Amatorka. Ustawa nałożyła na przedsiębiorców nowy obowiązek, ale w urzędzie zapchała się skrzynka

Urząd Ochrony Danych Osobowych pokazał, jak nie powinna pracować administracja. Po wprowadzeniu nowego obowiązku dla przedsiębiorców nie pokusił się o przeprowadzenie szerokiej akcji informacyjnej. Później nikt nie odbierał spływających zgłoszeń. W efekcie... zapchała się urzędowa skrzynka odbiorcza.

Aktualizacja 18:32 - komentarz UODO

30 lipca 2018 r. Jest kilka minut po godzinie 15. Następnego dnia upływa ustawowy termin na złożenie przez przedsiębiorstwa zawiadomienia o wyznaczeniu w firmie inspektora ochrony danych. Dlatego też na stronie internetowej urzędu pojawia się przypomnienie. A że UODOto urząd nowoczesny, jedynym sposobem na skuteczne zgłoszenie inspektora jest wysyłka drogą elektroniczną. W Polsce to przepis na kłopoty. Nie inaczej było i tym razem, choć amatorka, której doświadczyli przedsiębiorcy, była porażająca.

Ale po kolei. Przepisy RODOzaczęły obowiązywać 25 maja, ale ich treść znaliśmy o wiele wcześniej. Znali ją też urzędnicy. To oznacza, że mieli czas na dotarcie do przedsiębiorców z informacją o nowym obowiązku. Konia z rzędem jednak temu, kto znajdzie przykład szeroko zakrojonej kampanii informacyjnej w tej sprawie. A mógł go dostarczyć chociażby resort finansów, który doprowadził do sytuacji, że skrót JPK w grudniu minionego roku niemal wyskakiwał z lodówki.

Za pewien przejaw troski uznajmy publikację przypomnienia na stronie UODO. Uczciwie przyznajmy - nie pierwszego. W dodatku razem z instrukcją, jak złożyć zawiadomienie. Tylko ilu przedsiębiorców z wypiekami na twarzy włącza co rano witryny poszczególnych urzędów i sprawdza, czy przypadkiem nie przeoczyli nowego obowiązku? No właśnie.

Załóżmy jednak, że 31 lipca o świcie przedsiębiorca wchodzi na stronę UODO, dowiaduje się, że ma mniej niż dzień na wysłanie zgłoszenia i bierze się do pracy. Szykuje się na szybki, bezproblemowy proces. W końcu mowa o wysyłce dokumentu drogą elektroniczną.

Ten przedsiębiorca bardzo szybko zrozumiał, że się mylił, ponieważ nie był jedynym, który próbował wysłać dokument ostatniego dnia lipca.

Najpierw padł portal biznes.gov.pl - nie poradził sobie z lawinowym wzrostem zapytań. UODO od takiej sytuacji umyło ręce jeszcze w instrukcji. "Warto nadmienić, że Urząd Ochrony Danych Osobowych nie zarządza platformą biznes.gov.pl od strony technicznej i w sytuacji, kiedy wskazane wyżej instrukcje są nieskuteczne, należy kontaktować się z pomocą techniczną platformy biznes.gov.pl, którą zarządza Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii" - czytamy na stronie urzędu.

Screen z witryny biznes.gov.pl po próbie przesłania pliku do UODO fot. Twitter

W tym momencie zaczął się drugi etap drogi przez mękę. Choć UODO odesłało po instrukcję wysyłki zawiadomienia przez ePUAP, to otwarcie trzeba przyznać, że nie jest to najbardziej przyjazne urzędnikowi rozwiązanie. Ustawowy obowiązek to jednak nie przelewki, więc przedsiębiorcy biorą się do pracy i... znów dostają fangę w nos. ePUAP, albo informuje o pracach konserwacyjnych, albo nie działa. Rzecznik COI zapewniał jeszcze 31 lipca, że żadne prace nie były planowane.

Pytamy jednak w Centralnym Ośrodku Informatyki odpowiedzialnym za utrzymanie platformy ePUAP. W odpowiedzi dowiadujemy się, że "w dniu 31 lipca nie było żadnej awarii ePUAP ani braku dostępu do usług na tej platformie". Równocześnie okazuje się, że nikt w UODO nie wpadł na pomysł, by poinformować COI o możliwości wystąpienia zwiększonego ruchu w związku z upływającym terminem wysyłki zgłoszeń.

