Polskie firmy na własne życzenie tracą setki tysięcy złotych

Nieudolni menadżerowie, nieuczciwi pracownicy, brak odpowiednich procedur, a nawet słabo opłacani ochroniarze - to wszystko generuje potężne straty w polskich firmach. Tymczasem drobne zmiany mogą temu zapobiec. - Niewielu szefów zdaje sobie sprawę z tego, jakie oszczędności może dać prawidłowe ustawienie jasności monitorów komputerów czy klimatyzacji w serwerowni - mówi Marek Janke, którego firma specjalizuje się w tzw. loss prevention (zapobieganiu powstawania strat).

Firmy mogą tracić pieniądze na setki różnych sposobów. Wiele oczywiście zależy od profilu prowadzonej działalności. Inaczej okradani są np. przedsiębiorcy w handlu, usługach, czy produkcji. Zmieniają się również metody oszustów. Kiedyś np. powszechne było zawyżanie cen przez kontrahentów, dziś częściej spotyka się niezgodność dostawy z zamówieniem.

- Kradzieże wewnętrzne to połowa wszystkich kradzieży. Widać, że zdarzeń jest mniej, ale mają większą skalę - przyznaje Marek Janke, współwłaściciel spółki Loss Prevention Experts. - Część strat przez szerokie grono społeczeństwa nie jest postrzegana jako kradzież, przykładem może być wykorzystywanie mienia firmowego do prywatnych celów.

Wszystkie straty mają jednak jedną wspólną cechę - powstają za sprawą luk w systemach. Podobnie jak w znanym powiedzeniu, które mówi o tym, że to okazja czyni złodzieja. - Na kradzieże najbardziej narażone są firmy, których towary są szybko zbywalne. Dotyczy to w szczególności elektroniki, kosmetyków, odzieży, drogerii i aptek - mówi Włodzimierza Czapla, dyrektora ds. klientów strategicznych z Grupy Impel, który zajmuje się również loss prevention. Z jego obserwacji wynika, że straty często wynikają też z błędów przyjęcia towaru, błędów kasjerskich, inwentaryzacyjnych, zniszczeń, towarów przeterminowanych.

- Jedną z groźniejszych przyczyn powstania strat są tzw. „spółdzielnie”, które polegają na bliskich kontaktach kasjerki z tzw. „złotym klientem”. Straty w tym przypadku polegają na pomijaniu towarów przy kasowaniu. To samo dotyczy sytuacji, kiedy kasjerki nie kasują wszystkich towarów osobom zaprzyjaźnionym lub rodzinie - dodaje Czapla.

Jego zdaniem w interesie każdej firmy jest prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających, przez wewnętrzną ochronę lub firmę zewnętrzną, które posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie w prowadzeniu takich postępowań. Wszystkie działania w obszarze loss prevention polegają na znalezieniu źródła powstawania strat i szukania rozwiązań, które będą je ograniczały oraz takich, które nie będą nadmiernie komplikowały codziennej działalności. Wymagają one jednak szczegółowego prześwietlenia procesów i znalezienia luk w procedurach.

Co zatem zrobić, by zapobiec wyciekaniu pieniędzy z firmowej kasy? Na początek warto dokładnie przyjrzeć się wszystkim procedurom. Również i tym, które określają zasady wykorzystania tak podstawowych produktów jak choćby papier do drukarek.

Janke przekonuje, że wdrożenie kultury organizacyjnej nastawionej na zapobieganie stratom może oznaczać olbrzymie oszczędności. To, że jeden pracownik na firmowym papierze i sprzęcie wydrukuje kilka egzemplarzy swojej pracy magisterskiej oznacza oczywiście niewielki koszt, ale częste wykorzystywanie firmowego mienia w prywatnych celach w firmie zatrudniającej tysiące pracowników to już poważna sprawa.

- Niewielu szefów zdaje sobie sprawę z tego, jak znaczące oszczędności może dać odpowiednie ustawienie klimatyzacji w firmowych serwerowniach. Rocznie to olbrzymie koszty, a w niewielu spółkach szczegóły tego rodzaju są kontrolowane. Tymczasem wystarczy uwzględnić wymagania przy regulacji temperatury i oszczędności robią się niebagatelne - twierdzi Janke.

Jak się okazuje podobnie jest też z monitorami komputerów. Jeżeli ich jasność będzie automatycznie dostosowywała się do natężenia oświetlenia w pomieszczeniach, przedsiębiorca może oszczędzić kolejne pieniądze. Z kolei ustawienie monitorów na maksymalną jasność przez każdego z pracowników w dużej korporacji może oznaczać spore straty. Powstają one jednak przez brak odpowiedniego nadzoru i procedur. Inaczej jest w przypadku kradzieży.

Z raportu PWC wynika, że działania z zewnątrz generują aż 56 proc. wszystkich strat. - Kradzieże, napady, włamania, czy uszkodzenia to są koszty, które dość skutecznie przenosi się na ubezpieczycieli. Dlatego spółki, choć wpływa to na wysokość składki ubezpieczeniowej, traktują je jako coś, czego nie da się uniknąć. I tu jest spore pole do działania - przekonuje Marek Janke.

Z jego doświadczenia wynika również, że straty spowodowane przez pracowników bardzo często są po prostu niewidoczne i właśnie dlatego są dużo groźniejsze. Okradającymi są ludzie, którzy potrafią to ukryć w wynikach. Potrafią robić to na tyle ostrożnie, że niezwykle trudno to wytropić.

Tymczasem firmy zbroją się przed atakiem z zewnątrz jak na wojnę. Wyposażają w drogi sprzęt i zatrudniają w tym celu wielu ludzi, a nie patrzą na ręce swoim pracownikom. Z analiz Loss Prevention Experts wynika, że często systemy zabezpieczeń nie spełniają swojej roli. Są niedostosowane do potrzeb, niezintegrowane i niewłaściwie zarządzane.

