Od 2024 r. wchodzi KSeF. Jak się przygotować na rewolucję w fakturach?

KSeF wyzwaniem dla przedsiębiorców

Ręczne wystawianie faktur odchodzi do lamusa. Nie tylko tych pisanych, ale też wystawianych np. w edytorach tekstu. 1 stycznia 2024 r. każdy przedsiębiorca będzie musiał wystawić fakturę elektronicznie, i to w sposób określony ustawowo, a więc ustrukturyzowany. Oznacza to, że każda faktura będzie wyglądała tak samo. Obowiązek ten dotyczy wszystkich osób prowadzących działalność – nawet tych, którzy wystawiają w miesiącu jedną fakturę, czyli np. samozatrudnionych.

Oznacza to też, że od 2024 r. wystawianie faktur bez dostępu do internetu stanie się praktycznie niemożliwe. Niezbędny będzie też system, który pozwoli przedsiębiorcy taką e-Fakturę wystawić. Ministerstwo Finansów udostępnia darmową aplikację podatnika KSeF.

Do planowanych zmian warto przygotować się już dziś. Przedsiębiorcy, którzy są na etapie wybierania programu do prowadzenia księgowości, powinni zastanowić się, czy nie warto wybrać kompleksowego rozwiązania. Oprogramowania, które pozwoli także na wystawianie ustrukturyzowanych e-Faktur. Taką możliwość zapewnia inFakt. Faktury wystawiane w aplikacji spełniają wymogi i są przesyłane bezpośrednio do KSeF.

Jakie są założenia KSeF?

System KSeF sprawdza poprawność wystawianych faktur, nadaje im odpowiedni numer, ale też monitoruje datę i godzinę ich wystawienia. W przypadku błędów informuje o odrzuceniu faktury.

KSeF oznacza również stały monitoring faktur przez organy podatkowe. Będą one mogły przeprowadzać zautomatyzowane kontrole podatkowe. System ma również doprowadzić do likwidacji konieczności przesyłania do urzędów skarbowych plików JPK. Wystawienie faktury w systemie będzie oznaczać, że trafia ona od razu do obiegu, a więc jakiekolwiek zmiany w takiej fakturze powodują jej korektę.

Przepisy w zakresie KSeF przewidują również kary w razie niedopełnienia obowiązków. Podatnik, który wystawi fakturę poza systemem, narazi się na karę w wysokości do 100 proc. podatku VAT na fakturze, a dla faktury bez VAT 18,71 proc. wartości faktury, nie mniej niż 1000 zł. W przypadku awarii KSeF i nieprzesłania faktur w określonym terminie nie mniej niż 500 zł. Co ważne, kary będą obowiązywać dopiero od 1 lipca 2024 r.

Jakie korzyści i ułatwienia dla przedsiębiorców wprowadza KSeF?

System KSeF niesie za sobą szereg korzyści i ułatwień. Zachętą ze strony Ministerstwa Finansów, żeby już teraz korzystać z e-Faktur, jest szybszy zwrot VAT o 20 dni, co oznacza skrócenie terminu z 60 do 40 dni. Zalety e-Faktur?

1. Przedsiębiorcy nie będą musieli archiwizować wystawianych faktur. Faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat.
2. Podczas ewentualnej kontroli podatkowej urząd skarbowy nie będzie prosił o okazanie faktur.
3. W związku z tym, że faktury będą przechowywane w systemie, przedsiębiorcy nie będą musieli wystawiać faktur duplikatów. W systemie żadna faktura się nie zgubi ani nie zniszczy.
4. Obieg faktur stanie się łatwiejszy, a faktury będą jednolite.
5. W systemie będziemy nie tylko wystawiać dokumenty, ale też je odbierać. To oznacza, że osoba prowadząca firmę nie będzie musiała czekać np. na dostarczenie faktury pocztą czy też jeździć do kontrahenta, żeby fizycznie odebrać fakturę. Wystarczy, że wyrazimy zgodę na otrzymywanie e-Faktur tą drogą. To na pewno pozwoli na zaoszczędzenie czasu.
6. Co istotne z punktu widzenia podatnika, każda faktura będzie poprawnie wystawiona. System nie pozwoli na wystawienie faktury z błędem. Obecnie korekty faktur wymagają uzgodnienia zmiany z kontrahentem. Po wprowadzeniu KSeF chcąc wystawić i uwzględnić korektę w rejestrach VAT, nie będziemy już musieli dopełniać żadnych formalności. Od 1 stycznia 2024 r. niezależnie od tego, jak została wystawiona faktura pierwotna, fakturę korektę przedsiębiorcy będą wystawiać w systemie. Z obiegu znikną noty korygujące do faktur ustrukturyzowanych. W miejsce noty korygującej ma pojawić się propozycja faktury korygującej, którą odbiorca wystawi dla sprzedającego.

System KSeF to nie tylko zbiór faktur przedsiębiorców, to również potężne narzędzie dla Krajowej Administracji Skarbowej. Rozwiązanie to pozwoli na bieżącą i zautomatyzowaną kontrolę rozliczeń.

Z drugiej strony system doprowadzi do zwiększenia bezpieczeństwa transakcji handlowych. Da również możliwość wglądu do wystawionej faktury w każdej chwili, bo e-Faktura nie zginie oraz nie ulegnie zniszczeniu. System wyeliminuje również błędy, a odczytywanie faktur będzie proste i przejrzyste.

Warto wziąć pod uwagę nieuchronne zmiany i wejście w życie elektronicznego systemu do wystawiania, przechowywania i odbierania faktur. Przedsiębiorca może już dziś przygotować się na to, co czeka go od 2024 r. i wybrać takie oprogramowanie do księgowości, które pozwala na wystawianie faktur zgodnych z wymogami KSeF.