"Jeżeli COI otrzymuje wcześniej informacje o zwiększonym ruchu i ewentualnym zagrożeniu obciążenia systemu, zwiększa monitorowanie oraz obsługę na wypadek intensyfikacji potrzeb. Wspomniana procedura była wielokrotnie stosowana" - napisała w odpowiedzi na pytania money.pl Magdalena Urbańska z COI. Procedura 31 lipca została faktycznie wdrożona, ale nie prewencyjnie, tylko w reakcji na zaistniałą sytuację.

W mailu do rekacji money.pl UODO wyjaśnia, że "od początku obowiązywania nowej ustawy o ochronie danych osobowych, w sposób jasny i przejrzysty informuje na swojej stronie internetowej o terminach oraz formie zawiadomienia o wyznaczeniu inspektora ochrony danych". Jak dodaje urząd, "na dedykowanej podstronie internetowej, na bieżąco rozbudowywanej, można znaleźć wskazówki dotyczące funkcjonowania IOD".

"Gdy tylko przyjęta została nowa ustawa o ochronie danych osobowych, organ nadzorczy na swojej ówczesnej stronie internetowej publikował szczegółowe wyjaśnienia dotyczące działania IOD.

Kropką nad "i" całego zamieszania było podejście pracowników UODO do spływających na skrzynkę elektroniczną zgłoszeń. W wielu przypadkach próba wysłania dokumentu kończyła się otrzymaniem informacji zwrotnej o treści: "Kolejka skrzynki jest przepełniona". Pierwsza myśl - to niemożliwe, żeby urząd nie obsługiwał swojej skrzynki. A jednak. COI potwierdził te domysły.

"31 lipca doszło do problemów ze skrzynką po stronie UODO. W związku z tym, że UODO nie obsługiwał swojej skrzynki na ePUAP, doszło do kolejkowania korespondencji. Sytuację tę udało się rozwiązać na skutek interwencji Ministerstwa Cyfryzacji oraz COI" - ujawniła Magdalena Urbańska z zespołu prasowego Ośrodka.

Co na to UODO? "Rzeczywiście 31 lipca 2018 r. skrzynka odbiorcza Urzędu na ePUAP-ie była w pewnym momencie przepełniona. Jednak podmiotom przesyłającym zawiadomienia o wyznaczeniu IOD wyświetlał się komunikat w tej sprawie, co powinno być dla nich sygnałem, że powinny ponowić procedurę" - przekonuje urząd w mailu do money.pl. "Jednocześnie dla organu nadzorczego będzie to dowód na to, że dany podmiot podejmował działania w celu wywiązania się z ciążącego na nim obowiązku" - dodaje UODO.

UODO zapewnia, że gdy tylko otrzymuje informacje o jakichkolwiek problemach technicznych pojawiających się przy przesyłaniu pism drogą elektroniczną, reaguje na nie na bieżąco, m.in. zamieszczając na swojej stronie internetowej pomocne wyjaśnienia, jak i kontaktując się z podmiotami zarządzającymi platformą ePUAP i biznes.gov.pl, gdy jest konieczność usunięcia np. usterki. "Problemy tego typu są więc szybko eliminowane" - przekonuje urząd.

Co więcej, jak przekonywali nas pracownicy urzędu, to ePUAP się zablokował, a więc system Ministerstwa Cyfryzacji. I stąd te kłopoty.

Nieco na marginesie całej sytuacji istnieje inny problem. W mnogości państwowych systemów, jak widać na opisanym przykładzie, gubią się nie tylko przedsiębiorcy. UODO informowało o możliwości zgłaszania inspektorów przez platformę ePUAP, czyli w sposób zupełnie nieintuicyjny, podczas gdy istniała banalna w obsłudze alternatywa. To portal obywatel.gov.pl, w którym wysyłka tzw. pisma ogólnego zajmuje mniej więcej minutę.

No ale kto by się w tym połapał - jedne wnioski wysyłamy przez obywatela, inne przez biznes, a jeszcze inne za pośrednictwem Emp@tii. Oczywiście na każdy z nich możemy zalogować się za pośrednictwem ePUAPU. Matrix.

Masz newsa, zdjęcie lub filmik? Prześlij nam przez dziejesie.wp.pl