W polskim biznesie ciągle jeszcze zbyt mało uwagi przykłada się też do procedur związanych z bezpieczeństwem. Wystarczy nieścisłość w zasadach udzielania uprawnień do systemów i problem gotowy. Nierzadko w firmach dochodzi do sytuacji, kiedy wraz z odejściem pracownika nie pozbawia się go uprawnień.

- Mieliśmy ostatnio taki przypadek. Ze spółki wyjeżdżały produkty całymi ciężarówkami. Pracownik dzięki swoim uprawnieniom zmieniał zawartość faktur i to przez pewien czas udawało się ukrywać, choć strata była znaczna. Towar znikał, ale to było nie do wykrycia bez stosowania podstawowych zasad zapobiegania stratom - przekonuje Janke.

Loss prevention to w Polsce ciągle jeszcze nowość. Niewiele firm wdraża procedury zaprojektowane przez specjalistów z tej dziedziny. Na żadnej uczelni ekonomicznej nie ma też takiego przedmiotu, nie mówiąc o kierunku. Nieliczne firmy, które oferują w naszym kraju tego typu usługi, zaczynają od wskazania firmom obszarów, gdzie mogą zaoszczędzić i proponują rozwiązania, które mogą przynieść oszczędności.

Marek Janke zapewnia, że w przypadku jego firmy, specjaliści kończą swoją pracę dopiero wtedy, gdy wdrożenie nowych pomysłów się powiedzie. Często też od tego uzależnione jest wynagrodzenie.

W oparciu o doświadczenia jego firmy można wskazać kilka obszarów, gdzie rodzimi biznesmeni zbyt często przepłacają. Między innymi mało widoczne, ale kosztowne mogą być przypadki niegospodarności przy zamówieniach usług i odnawianiu umów na ich dostawę. Często dotyczy to telefonii komórkowej i dostępu do internetu, którego koszty spadają regularnie z roku na rok. Tymczasem wiele dużych firm podpisuje umowy ze stałą opłatą za abonament na 4 lata.

Nie docenia się też strat związanych z kosztami ubezpieczenia. Zdarza się, że korelacja miedzy składkami a wypłacanymi odszkodowaniami jest bardzo niekorzystna, a firmy kupujące kolejne polisy zupełnie nie zwracają na to uwagi. Podobnie jest z obrotem towarami i surowcami do produkcji.

- Do jednego z zakładów, dla którego pracowaliśmy, przyjeżdżał półprodukt w cysternach - opowiada Janke. - W porozumieniu z dostawcą ustalono, że wagowa rozbieżność w zakresie kilkudziesięciu kilogramów jest do zaakceptowania. Tyle, że po naszej analizie okazało się, że zamawianego produktu było zawsze o kilkadziesiąt kilogramów mniej. Niby niewiele: od 40 do 120 kg. Tylko, że tych dostaw było kilkanaście dziennie. W skali miesiąca przekładało się to na naprawdę ogromne kwoty - przekonuje.

Z kolei dla Włodzimierza Czapli istotnym elementem jest optymalne dostosowanie ochrony do potrzeb danego formatu handlowego czy też przemysłowego. - Obecnie coraz większe znaczenie mają rozwiązania z obszaru zabezpieczenia elektronicznego połączonego z fizyczną ochroną. Współczesne wyzwania powodują, że firmy w nawale zadań związanych z bieżąca działalnością zapominają o bezpieczeństwie własnym - mówi ekspert z Impela, który podkreśla, że kluczowe jest cykliczne audytowanie procesów, aby szukać optymalnych rozwiązań niemalże każdego dnia.

Eksperci od bezpieczeństwa podkreślają, że źle opłacani pracownicy ochrony w przedsiębiorstwach to jedno z najbardziej niedocenianych zagrożeń. Zbyt łatwo ich przekupić, by wnieśli np. sprzęt do podsłuchu do dyrektorskiego gabinetu. Przy ich skromnych zarobkach propozycja kilku tysięcy złotych za prostą przysługę może być zbyt silną pokusą.

Z doświadczeń Loss Prevention Experts wynika z kolei, że kolejnym wrażliwym obszarem są usługi sprzątania. Pracownicy mają bowiem dostęp do wielu pomieszczeń. - Był kiedyś taki przypadek, że mimo obowiązku sprzątania pomieszczeń zarządu w asyście agenta ochrony, tak się nie działo. Systematycznie ginęły cenne rzeczy i informacje. Fakt, że tym ludziom często płaci się po 4 złote na godzinę, nie jest tu bez znaczenia - zauważa Janke.

Jego firma szacuje, że średniej wielkości firma może tracić wskutek takich nieuświadomionych błędów około 2 procent od obrotu. Zdarzają się też firmy, w których w rezultacie jakiegoś zaniedbania, ta skala jest dużo wyższa. PWC przekonuje, że co piąta firma traci od 400 tys. do 2 mln złotych rocznie, ale kolejne 20 proc. firm nawet więcej niż 2 mln złotych. Z badań Pracodawców RP i PWC wynika, że jednocześnie spółki te ponoszą straty na poziomie kilku procent od obrotu z tytułu różnego rodzaju zdarzeń. 36 procent firm w Polsce deklaruje, że doświadczyło nadużyć. Jest też spora część firm, która nie ma świadomości, jak ogromnych pieniędzy się pozbywa .

- Większość firm w ogóle nie zdaje sobie sprawy z tego, że tak się dzieje. Jeżeli nawet coś podejrzewają, to nie potrafią tego policzyć, ani wskazać zagrożonych obszarów - konkluduje Janke.