Program poleceń pracowniczych bez tajemnic

Z poleceniami pracowniczymi jest jak z reklamami niektórych hydraulików – tanio, szybko i dobrze. Z tą jedną różnicą, że to wszystko prawda. Nic dziwnego, że rekruterzy i specjaliści ds. HR marzą o jak największej liczbie poleceń od swoich współpracowników. Po prostu wiedzą, że prawdopodobieństwo znalezienia w ten sposób nowego pracownika jest relatywnie bardzo wysokie.

A lista plusów poleceń od obecnych pracowników jest znacznie dłuższa:

• Skracają czas trwania procesów rekrutacyjnych – bo nasz pracownik szybko dowiaduje się o rekrutacji i szybko przekazuje informacje obu stronom. Rekrutacja też często traktuje takiego kandydata priorytetowo, a i on lub ona zwykle szybciej podejmują decyzje.
• Obniżają koszty – nie musimy wydawać budżetu na drogie reklamy zwiększające zasięgi, bo dzięki poleceniu dobrego kandydata mamy na wyciągnięcie ręki. Warto też dodać, że rekomendowana osoba jest skłonna przyjąć nawet nieco niższą ofertę finansową, bo od kolegi czy koleżanki wie, że nowa praca jest tego warta.
• Podnoszą wskaźniki związane z Candidate Experience – zwykle rekruterzy nie kryją, że traktują polecaną osobę wyjątkowo – to naturalne, że HR nie chce zawieść zaufania współpracownika, a później widać to w wynikach ankiet.
• Poprawiają skuteczność rekruterów – szybko zrekrutowany kandydat to efektywny rekruter. A źródło aplikacji, to już sprawa drugorzędna.
• Zapewniają lepsze dopasowanie – kto lepiej zna firmę niż jej pracownicy? W efekcie możemy liczyć na to, że nie polecą kogoś, kto zupełnie nie pasuje do jej zespołu czy kultury organizacyjnej.
• Ułatwiają wdrożenie – gdy zatrudniamy kogoś z polecenia, to zyskuje on u nowego pracodawcy kogoś w rodzaju naturalnego Buddy’ego. Nawet jeśli zaprzyjaźniony kolega czy koleżanka na co dzień pracują w zupełnie innym dziale, to nadal często służą wsparciem w pierwszych dniach, podpowiadają, co jak działa czy z kim dany temat można sprawnie załatwić. To wszystko ułatwia start w przedsiębiorstwie i pomaga wdrożyć się w nowe środowisko.
• Obniżają rotację (lub jak wolą rekrutacyjni puryści fluktuację) – badania pokazują, że osoby zatrudnione po poleceniu współpracownika zostają w firmie dłużej niż kandydaci z innych źródeł.

Skoro już nikt nie ma wątpliwości co do zalet i korzyści dla firmy, to warto zastanowić się, jak zadbać o to, by poleceń od zatrudnianych przez nas pracowników było jak najwięcej. Warto mądrze zaprojektować program poleceń już na jego starcie.

Na początek pamiętaj, że zarekomendowanie znajomego czy znajomej to ze strony zatrudnianego przez Ciebie pracownika przysługa. Od nikogo nie można tego wymagać. Po pierwsze, zespół może zwyczajnie nie mieć w danym czasie w swoich kręgach nikogo, kto pasuje do prowadzonych przez firmę rekrutacji. A po drugie, z przeróżnych przyczyn może nie chcieć występować w roli pośrednika czy kogoś, kto inicjuje kontakt obu stron. Rekomendacja to też swego rodzaju odpowiedzialność. Rolą działu HR jest zatem maksymalne zachęcenie zespołu do dzielenia się swoimi znajomościami i sprawienie, by udział w programie poleceń był dla współpracowników pozytywnym doświadczeniem – niezależnie od finalnego wyniku rekrutacji.

