Savoir vivre jest dziś jednym z najważniejszych wyznaczników profesjonalizmu firmy. Obowiązuje nie tylko podczas spotkań biznesowych, też w biurze, także w relacjach pozaformalnych.
To, jak się zwracamy do innych, w jaki sposób się zachowujemy, jak mówimy, a nawet to, co mamy na sobie, jest wizytówką naszą i firmy, w której pracujemy.
Nikogo nie trzeba dziś przekonywać, że pierwsze wrażenie, szczególnie w kontaktach biznesowych, jest niezwykle ważne. Zacznijmy więc od początku, czyli od przywitania.
Hierarchia przy „dzień dobry”
Rzecz, która wydaje się prosta, w końcu witamy się dziesiątki razy każdego dnia, może sprawić, że druga strona odbierze nas pozytywnie lub negatywnie. Przede wszystkim witamy się zdecydowanym uściskiem dłoni, patrząc drugiej osobie w oczy. Jako pierwsi dłoń wyciągają ci z wyższym statusem społecznym i kobiety.
Jeśli podczas spotkania nie jesteśmy sami, musimy się poddać pewnej hierarchii. Zawsze do pokoju czy sali jako pierwsi wchodzą przedstawiciele władz firmy. Oni też witają się ze zgromadzonymi (powitanie inicjuje gospodarz spotkania), w następnej dopiero kolejności przedstawiając swoich towarzyszy. Część specjalistów opowiada się za tym, by prezentację zaczynać od najwyższego szczebla, inni odwrotnie – sugerują, że przedstawienie osoby znajdującej się na najniższym stanowisku może ją ośmielić.
Jeśli uczestnicy spotkania częściowo się znają obowiązuje zasada, że osobie starszej przedstawia się młodszą, kobietom mężczyzn. Do imienia i nazwiska warto dodać kilka słów charakterystyki, także tytuły zawodowe (związane z zajmowanym stanowiskiem i wykształceniem). Ale uwaga! Jeśli sami się przedstawiamy, nie podajemy tytułów.
W biurze jako pierwszy wita się ten, kto wchodzi, niezależnie od tego, czy jest to szef, czy podwładny. Szef wyciąga pierwszy rękę na powitanie.
Jeśli mijamy się na korytarzu, nie ma reguły, choć często przyjmuje się, że pierwsza wita się osoba mniej istotna np. mężczyzna przy spotkaniu z kobietą.
A jeśli już o obu płciach mowa, to co z całowaniem ręki? Jeśli mężczyźni już się na nie decydują, to powinni schylić się do dłoni kobiety i zbliżyć usta, ale nie dotykając jej. Jeśli ta nie życzy sobie pocałunku, powinna podać rękę nisko, kciukiem do góry.
Nieodłącznym elementem wszystkich biznesowych spotkań są wizytówki, które zawsze wymieniamy na końcu. Jest to transakcja wiązana, dlatego obowiązkowe jest zrewanżowanie się rozmówcy naszą kartą. Jeśli jej nie mamy, tłumaczymy powód i obiecujemy kontakt. Gdy w spotkaniu uczestniczy więcej osób, wizytówkę wręczamy każdemu.
Postawa otwarta czy zamknięta?
To, co czujemy, myślimy, jakie mamy intencje, często zdradza język ciała. Komunikaty niewerbalne to aż 55 proc. naszego przekazu. Co ciekawe ton głosu to kolejne 38 proc., a treść, czyli to, co mówimy – zaledwie 7 proc. Jak nauczyć się panować nad mową ciała i jak odczytywać to, co chce nam powiedzieć rozmówca? Najważniejsze to rozpoznać, czy ma on otwartą, czy zamkniętą postawę ciała, a więc, czy tworzy bariery, zasłania się czymś. Zakładanie jednej nogi na drugą przy jednoczesnym skrzyżowaniu rąk i odchyleniem do tyłu oznacza negatywne i obronne nastawienie. Skrzyżowanie nóg i ramion mówi nam prawdopodobnie o tym, że osoba chce się wycofać z rozmowy. A „pozycja amerykańskiej czwórki” (jedną nogę zarzucamy na drugą i przytrzymujemy dłońmi), że mamy do czynienia z osobą upartą, zawziętą, nastawioną na spór. Ręce skrzyżowane na klatce piersiowej to często sprzeciw i nieprzychylność, ale też lęk.
Telefon w pracy może też przeszkadzać
Trudno dziś wyobrazić sobie życie bez telefonu komórkowego, który dzwoni praktycznie przez cały czas. W pracy nie prowadzimy jednak prywatnych rozmów lub skracamy je do minimum.
