W komunikacie Urząd wskazuje, że w maju 2020 roku wpłynęła do niego informacja od osoby postronnej o naruszeniu ochrony danych osobowych. Naruszenie polegało na wysłaniu pocztą elektroniczną przez agenta ubezpieczeniowego, będącego podmiotem przetwarzającym dla Towarzystwa Ubezpieczeń i Reasekuracji Warta S.A., polisy ubezpieczeniowej do nieuprawnionego adresata.
W załączonym dokumencie ów adresat mógł znaleźć takie dane osobowe, jak m.in. imiona, nazwiska, adresy zamieszkania, numery PESEL oraz informacje dotyczące przedmiotu ubezpieczenia (samochód osobowy).
UODO wskazuje, że organ nadzorczy o naruszeniu ochrony danych osobowych poinformował nieuprawniony adresat. Urząd zwrócił się do Warty o wyjaśnienie, czy w związku z wysyłką korespondencji elektronicznej do nieuprawnionego odbiorcy została dokonana analiza pod kątem ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych.
Taka analiza jest niezbędna do oceny, czy doszło do naruszenia ochrony danych, które powinno skutkować zawiadomieniem UODO o wydarzeniu, a także osób, których naruszenie dotyczy. Urząd wskazał, że w piśmie wyjaśnił spółce, w jaki sposób może dokonać zgłoszenia naruszenia oraz wezwał do złożenia wyjaśnień.
Spółka potwierdziła, że doszło do wspomnianego wcześniej incydentów, a także że dokonała cena pod kątem ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych. W jej ocenie naruszenie nie wymagało zawiadomienia UODO.
Warta uzasadniła, że naruszenie powstało na skutek wysłania dokumentu polisy ubezpieczeniowej na błędny adres poczty elektronicznej, który wskazał sam klient. Ponadto nieuprawniony odbiorca zwrócił się do spółki, a ta poprosiła o trwałe usunięcie wiadomości wraz z prośbą o informację zwrotną potwierdzającą jej usunięcie.
Jednak zdaniem UODO, spółka nie zgłosiła naruszenia ochrony danych osobowych oraz nie powiadomiła o incydencie osób, których dotyczyło naruszenie. Organ nadzoru wszczął więc postępowanie administracyjne. Dopiero w wyniku wszczęcia postępowania spółka zgłosiła naruszenie ochrony danych osobowych oraz zawiadomiła dwie osoby, których dotyczy naruszenie.
Urząd ocenił, że takie działanie spółki spowodowało, że czas trwania naruszenia był długi, co należy uznać za okoliczność obciążającą, gdyż od powzięcia informacji o naruszeniu ochrony danych osobowych do powiadomienia o nim organu nadzorczego upłynęło pięć miesięcy.
Ponadto - zdaniem Urzędu - fakt, iż do naruszenia doszło w wyniku błędu klienta, który przekazał nieprawidłowy adres mailowy, nie może mieć wpływu na niezakwalifikowanie zdarzenia jako naruszenia ochrony danych osobowych.
"Administrator dopuszczając możliwość wykorzystania do komunikacji z klientem poczty elektronicznej powinien mieć świadomość ryzyk związanych np. z nieprawidłowym podaniem przez klienta adresu e-mail. W związku z tym w celu minimalizacji tych ryzyk administrator powinien wprowadzić odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, jak np. weryfikacja podanego adresu, czy też szyfrowanie przesyłanych w ten sposób dokumentów" - wskazał UODO.
Urząd uznał także, że zwrócenie się z prośbą do niewłaściwego odbiorcy o trwałe usunięcie otrzymanej korespondencji nie może stanowić o tym, ze ryzyko dla praw i wolności osób, których dane dotyczą nie jest wysokie. Administrator nie ma pewności, że nieuprawniony adresat nie wykonał np. kserokopii dokumentów lub też ich nie utrwalił.
Jak podano, Prezes UODO, nakładając administracyjną karę pieniężną, wziął też jednak pod uwagę również okoliczności łagodzące jak fakt, że naruszenie dotyczyło danych osobowych dwóch osób oraz że spółka zwróciła się do niewłaściwego odbiorcy z prośbą o trwałe usunięcie otrzymanej korespondencji.
"Warto nadmienić, że prośba o usunięcie danych nie jest równoznaczna z gwarancją faktycznego ich usunięcia przez osobę nieuprawnioną i nie wyklucza ewentualnych negatywnych konsekwencji ich wykorzystania" - przypomniał jednak Urząd w informacji na temat nałożenia kary na Wartę.