Koniecznie tak zaprojektuj ścieżkę polecenia, by całość była dla każdego intuicyjna i łatwa. Czy Twoi pracownicy wiedzą, gdzie i jak zgłosić swoje rekomendacje? A może proces przekazywania danych znajomego jest przyjazny dla użytkownika? Czy potrzebne jest CV rekomendowanej osoby czy wystarczą jej podstawowe dane kontaktowe? Jasno wyznacz sposób zgłaszania polecenia i zadbaj, by proces ten był jak najkrótszy i wygodny dla Twoich pracowników. Świetnym rozwiązaniem może się okazać wykorzystanie systemu ATS, gdzie pracownicy mieliby możliwość polecenia konkretnej osoby i powiązania jej z danym procesem rekrutacyjnym. Łatwy i przyjazny moduł poleceń pracowniczych posiada np. HRlink.

Po drugie, nagroda za polecenie zaprzyjaźnionej osoby musi być atrakcyjna. Co do tego nie ma wątpliwości. Wysokość tzw. bounty powinna zależeć przede wszystkim od średnich zarobków w danym przedsiębiorstwie i możliwości firmy. Pamiętaj jednak, by w zasadach programu zadbać również o interesy firmy. Przede wszystkim wysoka nagroda powinna przysługiwać za proces zakończony sukcesem – czyli finalnym zatrudnieniem rekomendowanego kandydata.

Wiele firm dodaje też warunek o minimalnym stażu po podpisaniu umowy (np. dodatkowe wynagrodzenie wypłacane jest po 3 miesiącach pracy nowego członka zespołu. Warto również uzależnić wysokość nagrody od poziomu stanowiska szukanego pracownika – np. wyższe kwoty w przypadku rekrutacji managerskich. Zdarza się też, że Dział HR może podnieść bounty w przypadku trudnych procesów rekrutacji, w których obsadzenie wakatu jest dużym wyzwaniem.

Warto długofalowo zaplanować kanały, jakimi będziemy naszych pracowników informować o programie poleceń pracowniczych. Uwzględnij to już na etapie onboardingu. Konieczne jest również stałe informowanie o bieżących rekrutacjach.

A co jeśli w teorii wszystko to funkcjonuje, ale w praktyce od tygodni nie dostałeś żadnego polecanego nazwiska? Prawdopodobnie Twój program poleceń dołączył do stosu zakurzonych i zapomnianych przez team procedur i regulaminów. Wtedy może pomóc ciekawie pomyślana wewnętrzna akcja promocyjna lub uatrakcyjnienie nagród dla uczestników programu poleceń pracowniczych.

Inny ważny element, o który należy zadbać, to feedback dla członka zespołu, który zdecydował się przykazać nam rekomendację. Już na początku należy przekazać współpracownikowi, że jego polecenie dotarło do Działu HR i polecana kandydatura będzie z pewnością ujęta w procesie rekrutacji. Na tym etapie dobrze jest przypomnieć o zasadach programu. Później warto udzielić informacji o kolejnych etapach rekrutacji, do których dociera polecany znajomy. Będzie to na pewno dobrze widziane. Powiadomienie o finalnym wyniku rekrutacji kolegi lub koleżanki to element konieczny feedbacku dla współpracownika.

Na każdym z tych etapów naszą rolą jest zadbanie o docenienie rekomendującego kandydata członka załogi. Powinien on mieć poczucie, że firma jest wdzięczna za każde polecenie. Niech to będzie mocno widoczne w każdej wiadomości od Działu HR, która wiąże się z programem poleceń od pracowników.

Zastanów się też, jak można dodatkowo wzmocnić ten efekt. Być może w przypadku Twojej organizacji sprawdzi się pokazywanie uczestników programu w komunikacji wewnętrznej? A może dla osób, które polecają często i skutecznie warto zaplanować dodatkową bonifikatę? Dostosuj ją do Twoich pracowników i ich oczekiwań, a następnie zadbaj o właściwą komunikację, a poziom i ilość poleceń z pewnością pójdą w górę.