Swoje archiwum w Chorzowie rozbudowuje ArchiDoc, firma oferująca usługi zarządzania dokumentami i obsługi procesów biznesowych. Dotychczas archiwum miało powierzchnię 15 tys. metrów kw. i mogło pomieścić 50 tys. metrów bieżących dokumentacji.
Po powiększeniu o kolejne ponad 5 tys. metrów kw., będzie to największe archiwum dokumentów w kraju – porównywalne z Archiwum Narodowym w Krakowie i znacznie większe od Biblioteki Narodowej w Warszawie, w której zbiory znajdują się na ok. 13 tys. metrów kw.
Co będzie przechowywane w 11 metrowych regałach? Choć coraz częściej przechowujemy dane w chmurze, część dokumentów musi być - z mocy prawa - w formie papierowej. Poza tym, cały czas niektórzy konsumenci nie chcą korzystać z dokumentów w formie elektronicznej.
W archiwach ArchiDoc można znaleźć na przykład dokumenty kadrowo-płacowe, do których przechowywania firmy są zobowiązane ustawowo, umowy z klientami, korespondencja z klientami, np. reklamacje czy też polisy ubezpieczeniowe ora dokumenty szkodowe. Z archiwów zewnętrznych korzystają przede wszystkim duże firmy prywatne.
Przechowywanie oryginałów w formie papierowej wcale nie wyklucza stworzenia cyfrowych wersji. Często dokument jest skanowany i pracownicy firmy klienta korzystają w swojej codziennej pracy z wersji elektronicznej.
Papierowe oryginały dokumentów trafiają do ArchiDoc i jeśli klient potrzebuje konkretny dokument, jest on udostępniany na żądanie w wersji elektronicznej.
