Ubezpieczenie delegacji – na co zwrócić uwagę?

Ubezpieczenie podróży służbowej przydaje się nie tylko w wyjazdach zagranicznych. Nigdy nie wiadomo, kiedy może stać się coś złego. Pracodawca jest odpowiedzialny za swojego pracownika w trakcie jego pracy podczas delegacji. To on pokrywa koszty ubezpieczenia, mimo że nie jest to jego obowiązkiem. Ma to jednak związek z interesami firmy. Jeśli pracodawca nie zdecyduje się wykupić ubezpieczenia delegacji, może to zrobić sam pracownik.

W dobie koronawirusa ubezpieczenie podróży służbowych stało się coraz popularniejsze. Pracodawcy chcieli uchronić się przed ewentualnością płacenia za leczenie czy kwarantannę pracownika. Objęcie ochroną wyjeżdżającego w delegację pracownika nie jest jednak obowiązkiem pracodawcy. Może to zrobić, ale dobrowolnie. Przydaje się to jednak, ponieważ, karta EKUZ nie pokrywa całej opieki zdrowotnej za granicą. Co więcej, koszty leczenia zagranicznego przewyższają znacznie koszty ubezpieczenia. Tak samo nie istnieje obowiązek ubezpieczenia pracownika w delegacji zagranicznej.

W niektórych przypadkach pracownik, w ramach swoich obowiązków służbowych, jest delegowany do pracy za granicą. Pracodawca musi wówczas wywiązać się ze swoich obowiązków względem pracownika. Po jego stronie leży pokrycie kosztów wyżywienia (dieta) oraz pokrycie kosztów niezbędnego leczenia (w przypadku choroby lub wypadku).

Aby się przed tym uchronić, pracodawca może wykupić ubezpieczenie pracownika w delegacji zagranicznej, które pokryje ewentualne koszty leczenia, w tym zakup niezbędnych leków czy objęcie opieką w placówce medycznej. Nie ma jednak takiego obowiązku. Jeśli tego nie zrobi, a pracownik nagle zachoruje lub ulegnie wypadkowi, za leczenie i tak będzie musiał zapłacić pracodawca. Zapłaci jednak o wiele więcej niż w sytuacji, w której wykupiłby ubezpieczenie. W przypadku zgonu pracownika pracodawca ma także obowiązek opłacić transport zwołok do kraju.

Pełen zakres ochrony zależy rzecz jasna od ubezpieczyciela, który proponuje szeroki zakres pakietów. W skład ubezpieczenia delegacji wchodzi obowiązkowo opłacenie kosztów leczenia i ratownictwa medycznego. Pracodawca jest odpowiedzialny za zdrowie pracownika. Jeśli pracownik podczas wyjazdu służbowego poniesie trwały uszczerbek na zdrowiu, wówczas ubezpieczyciel wypłaci mu stosowny procent z sumy gwarantowanej.

Innym składnikiem polisy ubezpieczeniowej dla pracownika na wyjeździe służbowym jest assistance, czyli pakiet usług zapewnianych przez ubezpieczyciela w razie problemów za granicą. Zakres jest jednak szeroki. Oprócz pomocy prawnej, tłumacza itp. ubezpieczyciel może zagwarantować m.in. pokrycie kosztów podróży dla pracownika wysłanego w zastępstwie. W pakiecie powinno się także znaleźć ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW).

Ubezpieczenie można rozszerzyć o ochronę dla pracowników fizycznych. Niektóre polisy zapewniają także ochronę sprzętu w trakcie trwania podróży, np. laptopów., telefonów komórkowych itp. Ubezpieczeniu może podlegać nawet opóźnienie samolotu.

Ubezpieczenie delegacji pracownika nie obejmuje szkód na mieniu czy innych osobach spowodowanych przez pracownika. Nie zadziała także, gdy ten złamie prawo lub dopuści się do rażącego niedbalstwa. Jeśli pracownik dopuści się wykroczenia lub zrobi sobie krzywdę pod wpływem alkoholu, bez wykupionej wcześniej klauzuli ubezpieczyciel nie wypłaci pieniędzy.

Należy pamiętać, zdarzenie musi zostać zgłoszone do centrum informacyjnego ubezpieczyciela w odpowiednim terminie i żeby dostarczyć wymagane dokumenty medyczne, faktury czy rachunki. W przeciwnym wypadku środki mogą nie zostać wypłacone. Jeśli zaś leczenie pracownika na delegacji okazało się zbyt kosztowne i przekroczyło sumę ubezpieczenia, różnicę pokrywa pracodawca.

Wybierając polisę ubezpieczeniową dla siebie lub pracownika należy zwrócić uwagę m.in. na kwotę przeznaczoną na leczenie. Jeśli wyjazd dotyczy dalekiego, warto dopasować sumę gwarantowaną do panujących tam warunków opieki zdrowotnej. W niektórych krajach opieka jest publiczna, a w niektórych - prywatna. Ceny za usługi różnią się w zależności od celu podróży. Leczenie będzie warte kosztowne w kraju europejskim, a bardziej kosztowne np. w Japonii, Kanadzie czy USA. Biorąc pod uwagę relatywnie niskie koszty ubezpieczenia, ubezpieczenie podróży służbowej bardziej się opłaca pracodawcy.

Przed zakupem ubezpieczenia należy dopasować zakres assistance, wysokość NNW, okres karencji. Osoba wykupująca ubezpieczenie powinna przemyśleć możliwość rozszerzenia polisy o np. pracę fizyczną, ubezpieczenie bagażu, rozszerzenie opieki o choroby przewlekłe czy klauzulę alkoholową.

Przed wyjazdem służbowym pracodawca powinien pokryć koszty ubezpieczenia. Jeśli tego nie zrobi, może być odpowiedzialny za opiekę lub leczenie swojego pracownika, płacąc kilkukrotnie większą kwotę. Przed wykupieniem ubezpieczenia dokładnie zapoznaj się z OWU (ogólnymi warunkami ubezpieczenia).