Biuro rachunkowe WARIDO to firma z ponad 18-letnim doświadczeniem, specjalizująca się w kompleksowej obsłudze księgowej firm z różnych branż. Jako lider w dziedzinie rachunkowości, stawia na innowacyjne podejście i nowoczesne rozwiązania. Jednym z głównych atutów jest możliwość współpracy online, co sprawia, że oferowany przez biuro zakres usług jest dostępny dla przedsiębiorstw z całej Polski.
Redakcja: Pani Katarzyno, na czym dokładnie polega Krajowy System e-Faktur (KSeF) i dlaczego jest on ważny dla przedsiębiorców?
Katarzyna Lisowska (WARIDO): Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, który pomoże przedsiębiorcy w wystawianiu oraz otrzymywaniu faktur ustrukturyzowanych. Posłuży także do ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym, jak również do weryfikowania zgodności faktury ze wzorem. Digitalizacja to naturalny kierunek rozwoju wielu branż i to samo dzieje się aktualnie w księgowości. Właściciele firm z pewnością docenią elektroniczną wymianę dokumentów, która wpłynie na zredukowanie kosztów i szybsze rozliczanie.
KSeF jest szczególnie ważny dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, ponieważ przyspieszy on zwrot podatku. W obecnym systemie czas oczekiwania wynosi około 60 dni, a po zmianach zostanie skrócony do 40 dni, co wpłynie korzystnie na płynność finansową firm.
Redakcja: W jaki sposób biura rachunkowe mogą ułatwić proces implementacji KSeF?
Katarzyna Lisowska (WARIDO): Profesjonalne biura rachunkowe ułatwią proces implementacji KSeF za pomocą wypracowanych systemów. Co więcej, większość z nich ma już za sobą pierwsze pilotażowe wdrożenia, które potwierdzają skuteczność i efektywność tej adaptacji.
Warto wspomnieć, iż biura w dalszym ciągu nie księgują automatycznie faktur, ponieważ zatwierdzenie każdej z nich przez cały czas pozostaje w gestii klienta. Tak więc należy z pełną mocą zaznaczyć, że etap weryfikacyjny jest ważny, a pominąwszy go, dochodzi do sytuacji ryzykownego, niekontrolowanego księgowania.
Podsumowując, rzetelne biura rachunkowe nie tylko ułatwią proces implementacji KSeF, ale również pomogą klientom zachować pełną kontrolę nad ich finansami i zobowiązaniami podatkowymi.
Redakcja: Jaki wpływ ma KSeF na obowiązki związane z archiwizacją dokumentów księgowych?
Katarzyna Lisowska (WARIDO): Ustawodawca, wprowadzając KSeF, myślał o zminimalizowaniu papierowego obiegu dokumentów. System ten ma skutecznie zapewnić możliwość bezpiecznego ich archiwizowania oraz dać możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującym prawem.
Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, począwszy od końca roku, w którym dokument ten został wystawiony. Wprowadzone zmiany spowodują, że zniknie konieczność archiwizowania i przechowywania dokumentów księgowych na swój własny koszt. System sprawi, że przedsiębiorca w razie potrzeby uzyska łatwy i szybki dostęp do dokumentów.
Należy jednak pamięć o szczególnym okresie archiwizacji, który dotyczy pewnego rodzaju dokumentów odnoszących się do środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, przedsiębiorcy są zobowiązani do zachowania takich dokumentów przez 5 lat od końca roku, w którym nastąpiło zakończenie procesu amortyzacji.
W praktyce może się okazać, że konieczność przechowywania dokumentacji dotyczącej środków trwałych wydłuża się do ponad 10 lat. W przypadku, gdy okres archiwizacji w systemie KSeF wynosi 10 lat, przedsiębiorca musi samodzielnie zadbać o przechowywanie ustrukturyzowanych faktur poza systemem aż do wygaśnięcia terminu przedawnienia. Dlatego warto rozważyć pobranie i zorganizowanie wszystkich faktur związanych ze środkami trwałymi, aby w razie kontroli podatkowej móc przedstawić odpowiednie dowody księgowe.
Redakcja: Czy wprowadzenie KSeF wymaga zmian w obecnym oprogramowaniu księgowym? Jak biura rachunkowe mogą pomóc w tej adaptacji i jak zmieni się praca?
Katarzyna Lisowska (WARIDO): Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce, które stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT od 1 lipca 2024 roku, będzie wymagało istotnych modyfikacji w istniejących programach księgowych. Aby sprostać tym nowym wymogom, biura rachunkowe, szczególnie te, które dotychczas polegały głównie na dokumentach papierowych lub skanach, będą musiały zreorganizować swoje procesy pracy.
Kluczowe jest, by producenci oprogramowania księgowego już teraz rozpoczęli organizowanie szkoleń dla użytkowników, aby przygotować ich do efektywnego korzystania z KSeF. Dzięki tym szkoleniom biura rachunkowe będą mogły płynnie przejść na nowy system, co zminimalizuje ryzyko zakłóceń w ich codziennej pracy.
KSeF będzie oferował znaczne korzyści, takie jak przechowywanie ustrukturyzowanych faktur, co jest szczególnie ważne dla mniejszych przedsiębiorstw, które do tej pory nie korzystały z zaawansowanego oprogramowania księgowego. System ten będzie przechowywał dokumenty przez okres 10 lat, o czym już wcześniej miałam okazję wspomnieć i co jest istotne z perspektywy przedsiębiorców, ponieważ archiwizacja w systemie KSeF jest bezpłatna. Jest to znacząca korzyść, zwłaszcza dla mniejszych firm, które często borykają się z ograniczeniami budżetowymi.