Odbierając telefon służbowy, zawsze na początku przedstawiamy nazwę firmy i siebie. Nigdy nie powinno się wchodzić w słowo drugiej osobie. Jeśli do kogoś dzwonimy i słyszymy pod drugiej stronie „słucham”, przedstawiamy się jako pierwsi. Rozmowy wykonuje się w godz. 9-22. Nigdy później.
Podczas spotkania biznesowego zapominamy o telefonie. Najlepiej jeśli jest on w tym czasie wyłączony lub wyciszony. Odbieranie rozmów, czy sprawdzanie czegoś w aparacie, a nawet tylko eksponowanie telefonu uznawane jest za nieeleganckie. Jeśli czekamy na niezwykle ważną wiadomość, powinniśmy o tym uprzedzić przed spotkaniem. Jeśli telefon zadzwoni, przepraszamy, odchodzimy na bok i rozmawiamy jak najkrócej.
Zwróć uwagę na dodatki
To, jak nas widzą inni, to w dużej mierze zasługa naszego wyglądu zewnętrznego. To, jak jesteśmy ubrani, jaki mamy makijaż (w przypadku pań) i jak dobraliśmy dodatki, może mieć decydujący wpływ na naszą karierę.
Zbyt jaskrawa kolorystyka stroju i zbyt ostry makijaż odwróci uwagę rozmówcy od tego, co mówimy. Do niewybaczalnych grzechów kobiecego ubioru w pracy zaliczamy: odkryte ramiona, plecy i dekolt; prześwitujące ubrania; zbyt krótkie i obcisłe stroje; gołe nogi; obuwie z odkrytymi palcami i piętami; paznokcie i włosy w ostrych kolorach; nieodpowiednie perfumy i zbyt intensywne skropienie się nimi.
Błędy, których nie powinni popełniać panowie to: krawat do koszuli z krótkim rękawem; koszula z krótkim rękawem do marynarki; nieodpowiednia długość krawata; rozpięty kołnierzyk koszuli; skarpetki nieodpowiedniego koloru, podobnie jak i buty; rozpięta marynarka w pozycji stojącej i zapięta, gdy siedzimy; więcej niż jeden element ubioru we wzorki czy zapięte wszystkie guziki w kamizelce.
Kobiety w pracy najczęściej powinny się ubierać w sukienkę i żakiet, dwuczęściowy kostium, spódnicę i bluzkę. Kolor władzy to kolor ciemny. Do tego dodatki: torebka, aktówka. Biżuteria dzienna powinna być elegancka, klasyczna, najwyższej jakości. W ciągu dnia spokojnie możemy sięgać po perły. Biżuteria powinna też być prosta i zawierać jak najmniej elementów. Ta na wieczór nie może być zbyt strojna i bogata.
_ Źródło: Apart _
W przypadku mężczyzn ważnym dodatkiem jest zegarek, który świadczy o naszym stylu i statusie. Klasyczny i elegancki, na ogół z okrągłą kopertą w stalowym lub żółtym kolorze. Na jasnej tarczy powinny być widoczne wskazówki, cyfry lub indeksy i ewentualnie datownik. Pasek powinien być wykonany z wysokiej jakości skóry w brązowym lub czarnym kolorze. Najlepiej mieć zegarki na paskach w obu kolorach, by zawsze móc je dopasować do reszty stroju.
_ Źródło: Apart _
Paski można zastąpić delikatnymi bransoletami wykonanymi ze stali nierdzewnej, białego złota lub platyny. Podczas spotkania unikajmy zerkania na zegarek, chyba że robimy to umiejętnie i dyskretnie.
W bliskim sąsiedztwie czasomierza mogą się u mężczyzny pojawić spinki do mankietów – jeden z bardziej efektownych elementów męskiego stroju, który może podkreślić nasz styl. Jeśli mamy złoty zegarek, to spinki do mankietów także powinny być złote. Dobieramy spinki proste (bez zbędnej ekstrawagancji) i najwyższej jakości, bo podobnie jak w przypadku zegarka świadczą one o pozycji i statusie właściciela.
Biznesowa etykieta pozwala też na strój nieformalny np. w podróży służbowej, jeśli bezpośrednio po przybyciu na miejsce nie planujemy spotkań oficjalnych. Jest to także ubiór staranny.
_ Źródło: Apart _
Przy pisaniu tekstu korzystałam m.in. z opracowania „Kultura biznesu, czyli biznesowy savoir vivre”.
Partnerem artykułu jest Apart
