Marek Tejchman: Tak sobie rozmawialiśmy o różnych wizjach różnych firm i może ta wizja, którą przedstawię jest przesadzona, tak panowie zresztą stwierdzili, czyli firmy, do której przychodzi klient i w tej chwili zdezorientowany trochę pracownik, który się chce wykazać i chce pokazać, że dba o organizację pracy w firmie idzie do szefa i mówi biorę tego klienta porozmawiam z nim o tym, skierują go w tą stronę, do tego działu i tak robi każdy pracownik tej firmy, szef działu dowiaduje się o wszystkim, szef firmy dowiaduje się o wszystkim, trochę taka przerażająca wizja?
Andrzej Długosz: Na szczęście tylko hipotetyczna, takich firm, z wyjątkiem jednoosobowych może kilkuosobowych, po prostu nie ma, bo tak nie da się prowadzić biznesu. W nieco większych firmach konieczne jest zarządzanie informacją, podkreślam informacją.
Marek Tejchman: A co to znaczy zarządzanie informacją?
Andrzej Długosz: Zacznę od początku. W czerwcu tego roku uczestniczyłem w bardzo interesującej konferencji dotyczącej właśnie zarządzania informacją, która była zorganizowana przez prof. Bernarda Kubiaka z Uniwersytetu Gdańskiego i podczas tej konferencji prof. Kurt Vais ze Szwajcarii wygłosił bardzo interesujący referat poświęcony najprostszym wydawałoby się pojęciom: dane, informacja, wiedza, jaką każde z tych reprezentuje wartość i dla kogo, co się da sprzedać, jaki może być zwrot z inwestycji w dane, w informację lub wiedzę.
Marek Tejchman: A można to wyliczyć?
Andrzej Długosz: Okazuje się, że można. Powiem, jaka może być wartość wiedzy, zinstytucjonalizowana w postaci patentów, to jest wiedza, za którą się płaci kupując patentów. Wiedza może być sprzedawana w postaci podręczników, szkoleń, kursów, to jest wartość sprzedawalna, to jest wartość dla rynku. Informacja podobnie, ale rynek jest ograniczony do wnętrza przedsiębiorstwa to są dane, którym dodano wartości i ta wartość funkcjonuje w obrębie danej organizacji.
Marek Tejchman: Czyli ważne jest to, żebyśmy w momencie, kiedy zdobywamy jakąś wiedzę, informację dla firmy potrafili ją przekazać w tej firmie?
Andrzej Długosz: Nie do końca. Jeszcze raz o pojęciach powiem. Dane to są zupełnie wycinkowe liczby obrazujące wąski zakres tego, co się dzieje w firmie. Cóż panu powie, że w magazynie ma Pan 500 śrubek? Nic. Nawet, jeżeli przemnoży Pan te dane, że ma Pan 500 śrubek M6, 800 M10, to dalej są tylko dane. Informacja to są dane ze sobą połączone w sposób logiczny, dostarczone w odpowiednie miejsce, a więc do osoby, która podejmuje decyzje, tylko takie, jakie jej są potrzebne, dokładnie w tym czasie, w którym potrzebuje, po to żeby decyzja była racjonalna. To jest w zasadzie definicja informacji.
Marcin Wierzbicki: Wracając do wizji, którą na początku swojej rozmowy Pan nam pokazał, przerażającej rzeczywiście, to chciałbym zwrócić uwagę, że ta wizja chyba najbardziej przeraziła by takiego szefa, który miałby to wszystko wiedzieć, bez względu na szczebel zarządzania, i to co Pan Andrzej powiedział to jest to, że takiego szefa będą interesowały podstawowe informacje o kondycji firmy. Szefa zespołu będą interesowały informacje co się dzieje w zespole i na pewno żaden z nich nie będzie zainteresowany tym, żeby informacje wszystkie, o każdej sprawie, tylko te, które stanowią o tym jak nam idzie, jaka jest kondycja, jak realizujemy nasze zadania. Zarządzanie wiedzą, to jest to, o czym Pan Andrzej wspomniał, to rzeczywiście wydaje mi się taki aspekt, który powinien być interesujący zarówno dla małych jak i dla średnich firm. I małe i średnie firmy mogą brać przykład z dużych, ale także duże firmy mogą wiele prostych, łatwych metod i bardzo prostych technik zaczerpnąć z firm małych. Współpracując z
różnymi firmami z sektora małych i średnich firm ja ostatnio obserwuje taki bardzo pozytywny trend, że osoby zarządzające tymi przedsiębiorstwami zwracają coraz większą uwagę na komunikację generalnie i nie mówimy tutaj tylko o informatyce, tylko o całym obszarze komunikacji, czyli jak określić reguły komunikacyjne, czyli jak wspierać rozwój takiej a nie innej kultury komunikacyjnej, która jest w ludziach. Więc po pierwsze ludzie, po drugie dopiero technologie informatyczne, które potrafią wesprzeć systemy komunikacji, wesprzeć dobrą organizację komunikacji w firmie.
