Numer NIP - jak sprawdzić? Do czego służy?

Numer Identyfikacji Podatkowej, w skrócie NIP, jest identyfikatorem, którym niektórzy podatnicy posługują się przy dopełnieniu licznych formalności w urzędzie skarbowym. NIP istnieje od 1996 roku. Na przestrzeni kolejnych 15 lat był nadawany zarówno prowadzącym działalność gospodarczą, jak i osobom fizycznym.

Jak wygląda numer NIP? Ile cyfr zawiera? Jest numerem niepowtarzalnym, nadawanym na cały okres prowadzenia działalności gospodarczej. Każdy NIP składa się z 10 cyfr, z których:

• pierwsze 3 cyfry oznaczają kod Urzędu Skarbowego nadającego NIP,
• kolejne 6 cyfr to kombinacja indywidualnie nadawana podatnikowi,
• ostatnia, 10. Cyfra to tak zwana liczba kontrolna.

Głównym zadaniem, jakie spełnia numer NIP, jest identyfikowanie przez Urząd Skarbowy podmiotów gospodarczych. Przy okazji warto powiedzieć o numerze EORI, którego posiadanie jest jednym z warunków przystąpienia do importu towarów z Chin. EORI jest unikalnym numerem nadawanym przez wspólnotowy system rejestracji i identyfikacji podmiotów gospodarczych. Pozwala bezpiecznie przejść odprawę celną w Unii Europejskiej przy importowaniu towarów z Chin. 

Jak sprawdzić numer EORI po NIP? To proste zadanie, ponieważ jest on tworzony na podstawie polskiego NIP-u. Składa się z przedrostka PL, do którego dodaje się NIP oraz 5 zer, o ile chodzi o przedsiębiorców zarejestrowanych w Polsce. Z perspektywy organów podatkowych NIP służy do identyfikacji podatników, płatników i inkasentów. 

Jeszcze do niedawna zarówno osoby fizyczne, które nigdy nie wykonywały działalności gospodarczej, jak i przedsiębiorcy posługiwali się numerem NIP. Z czasem jednak uległo to zmianie, a obecnie osoby prywatne w kontaktach z fiskusem posługują się wyłącznie numerem PESEL.

Aktualnie numer NIP pełni taką samą funkcję dla przedsiębiorców, jak numer PESEL w odniesieniu do osób prywatnych. Każda firma musi mieć swój numer NIP, a poza tym jest on identyfikatorem podatkowym dla:

• osób prawnych czy jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, które na podstawie ustaw podatkowych są podatnikami,
• podatników podatku od towarów i usług,
• innych podmiotów niż osoby fizyczne, osoby prawne czy jednostki organizacyjne, które w świetle ustaw podatkowych są podatnikami,
• płatników podatków,
• płatników składek na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne,
• wykonujących działalność nieewidencjonowaną. 

Kto nadaje NIP? Zajmuje się tym naczelnik urzędu skarbowego, a cała procedura odbywa się podczas rejestracji działalności gospodarczej. Dodatkowo NIP europejski jest nadawany podmiotom działającym na terenie Unii Europejskiej, by te mogły dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Dla uzyskania numeru NIP osoba fizyczna będąca przedsiębiorcą musi złożyć wniosek o jego nadanie. Realizowane jest to w ramach zakładania działalności gospodarczej, za pośrednictwem wniosku CEIDG-1. Nadanie numeru NIP zajmuje zazwyczaj tylko kilka dni. W parze z takim wnioskiem składasz zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7 i jest ono automatycznie przysłane przez urząd do fiskusa. 

Jeśli jednak nie podlegasz wpisowi do CEIDG jako osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną albo jako podatnik VAT, możesz złożyć zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-7 do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania. 

Osoba nieprowadząca działalności gospodarczej może ubiegać się o przyznanie w urzędzie skarbowym numeru NIP. Powinna złożyć wypełniony formularz NIP-3 w urzędzie właściwym ze względu na swoje miejsce zamieszkania. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje przy tym najczęściej pracodawca.

Jeśli nie wiesz, czy w ogóle masz NIP, możesz to zweryfikować. Jak sprawdzić numer NIP? Możesz udać się w tym celu do właściwego urzędu skarbowego i poprosić o sprawdzenie. Możesz też wnioskować do urzędu skarbowego o wydanie zaświadczenia o nadaniu NIP.

NIP można zweryfikować w bardzo prosty sposób w trybie online na rządowej stronie: https://ppuslugi.mf.gov.pl/_/, w zakładce "Co dalej", wybierając opcję Sprawdź NIP. Uzyskasz tam jednak tylko informację, czy NIP jest poprawny. 

Zdarza się, że ktoś podał Ci numer NIP, ale nie jesteś pewien, czy jest on poprawny. Jak sprawdzić NIP innej firmy? Można to zrobić za pośrednictwem strony Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jedyne, co jest potrzebne do takiej weryfikacji, to numer REGON, nazwa firmy bądź adres jej siedziby.

Natomiast nieco inaczej sprawdza się numer NIP europejski. Powinieneś wykorzystać do tego celu specjalny system unijny o nazwie VIES – VAT Information Exchange System, który można znaleźć w wyszukiwarce na stronie Komisji Europejskiej. 

Numer NIP może posłużyć do pobrania danych kontrahenta z bazy Głównego Urzędu Statystycznego. Jeśli numer ten zostanie wpisany w polu "Nabywca", system automatycznie podpowie nazwę kontrahenta z bazy GUS.