Gdy chcesz prowadzić biznes, a nie zajmować się drukowaniem, skanowaniem i pilnowaniem kurierów – musisz podjąć jedną decyzję. To rezygnacja z papierowych dokumentów. Dziś ich cyfrowy odpowiednik ma identyczną moc prawną jak zadrukowany papier.
Najpierw przygotowujesz umowę. Potem wysyłasz ją mailem do kontrahenta. Ten nanosi swoje uwagi i poprawki, które są procedowane po twojej stronie. Po kilku dniach i wymianach wiadomości macie w końcu uzgodnioną treść dokumentu. Czas ją podpisać. Drukujesz więc umowę w co najmniej dwóch egzemplarzach, podpisujesz oba i wysyłasz pocztą lub kurierem. Po kolejnych kilku dniach umowa wraca do ciebie z podpisem drugiej strony.
Albo – żeby przyspieszyć sprawę – skanujesz podpisaną umowę i przesyłasz mailem, aby kilka godzin później otrzymać zeskanowaną wersję z podpisami. Ruszasz z realizacją kontraktu, ale czujesz niepokój – czy skanowany dokument w ogóle jest ważny? Czy otrzymasz finalnie jego papierową wersję?
Czas biegnie, dni mijają, a ty tracisz pieniądze. Może ubiec cię konkurencja, możesz stracić wydane zbyt szybko środki na realizację kontraktu, który (w formie papierowej) w końcu jednak nie zostanie podpisany. Albo jeszcze gorzej – zrealizujesz umowę, której de facto nigdy nie było i nie będziesz nawet mógł domagać się wynagrodzenia, bo (niedoszły) kontrahent będzie twierdził, że przecież nic nie podpisywał.
Brzmi nieprawdopodobnie? Internet jest pełen podobnych historii, choć wszystkich tych sytuacji można byłoby uniknąć – oszczędzając przy okazji wiele czasu i środków – dzięki podpisowi elektronicznemu.
Wszystko, co chciałbyś i powinieneś wiedzieć o podpisie elektronicznym w firmie – także jednoosobowej. Zapisz się na bezpłatny webinar z ekspertami. Zapraszamy 23 listopada, o godzinie 19.00.
E-dokumenty z e-podpisem
Obecnie już ok. 9 mln Polaków korzysta z platformy ePUAP oraz dostępnego tam podpisu zaufanego, który umożliwia kontakt z administracją publiczną. To możliwość wysyłania dokumentów, sprawozdań, zeznań podatkowych i innych pism, wymagających poświadczenia, że wysłała je ta konkretna osoba. W sumie to kilkaset różnych spraw urzędowych, które można załatwić online – bez wychodzenia z domu i spacerów po urzędach.
Problem pojawia się jednak wtedy, gdy podpis muszą złożyć przedstawiciele firm, na przykład na różnego rodzaju umowach, zawieranych między sobą, ze swoimi klientami czy nawet współpracownikami
Stąd pojawienie się na rynku podpisu elektronicznego, składanego za pośrednictwem specjalnie w tym celu stworzonej platformy, która łączy podpisujących, weryfikując jednocześnie ich tożsamość zgodnie z obowiązującym już od wielu lat prawem.
Liderem wśród takich podmiotów na rynku jest Autenti. Firma zyskuje coraz więcej klientów dzięki łatwości i użyteczności oferowanych rozwiązań.
Szybko
To pierwsza zaleta Autenti. Podpisanie nawet najdłuższej umowy zajmuje tylko kilka minut. Mając założone konto firmowe na Autenti, po prostu wgrywasz dokument (np. w formie pliku doc lub pdf), wpisujesz dane osób, które mają dokument podpisać (w tym adresy e-mail tych osób) i wysyłasz dokument (lub paczkę dokumentów np. z załącznikami) do podpisu.
Co istotne – sam nie musisz się tym zajmować. Możesz dodać do systemu współpracowników, którzy zadbają o cały proces, a ty dostaniesz tylko maila, dzięki któremu szybko podpiszesz dokumenty. Sam podpis zajmie mniej niż 30 sekund.
Bezpiecznie
Zabezpieczenia stosowane na platformie są zgodne z najnowszymi wymogami dotyczącymi bezpieczeństwa. Firma wykorzystuje technologie szyfrowania zgodne z tymi stosowanymi przez instytucje bankowe.
Autenti jest wpisane do rejestru dostawców usług zaufania. Dokumenty podpisywane na platformie są prawnie wiążące na terenie całej UE, zgodnie z rozporządzeniem eIDAS, które weszło w życie w 2014 roku. Reguluje ono wszelkie aspekty związane z elektronicznym podpisywaniem dokumentów, w tym określa wspomniany rejestr dostawców usług zaufania.
Wydajnie
Skoro przygotowanie dokumentu do podpisu przez Autenti zajmuje kilka minut, a samo jego podpisanie mniej niż 30 sekund – korzyści dotyczące zwiększonej wydajności w firmie są bezsprzeczne. Od razu można zacząć pracę, realizację umowy, mając podpisany i prawnie wiążący dokument, który pozostaje zabezpieczony na platformie, skąd zawsze można go pobrać wraz z wszelkimi informacjami dotyczącymi m.in. czasu i osoby składającej swój podpis.
Webinar. Podpis elektroniczny w praktyce
To oczywiście tylko kilka wybranych korzyści. Podpis elektroniczny w firmie to temat niezwykle istotny dla każdego, kto prowadzi swój biznes – niezależnie od tego, czy jest to jednoosobowa działalność freelancera, czy korporacja, obracająca tysiącami dokumentów.
W każdym przypadku wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów oszczędza czas i znacząco obniża koszty działalności.
O tym, jak zwiększyć skuteczność biznesu, podpisując dokumenty przez Internet w mniej niż 15 minut zamiast kilku dni.
W jaki sposób w stu procentach wyeliminować papier w działalności.
Jak zyskać przewagę nad konkurencją, zwiększając przy tym satysfakcję klientów.
Jak pomóc sprawniej działać biznesowym partnerom i jak to wszystko zrobić za pomocą komputera, tabletu lub smartfona bez konieczności opuszczania z firmy.
O tym wszystkim opowiemy podczas webinaru – we wtorek, 23 listopada, o godzinie 19.00.
Gościem Wirtualnej Polski będzie Tomasz Plata, członek zarządu i współzałożyciel Autenti. By wziąć udział w webinarium, wystarczy się zarejestrować pod tym linkiem.
Krzysztof Mirończuk, dziennikarz, przedsiębiorca korzystający na co dzień z Autenti.
Partnerem treści jest Autenti