego warto przeprowadzić ocenę produktywności i powtarzać ją co jakiś czas, by na bieżąco móc wprowadzać niezbędne zmiany.

Wdrożenie pracy hybrydowej w firmie wiąże się ze zmianą organizacji jej działania. Część z procesów należy przenieść do internetu - jak spotkania zespołów czy planowanie zadań na kolejne dni. Do zapewnienia prawidłowego działania organizacji będą więc potrzebne narzędzia, które zoptymalizują te procesy i zapewnią bezpieczeństwo wszelkiego rodzaju danym przekazywanym pomiędzy pracownikami.

Podczas gdy pracownicy wykonują swoje obowiązki w rotacyjnym trybie pracy - przychodzą w kolejne dni lub tygodnie na zmianę - na terenie firmy jest ich mniej niż było w tradycyjnym modelu, gdy wszyscy pracowali z biura. W związku z tym możliwe jest oszczędzenie pieniędzy i zmniejszenie przestrzeni biurowej.

Taka decyzja wiąże się jednak z koniecznością opracowania systemu rezerwacji biurek, który zapobiegnie sytuacji, gdy osoba w biurze nie ma stanowiska, przy którym mogłaby pracować.

Nawet w przypadku gdy przestrzeń biurowa nie ulegnie zmniejszeniu, w wyniku rosnących zakażeń koronawirusem, dla bezpieczeństwa pracowników konieczne jest zapewnienie odpowiedniego odstępu pomiędzy stanowiskami, co samo w sobie zmniejsza przestrzeń możliwą na wykorzystanie pod kolejne biurka. 

Rezerwowanie biurek w arkuszu kalkulacyjnym jest możliwe, ale bardzo podatne na błędy. Zdecydowanie lepiej wybrać jedno z profesjonalnych narzędzi, które zajmuje się taką usługą i pomoże zadbać o porządek w rezerwowaniu stanowisk. Taki system można również wykorzystać do wdrożenia systemu rezerwacji sal konferencyjnych i innych wspólnych powierzchni biurowych.

Ewidencja czasu pracy hybrydowej to kolejna niezwykle ważna kwestia, którą warto zawierzyć zewnętrznemu oprogramowaniu dedykowanemu do tego celu. Jest ona bowiem dowodem przepracowanego czasu danej osoby i zgodnie z Kodeksem Pracy pracodawca zobowiązany jest do zbierania tego typu danych.

W przypadku, gdy wszyscy pracują z biura, listę obecności z godzinami wejścia i wyjścia można zorganizować nawet w tradycyjny sposób, jednak w przypadku pracy zdalnej byłoby to niemożliwe. Z tego względu [program do zarządzania godzinami pracy hybrydowej] (https://calamari.pl/blog/5-sposobow-wykorzystanie-ewidencji-czasu-pracy-do-organizacji-pracy-hybrydowej) będzie niezbędny do prawidłowego i wiarygodnego kolejkowania danych na temat przepracowanych godzin.

Przejście na elektroniczny tryb rejestrowania czasu pracy to również mniejsze szkody dla środowiska w związku z rezygnacją z papierowych wersji dokumentów oraz skrócenie czasu potrzebnego specjalistom HR do przygotowania cyklicznych raportów.

Dane przechowywane w programie RCP (rejestracji czasu pracy) są również szyfrowane w chmurze, dzięki czemu stają się dużo bardziej odporne na wszelkiego rodzaju narodzenia bezpieczeństwa.

Komunikacja w zespole jest niezbędna, by skutecznie realizować projekty. Podczas gdy część pracowników wykonuje obowiązki spoza biura, kontakt z nimi jest utrudniony. W związku z tym należy zadbać o narzędzia, które pomogą zachować dobry przepływ informacji.

Podczas rozważania, jakie narzędzie wybrać, należy zastanowić się nad wszelkim kanałami komunikacji, z których organizacja będzie potrzebowała korzystać, a następnie wybranie takiego (lub takich) programów, które najlepiej odpowiadają potrzebom firmy. Z pewnością należy wziąć pod uwagę takie możliwości narzędzi, jak:

• czat w czasie rzeczywistym,
• email
• wideokonferencje
• chaty grupowe
• przesyłanie niewielkich plików
• przesyłanie dużych plików
• dysk z projektami firmowymi w chmurze,
• zabezpieczanie danych,
• integracja z innymi narzędziami,
• zarządzanie projektami.

