KSeF: Jak zarejestrować się w systemie i rozpocząć działalność?

Jak na razie nie trzeba rejestrować się w KSeF i korzystać z niego przy okazji wystawiania i odbierania faktur od kontrahentów, ale z czasem system ten stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Czasu pozostało niewiele, zwłaszcza że należy przeprowadzić audyt firmowy i wybrać odpowiednie oprogramowanie księgowe współpracujące z KSeF. Konieczne jest wdrożenie i przeszkolenie pracowników oraz rozpoczęcie korzystania z systemu. Wszystko to zajmie czas, dlatego warto już dziś rozpocząć działania w tym kierunku. 

Dodatkowo w celu zachęcenia podatników do rejestracji w KSeF już teraz, wskazano na szereg korzyści, które z tego wynikają:

• skrócenie okresu przeznaczonego na zwrot podatku VAT naliczonego – zamiast 60 dni może potrwać to maksymalnie 40 dni,
• brak konieczności wystawiania duplikatów faktur,
• łatwiejsze korygowanie faktur,
• brak obowiązku wysyłania na żądanie organów podatkowych struktury JPK_FA,
• usprawnienie obrotu gospodarczego,
• cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur pomiędzy podatnikami i ich księgowania,
• zwiększenie szybkości wymiany danych,
• automatyzacja procesów księgowych,
• przechowywanie i archiwizacja e-faktur przez okres 10 lat zapewniany przez administrację. 

Przede wszystkim jednak KSeF pozwala na wystawianie, wczytywanie oraz wysyłanie faktur online.

Jak informuje Ministerstwo Finansów, podatnik, który dobrowolnie korzysta z możliwości rejestracji w KSeF, powinien otrzymać uprawnienia do używania systemu. W tym celu musi złożyć do właściwego dla siebie urzędu skarbowego wniosek na formularzu ZAW-FA bądź wnioskować o to bezpośrednio poprzez stronę www.ksef.mf.gov.pl. W ZAW-FA należy wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF w imieniu podatnika. Taka osoba ma później możliwość nadawania kolejnych uprawnień w ramach systemu. 

Wyjątkiem od reguły jest podatnik będący osobą fizyczną, który nie musi zgłaszać wniosku ZAW-FA fiskusowi, ponieważ może korzystać z systemu KSeF, autoryzując się z użyciem podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeśli podpis ten nie zawiera numeru NIP bądź PESEL, podatnik może dokonać zgłoszenia np. za pomocą odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Osoba fizyczna ma automatycznie nadane pierwotne uprawnienia o charakterze właścicielskim w KSeF. 

Do grona osób zwolnionych ze zgłaszania się do urzędu skarbowego do KSeF za pomocą formularza ZAW-FA należą również podatnicy, którzy co prawda nie są osobami fizycznymi, ale mają jednocześnie elektroniczną pieczęć kwalifikowaną, zawierającą NIP. 

W przypadku chęci korzystania z KSeF należy wejść na stronę: https://ksef.mf.gov.pl/web/login. Tam krok po kroku przejdziesz proces rejestracji konta i logowania. Obejmuje on takie etapy jak:

• Wprowadź kontekst logowania – KSeF wymaga wyboru identyfikatora, którym może być NIP firmy lub identyfikator wewnętrzny. Po wpisaniu numeru NIP podatnik powinien kliknąć przycisk "Uwierzytelnij". 
• Wybór wariantu logowania do KSeF – może być to Profil Zaufany, Certyfikat kwalifikowany (podpis lub pieczęć kwalifikowana). Przy użyciu Profilu Zaufanego można logować się poprzez wpisanie loginu i hasła lub za pomocą bankowości elektronicznej. 

Na koniec trzeba podpisać dokument Profilem Zaufanym. 

W celu wymiany danych, wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych z KSeF należy nawiązać połączenie ze swoim programem księgowym, wykorzystywanym dotychczas w przedsiębiorstwie. Wymagać to będzie odpowiedniej konfiguracji. Należy przy tym:

• uzyskać token ze strony KSeF – w module "Administrator" w programie księgowym trzeba otworzyć okno edycji danych firmy i przejść do zakładki KSeF,
• wygenerować klucz API w serwisie księgowym,
• wpisać klucz API – generowanie klucza odbywa się na podstawie uprzednio uzyskanego tokena na Portalu Krajowego Rejestru e-Faktur Ministerstwa Finansów,
• zintegrować program księgowy.
• dokonać wysyłki dokumentów do KSeF.

Podatnicy przygotowują e-faktury w swoich systemach finansowo-księgowych w postaci plików xml, zgodnie ze schematem ustalonym przez Ministerstwo Finansów. Przesyłają je do KSeF za pomocą API – interfejsu umożliwiającego łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami. Resort nie narzuca żadnego konkretnego oprogramowania, z jakiego podatnik powinien korzystać. Za to musi on zapewnić zgodność wygenerowanego pliku faktury ze strukturą logiczną XSD e-faktury, określającą układ i wzajemne powiązania pól w dokumencie. 

Jeśli natomiast podatnik nie ma specjalnego rozwiązania do obsługi KSeF, to może wystawiać e-faktury za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez MF, tj.:

• Aplikacji Podatnika KSeF,
• E-Mikrofirmy,
• aplikacji mobilnej KSeF. 

Po dokonaniu rejestracji w KSeF logowanie odbywa się już zawsze na takich samych zasadach. Co dalej? Jak działa KSeF? Podatnik zarejestrowany w systemie będzie mógł już:

• wystawiać e-faktury,
• przeglądać wystawione i otrzymane faktury,
• pobierać otrzymane faktury,
• zarządzać uprawnieniami. 

Kluczową funkcjonalnością pozostaje wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Obejmuje to wygenerowanie dokumentu w programie księgowym w postaci pliku tekstowego w formacie xml, lokalną walidację pliku, nawiązanie połączenia z API KSeF, uwierzytelnienie użytkownika, a następnie rozpoczęcie sesji interaktywnej lub wsadowej. Należy na koniec przesłać plik faktury i zamknąć sesję oraz pobrać UPO – Urzędowe Potwierdzenie Odbioru.