Porównanie KSeF z innymi europejskimi systemami e-faktur

Ministerstwo Finansów w Polsce wyjaśnia, że wprowadzenie e-fakturowania ma przede wszystkim ułatwić życie przedsiębiorców i zdjąć z ich barków wiele obowiązków formalnych. Digitalizacja fakturowania i księgowania oraz przesyłania danych do urzędu skarbowego jest naturalnym etapem rozwoju. Dla przedsiębiorców podstawową korzyścią wynikającą z systemu KSeF czy w ogóle z elektronicznej wymiany danych – EDI, jest zredukowanie kosztów oraz zmniejszenie czasu wymaganego na realizację procesowania dokumentów papierowych – ich wystawiania, weryfikowania, przesyłania i ewentualnej korekty.

Dalsza część artykułu pod materiałem wideo

Rządy wielu państw decydują się na wdrożenie systemu e-faktur dla podatników, ale i dla państwa, ponieważ jest to jedno z narzędzi pozwalających na zmniejszenie luki w VAT. Kraje zaczynają proces wdrażania takich systemów od wprowadzenia wymogu związanego ze współpracą firm z instytucjami administracji publicznej, tzw. B2G – Business to Government. W kolejnym kroku pojawia się dla przedsiębiorstw w kontaktach B2B – Business to Business. 

W naszym kraju czy we Francji, jak i w Niemczech i Holandii, najpierw wprowadzono faktury elektroniczne związane z zamówieniami publicznymi. W Polsce stało się to za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania, w skrócie PEF. Z czasem jednak platforma ta zostanie najprawdopodobniej zintegrowana z KSeF na wzór rozwiązania francuskiego.

W Polsce od 1 lipca 2024 roku duże przedsiębiorstwa będą musiały posługiwać się e-fakturami wystawianymi w Krajowym Systemie e-Faktur, ale nie jesteśmy odosobnieni we wdrażaniu takich rozwiązań. W pierwszej kolejności przepisami wprowadzającymi konieczność e-fakturowania np. w Rumunii zostali objęci producenci towarów w kategorii wysokiego ryzyka podatkowego. W Belgii natomiast były to po kolei – duże, średnie, a na koniec małe przedsiębiorstwa. 

Na początek w Polsce obowiązkiem e-fakturowania w KSeF objęte zostaną firmy krajowe. W Słowacji i w Serbii władze postanowiły tak samo – na drugim etapie do podmiotów krajowych dołączyły również zagraniczne. 

Polska jest kolejnym krajem w Europie wprowadzającym e-fakturowanie w kontaktach B2B. Wcześniej zrobili to inni. Jak działają ich systemy?

Już w 2014 roku włoski rząd wprowadził obowiązkowe e-fakturowanie B2G dla dostawców do administracji publicznej i urzędów państwowych. FatturaPA to nazwa e-faktury we Włoszech i jedyny rodzaj tego dokumentu, jaki jest akceptowany przez organy rządowe. 

Z kolei SDI to skrót od nazwy systemu e-faktur we Włoszech – Sistema di Interscambio. To oficjalny system wymiany dokumentów i tylko wystawione w nim e-faktury są akceptowane przez urzędy. SDI akceptuje wyłącznie standardowy format FatturaPA, ustalony przez Włoską Agencję Skarbową – Agenzia delle Entrate. Podatnicy zobowiązani są do dostarczenia informacji wymaganych przez ustrukturyzowaną fakturę w cyfrowym formacie XML, podobnie jak ma to miejsce w Polsce. 

Od 1 stycznia 2019 roku wszystkie faktury dokumentujące sprzedaż towarów lub świadczenie usług przeprowadzanych pomiędzy włoskimi podmiotami – mającymi miejsce zamieszkania lub siedzibę działalności we Włoszech, muszą być elektroniczne. Wymóg ten został wprowadzony na mocy ustawy budżetowej na 2018 rok. Dotyczy to zarówno operacji B2B, jak i B2C. Podmiot chcący wypełnić e-fakturę, potrzebuje oprogramowania, które umożliwia kompilację pliku z fakturą w formacie XML, zgodnie z wymogiem przepisu urzędu skarbowego z 30 kwietnia 2018 roku. SDI służy dziś do wysyłania do klientów dokumentów elektronicznych. Jeśli przedsiębiorca uczyni inaczej, faktura będzie uznana za niewystawioną. 

Od lipca 2022 roku zgodnie z decyzją włoskiego Senatu zarówno podatnicy będący rezydentami, jak i nierezydentami muszą generować i przesyłać faktury w formacie XML i zgłaszać je do SDO. 

We Francji natomiast e-fakturowanie B2G działa od 2017 roku – za pośrednictwem platformy Chorus Pro. Przedsiębiorcy wykorzystywali ją do wystawiania dokumentów dla agencji rządowych i podmiotów publicznych. Jednak począwszy od 1 lipca 2024 roku, czyli tak jak w Polsce, Francja ma wdrożyć stopniowo e-fakturowanie w modelu B2B i e-sprawozdawczość B2C. Francuski urząd skarbowy, czyli DGFIP, potwierdził ogólnokrajowe stosowanie mandatu do e-fakturowania poprzez rozporządzenie nr 2021-1190, opublikowane we francuskim Dzienniku Urzędowym z 16 września 2021 roku. Wskazane rozporządzenie wprowadza obowiązek e-fakturowania dla krajowych transakcji B2B i elektronicznej sprawozdawczości dotyczącej danych transakcji w zakresie transgranicznych transakcji B2B i transakcji B2C podlegających opodatkowaniu we Francji oraz danych dotyczących płatności za usługi. 

Podatnicy we Francji mają prawo do wyboru jednego z dwóch sposobów na wystawianie, wymianę, przesyłanie i przetwarzanie e-faktur:

• Krajowy portal fakturowania PPF – Portail Public de Facturation, oparty o Chorus Pro, gdzie proces dostawy i raportowania będzie odbywał się automatycznie w DGFIP.
• PDP – Plateformes de Dématérialisation Partenaire, czyli fakturowanie za pośrednictwem zaufanej trzeciej strony. Dokumenty mogą być przesyłane bezpośrednio między certyfikowanymi platformami prywatnymi, bez korzystania z platformy publicznej. 

Jak w innych krajach działa e-fakturowanie? UE popiera kierunek dotyczący zamiany dokumentów papierowych i elektronicznych na ustrukturyzowane e-faktury tworzone według tego samego schematu. Niemcy, Rumunia i inne państwa członkowskie UE dopiero rozważają wprowadzenie e-faktur o podobnym kształcie, jak KSeF w Polsce czy Chorus we Francji.