Klauzula poufności – czym jest i jakie są jej funkcje?

Klauzula poufności to dokument spisany w celu ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa i zabezpieczeniu wrażliwych informacji na jego temat. Umowa jest zawierana między stronami podejmującymi współpracę, gwarantując przy tym, że nie dojdzie do wycieku informacji firmowych. Klauzula zawiera uregulowane kwestie zabezpieczenia interesu firmy. Nie może jednak zawierać niedozwolonych postanowień umownych. Jej zapisy powinny chronić interes firmy.

Jak powinien wyglądać wzór klauzuli poufności? Wśród najważniejszych informacji powinny znaleźć się określenia zakresu poufności, czyli jakie dokładnie dane stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, a udostępnianie ich jest zabronione. Doprecyzowanie, czy istnieją sytuacje wyjątkowe, w których można posługiwać się poufnymi danymi. Należy wówczas wskazać odbiorców tych informacji. Obowiązkowe jest także podanie okresu, w którym klauzula ma obowiązywać. Ostatni niezbędny zapis klauzuli to określenie, jakie kary i sankcje grożą za naruszenie umowy.

Klauzula poufności musi być obecna również w CV kandydata o pracę. Dzięki niej pracodawca może przetwarzać dane kandydata w procesie rekrutacji.

To, czym jest tajemnica przedsiębiorstwa, czyli czego dotyczy klauzula poufności, jest uregulowana w Ustawie z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Czytamy w niej, że:

"Tajemnicą przedsiębiorstwa są informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności."

W zapisach wspomina się również o pozyskaniu, ujawnieniu, wykorzystaniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, czyli o nieuczciwej konkurencji.

Oprócz zwykłej klauzuli możliwe jest także zawarcie całej dodatkowej umowy w tym zakresie, nazywaną umową o zachowaniu poufności. Czym różni się klauzula poufności w umowie o pracę od umowy o zachowaniu poufności? Non-disclosure agreement, w skrócie NDA (umowa o zachowaniu poufności) to umowa zobowiązująca strony do zachowania poufności informacji przekazywanych w jej wykonaniu. Oznacza więc w praktyce to samo, co klauzula poufności.

Umowa zawiera jednak dodatkowe postanowienia i regulacje. Jej zapisy obowiązują w czasie dłuższej współpracy. Klauzula poufności, wydana dla pracownika, nie występuje samodzielnie. Zawsze jest włączona do innej umowy. Zawiera także zdecydowanie mniej rozbudowane postanowienia.

Jak pisaliśmy wyżej, ważność trwania klauzuli wyznacza podany w niej okres, np. od kilku miesięcy do kilku lat. Aby chronić dane, należy ustalić termin dłuższy niż termin obowiązywania samej umowy. Z reguły jednak obowiązek poufności nie powinien mieć terminu ważności. Powinien być w mocy tak długo, jak dana informacja stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa.

Ponadto klauzula poufności przestaje obowiązywać w przypadku gdy: tajemnica przedsiębiorstwa zostanie ujawniona publicznie, pracodawca zaprzestanie stosowania działań polegających na ochronie tajemnicy czy informacja utraciła wartość gospodarczą.

Tajemnicę przedsiębiorstwa podlegają ochronie na mocy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Pracodawca, pracownik, firma czy kontrahent, którzy podpisali oświadczenie o zachowaniu poufności, mają obowiązek przestrzegania jej zapisów pod groźbą kary. Za złamanie klauzuli poufności danych grozi kara grzywny, ograniczenia lub nawet pozbawienia wolności do lat dwóch.

Ponadto poszkodowany ma prawo żądać zaniechania szkodliwych działań oraz usunięcia ich skutków. Złożenia oświadczenia w odpowiedniej formie, naprawienia wyrządzonych szkód czy wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści.

Umowy o zachowaniu poufności, czyli dłuższe i bardziej szczegółowe niż klauzule, mogą być zawierane na czas określony. Zdarzają się również umowy zawierane czas nieokreślony lub nieoznaczony. Ma to dawać stronom niekończącą się ochronę przed wyciekiem wrażliwych danych. Umowa o zachowaniu poufności teoretycznie powinna obowiązywać bezterminowo. Istnieją jednak poglądy, że taką umowę można wypowiedzieć w każdej chwili, co doprowadza do wygaśnięcia zobowiązań.

Jeśli umowa jest zawarta na określony czas, powinna odpowiednio regulować zasady korzystania z informacji poufnych w przypadku zakończenia jej obowiązywania. Warto również umożliwić przedłużenie okresu trwania zobowiązań w przypadku upływu ich ważności.

Klauzula poufności często stanowi element umowy o pracę, a także umów cywilnoprawnych. Jest to rodzaj zabezpieczenia firmy przed działaniem nieuczciwej konkurencji. Wzór klauzuli poufności dla pracownika znajdziesz w internecie, podobnie jak wzór klauzuli poufności wynagrodzenia.