Marek Tejchman: Czy to znaczy, że firma musi mieć najpierw parę problemów do rozwiązania, dostrzec gdzie są problemy, gdzie są zatory komunikacyjne, żeby tą sytuację naprawić, czy jest jakiś model, który można zastosować w momencie, kiedy startujemy albo zamierzamy się rozwijać?
Andrzej Długosz: Myślę, że to nie jest najistotniejsze, parafrazując na początku było słowo, wola zarządu firmy czy właściciela firmy jest decydująca, a to czy ona wynika z uświadomienia sobie problemów, czy z właściwej diagnozy to jest rzecz wtórna. Po pierwsze ośrodek sprawczy w firmie musi dojrzeć do decyzji, że nie chce być zasypywany danymi, chce mieć informację i chce zarządzać wiedzą pozyskiwaną, produkowaną lub kupowaną przez firmę. W pierwszym przypadku, że chce zarządzać informacją, żeby uzyskiwać przewagę nad konkurencją. Mówiliśmy o racjonalności podejmowania decyzji w oparciu o informacje, zarządzanie wiedzą po to, żeby zarabiać na wiedzy, poza tym na wartości, którą tworzy firma.
Marcin Wierzbicki: Z drugiej strony ja mam przyjemność współpracować z firmami w takich projektach, gdzie rzeczywiście występuje to co Pan powiedział, czyli tak na prawdę już gasimy pożar, a nie zapobiegamy powstawaniu takich czy innych problemów komunikacyjnych i myślę, że modele oba występują i wydaję mi się, że warto zadbać od początku działania firmy, poprzez kilka osób, poprzez kilkanaście osób, poprzez kolejne bariery wzrostu organizacji, żeby od początku firma była przygotowana właśnie zwyczajami ludzi, właśnie prostymi regułami przekazywania informacji, żeby przekazywać to co jest interesujące, a nie wszystko. Wracając do pana przykładu z drugiej strony, posługując się takim konkretnym przypadkiem firmy, która jest w branży consultingowej, która tak na prawdę zatrudnia kilka osób, współpracuje z wieloma konsultantami to okazuje się, że firma ta napotyka pierwsze problemy komunikacyjne w związku z tym, że każdy ma swoją organizację struktur, dokumentów, informacji, o współpracy z klientami, o
współpracy z konsultantami, każdy w tej firmie, mimo że to jest kilka osób wie, że gdzieś mieliśmy taką wiedzę, wie, że gdzieś mieliśmy taką informację, tylko że czas szukania jej w folderach w katalogach na naszym dysku komputerowym jest tak długi, że czasami zniechęcający do poszukiwań, w związku z czym ta firma może tracić coś bardzo ważnego w swoim rozwoju, rzeczywiście wiedzę.
Marek Tejchman: Ten przykład, który Pan podaje muszę powiedzieć jest przykładem, z którym wielu przedsiębiorców się spotyka. Jak można sobie z tym poradzić, szukać odpowiedniego systemu komputerowego, czy może postawienie na ludzi, którzy są nastawieni na selekcję tej wiedzy?