Redakcja: Jak długo trwa zwykle proces implementacji KSeF i czy jest kosztowny dla biura rachunkowego?
Katarzyna Lisowska (WARIDO): Trudno jednoznacznie określić, jak długo trwa proces implementacji KSeF oraz jaki jest z nim związany koszt dla biura rachunkowego. Wszystko zależy od kilku czynników. Przede wszystkim, czas potrzebny na wdrożenie systemu może się różnić w zależności od poziomu automatyzacji procesów w danej firmie oraz jej wielkości. Może to zająć od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy.
Jeśli chodzi o koszty, to są one uzależnione przede wszystkim od tego, czy wymagana jest inwestycja w nowe oprogramowanie, czy wystarczy aktualizacja już posiadanego systemu. Warto również mieć na uwadze, że proces wdrożenia KSeF w jednoosobowej działalności gospodarczej wygląda inaczej niż w przypadku większych spółek. To wszystko ma wpływ na ogólną trudność i kosztowność implementacji KSeF w biurze rachunkowym.
Redakcja: Czy KSeF jest zgodny z europejskimi standardami e-faktur?
Katarzyna Lisowska (WARIDO): Tak, nasz Krajowy System e-Faktur (KSeF) odpowiada europejskim standardom e-faktur. Podobne systemy są już używane nie tylko w Unii Europejskiej, ale także w krajach spoza niej.
Warto jednak podkreślić, że faktury od dostawców zagranicznych nie pojawiają się w KSeF. Przedsiębiorcy w Polsce nie muszą wprowadzać tych faktur do systemu. Oznacza to, że obsługa faktur z zagranicy odbywa się poza systemem KSeF.
Redakcja: Czy istnieją specjalne wymagania lub procedury związane z implementacją KSeF w spółkach z o.o., o których warto wiedzieć?
Katarzyna Lisowska (WARIDO): W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (z o.o.) nie ma specjalnych wymagań dotyczących implementacji, które różniłyby się znacząco od innych form działalności. Jednak w procesie wdrożenia KSeF w spółkach z o.o. konieczne jest przestrzeganie pewnych procedur.
Najważniejsze, zarząd spółki z o.o. musi przekazać do odpowiedniego urzędu formularz ZAW-FA. Ten dokument jest potrzebny do nadania uprawnień wybranej osobie, która będzie odpowiedzialna za obsługę i wysyłanie e-faktur w systemie KSeF.
Jeśli chodzi o spółki z o.o., które powstały w wyniku przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej, mogą wystąpić pewne trudności. Chodzi głównie o chwilowe problemy z wystawianiem faktur w KSeF. To dlatego, że nowo powstała spółka posiada inny numer NIP niż pierwotna jednoosobowa działalność gospodarcza. W takim przypadku spółka musi poczekać na zatwierdzenie i uwierzytelnienie nowego NIP przez urzędy skarbowe.
W celu uniknięcia przerw w fakturowaniu rekomenduję wypełnić i wysłać formularz ZAW-FA przed oficjalnym wprowadzeniem KSeF, czyli przed 1 lipca.
Redakcja: Jakie są terminy i ramy czasowe związane ze wdrożeniem KSeF?
Katarzyna Lisowska (WARIDO): System Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) został uruchomiony jako dobrowolny, a jego obowiązkowe wdrożenie zostało zaplanowane w dwóch etapach, w zależności od statusu podatnika VAT.
KSeF dla aktywnych podatników VAT stanie się obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku. Oznacza to, że wszyscy przedsiębiorcy zarejestrowani jako aktywni podatnicy VAT będą musieli rozpocząć wystawianie i odbieranie faktur w ramach tego systemu od tej daty.
Dla podatników zwolnionych z VAT termin wdrożenia KSeF przypada na 1 stycznia 2025 roku. To daje im dodatkowe pół roku na przygotowanie się do zmian i dostosowania do nowych wymagań.
Redakcja: Czym się kierować przy wyborze biura rachunkowego w kontekście wprowadzania w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?
Katarzyna Lisowska (WARIDO): Podczas wybierania biura rachunkowego, szczególnie w kontekście wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce, należy zwrócić uwagę na kilka aspektów. Przede wszystkim, istotne jest zaufanie do biura, które powinno mieć ugruntowaną pozycję na rynku oraz dysponować doświadczonym zespołem ekspertów.
Przed podjęciem decyzji o nawiązaniu współpracy, warto zweryfikować czy dane biuro rachunkowe przejmie na siebie reprezentację klienta przed ZUS-em i urzędem skarbowym, a także zapewni wsparcie w bieżącej obsłudze firmy. Ważne jest również, aby zagwarantować całkowite bezpieczeństwo dokumentacji i ochronę danych. Pracownicy biura powinni podchodzić aktywnie do realizacji zadań, mieć duże doświadczenie w pracy na systemach księgowych.
WARIDO Accounting Sp. z o.o. wyróżnia się na rynku dzięki 18-letniemu doświadczeniu oraz wykorzystaniu nowoczesnych technologii. Pracujemy na skanach faktur, używając zaawansowanych systemów księgowych i automatyzacji. Inwestujemy w najnowocześniejsze oprogramowania i zabezpieczenia systemów. Posiadamy certyfikaty ISO, które świadczą o naszych wysokich standardach bezpieczeństwa danych.
Klienci wybierają nas z uwagi na pewność, że ich dane są bezpieczne i profesjonalnie zarządzane. Dlatego, szukając nowoczesnego biura rachunkowego w kontekście m.in. KSeF, warto zwrócić uwagę na te, które nie tylko ma bogatą historię na rynku, ale także aktywnie inwestuje w rozwój swojej infrastruktury IT.
Materiał sponsorowany przez WARIDO