Warto zastanowić się równie, jakiego rodzaju dane powinny być wysyłane wybranymi kanałami komunikacji. Ważne dane, takie jak listy mailowe czy dane logowania na różne konta powinny być wysyłane jedynie dobrze zabezpieczonymi drogami, by nie doszło do ich przejęcia. Z tego względu należy szukać programów dedykowanych firmom, które dbają o najwyższy standard ochrony powierzanych im informacji.

Problem braku motywacji przy długotrwałej pracy zdalnej zdarza się często, dlatego podczas planowania modelu hybrydowego warto zadbać również o to, by pracownicy wykonujący obowiązki z domu nie czuli się wykluczeni i stale byli zmotywowani do pracy. Osobom pracującym z biura również przyda się dodatkowy zastrzyk motywacji.

Platformy do zarządzania talentów, często zintegrowane z kafeteriami benefitowymi, umożliwiają pracownikom śledzenie na bieżąco swoich osiągnięć. Element grywalizacji - zdobywanie punktów, osiąganie kolejnych etapów i wygrywanie nagród w postaci benefitów do wykorzystania sprawiają, że ludzie chętniej podejmują wyzwania.

Pracownicy czują się również pewniej, mogąc otrzymywać feedback i wiedząc, czy ich praca przynosi zadowalające efekty oraz czy są jakieś dziedziny, nad którymi muszą popracować. Takie bezstresowe podejście do wskazywania niedociągnięć pozwala w łagodny sposób przekazać niezbędne informacje, a jednocześnie podkreślić sukcesy.

Podobnie jak w przypadku rejestrowania godzin pracy, zarządzanie nieobecnościami jest nie tylko ważne z punktu widzenia informacyjnego, ale również obowiązkowe. Kodeks Pracy pozwala na dokumentowanie wniosków urlopowych w formie elektronicznej, co oszczędza czas działu HR i zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędu lub nadużycia.

W przypadku pracy hybrydowej elektroniczne wnioski urlopowe znacznie skracają czas procesowania zgłoszonego urlopu i przekazania informacji o decyzji w jego sprawie. Wszystko można załatwić za pośrednictwem przeglądarki internetowej w ciągu kilku kliknięć.

Programy do ewidencjonowania urlopów, takie jak Calamari, umożliwiają również oznaczanie w kalendarzu pracy zdalnej. Mogą więc stać się doskonałym źródłem informacji o dostępności pracowników w biurze w wybrany dzień. Dzięki synchronizacji z firmowym kalendarzem, informacje o nieobecnościach mogą wyświetlać się w kalendarzu obok planowanych spotkań i innych istotnych dat, a także zostać udostępnione wszystkim pracownikom lub tylko tej części, której takie dane są niezbędne do pracy.

Zarządzanie projektami to nie lada wyzwanie, nawet jeśli wszystkie osoby z zespołu ją na miejscu w biurze. W firmach specjalizujących się w tworzeniu software'u narzędzia takie jak Jira używane są już od lat. W przypadku mniej technicznych działów, niezwykłą popularnością cieszy się również Trello.

Proste dedykowane narzędzia do tworzenia list zadań i nadzorowania kolejnych etapów ich realizacji pozwala zachować ład w organizacji oraz doskonały przepływ informacji, który często niezbędny jest, by zdążyć z wykonaniem projektu na czas.

Możliwości, takie jak przypisywanie pracowników do zadań, przypomnienia, komentarze, sprawdzanie historii projektu - to tylko niektóre z tych, które pozwalają zoptymalizować pracę na odległość.

Zorganizowanie pracy hybrydowej w firmie to spore przedsięwzięcie, jednak dobrze zorganizowane może przynieść firmie wiele korzyści. Nie tylko pozwala przyspieszyć i zoptymalizować pracę, ale również zaoszczędzić pieniądze i zapewnić pracownikom odpowiedni work-life balance.