Marcin Wierzbicki: Po pierwsze wydaje mi się, że warto powinien znaleźć czas, albo wygospodarować czas, bądź poprosić firmę zewnętrzną o popatrzenie jak informacja w naszej firmie przepływa i czy będziemy firmą bardzo małą, kilku, kilkunastoosobową, czy też pięćdziesięcioosobową to wydaje mi się, że należy zacząć od analizy, od diagnozy jak jest. Inny przykład, który dobrze ilustruje moją tezę, jest z firmy średniej wielkości, zatrudniającej około 200 osób, firmy bardzo dojrzałej jeśli chodzi o kulturę organizacyjną bądź kulturę zwyczajów postępowania, natomiast okazało się, że od wielu lat jeden sposób podpisywania umów przez właścicieli w różnych miejscach Polski polega na tym, że te umowy w formie papierowej przechodzą przez osoby odpowiedzialne za regionalną sprzedaż, przez osoby odpowiedzialne za sprzedaż na szczeblu ogólnopolskim, potem ta umowa w wersji papierowej idzie do szefa produktu, potem idzie do zarządu i trwa to bardzo dużo czasu, powoduje różnego rodzaju problemy, a tak na prawdę wszyscy
ci ludzie potrzebują tylko wiedzieć, jakie informacje są zawarte na tej umowie, w związku z czym po pierwsze zauważenie tego problemu, po drugie znalezienie po pierwsze sposobu na reorganizację tego systemu.
Marek Tejchman: Czy sposoby, które mają pomóc w sposobie organizacji firmy są z góry określone, czy są pewne teorie, pewne struktury, które można narzucić pewnej konkretnej firmie, czy jednak bardzo trzeba się napocić i nagimnastykować, żeby stworzyć taki model?
Marcin Wierzbicki: Nie powiedziałby, że trzeba się napocić i nagimnastykować, ale trzeba przyjrzeć się konkretnej firmie i konkretnemu przypadkowi. Każda teoria, każdy model to jest tylko teoria bądź model, w praktyce trzeba popatrzeć na tą organizację, czasami model przystaje do firmy, to znaczy rozwiązanie problemu, które się sprawdziło w innej firmie będzie dobre tutaj. Dlatego warto popatrzyć na samego siebie, warto popatrzyć na to jak jest u nas, jakie mamy problemy i dopiero wtedy stosować rozwiązanie do naszej sytuacji.
Andrzej Długosz: Zdecydowanie się z tym zgadzam. Modele czy teoria jest bardzo użyteczna, ale zazwyczaj jest na takim poziomie abstrakcji, że nie przystaje do żadnej firmy, choć opisuje całość zjawiska, dlatego konieczna jest ta analiza konkretnego przedsiębiorstwa głębiej. To, o czym Pan wspominał również analiza kultury firmy i poziomu ludzi, którzy w niej pracują, bo to oni tworzą te kulturę firmy.
Marcin Wierzbicki: My nie chcemy, żeby słuchacze myśleli, że trzeba się na tym bardzo natrudzić, że to jest bardzo skomplikowane.
Marek Tejchman: Chodzi o to, żeby się właśnie nie pocić.
Marcin Wierzbicki: Właśnie chodzi nam wszystkim o to żeby się nie pocić, żeby to nie było skomplikowane, żeby prostymi, na prawdę prostymi metodami, trochę z zakresu organizacji procesów, trochę z zakresu technologii informatycznych, a przede wszystkim w zakresie tym, o którym Pan Andrzej powiedział, czyli kultury pracy w organizacji bardzo prostymi środkami osiągnąć poprawę.
Marek Tejchman: To taki wszczepienie bypassów do organizacji firmy?
*Andrzej Długosz: *Chyba tak, jeżeli podstawowe kanały przepływu informacji są niedrożne, albo są źle zorganizowane, zdecydowanie tak. Duży podstęp można osiągnąć stosunkowo prostymi środkami i może być osiągnięty natychmiast. Chociażby takie trywialne narzędzie, jakim jest poczta elektroniczna, jeżeli jest dobrze zorganizowany z odpowiednimi węzłami gromadzenia i przekazywania informacji i regułami obiegu danych, obiegu informacji, to to już jest bardzo potężne narzędzie. Drugie bardzo proste i bardzo trywialne portal, wewnętrzny portal firmowy, intranetowy, gdzie pracownicy, gdzie pracownicy mogą się dzielić wiedzą na temat pewnych problemów, pod warunkiem, że ta wiedza będzie skatalogowana, skategoryzowana w odpowiednie kategorie przystające do profilu firmy.
Marcin Wierzbicki: A co znaczy odpowiednie spytajmy ludzi, spytajmy szefa firmy, co on potrzebuje, spytajmy kierowników, czego oni potrzebują i spytajmy pracowników na każdym innym szczeblu organizacji, co oni wytwarzają i jakich informacji oni potrzebują, żeby przechowywać i przekazywać innym. Tymi prostymi sposobami myślę, że łatwo osiągnąć duży postęp.
Andrzej Długosz: Właśnie tak.
Rozmawiał Marek Tejchman