Nawet kilka miesięcy trzeba czekać na wydanie odpisów aktu urodzenia czy ślubu, bo połowa urzędników stanu cywilnego ręcznie przenosi dane do cyfrowego rejestru. To efekt zmian wprowadzonych w zeszłym roku. Ministerstwo Cyfryzacji planuje usprawnić System Rejestrów Państwowych. Naprawa kosztować ma 10 mln zł.
Jeśli ktoś urodził się w podlaskim Grajewie, ale przeprowadził do Szczecina, to jeszcze półtora roku temu, aby dostać odpis aktu urodzenia, potrzebował dnia wolnego i przejechania pół Polski. Wszystko zmienić miał System Rejestrów Państwowych. To dzięki niemu po dokument można pójść do dowolnego urzędu. Co innego jednak pójść, a co innego dostać.
- Urzędnicy zgłaszają nam mnóstwo problemów. System w trakcie wypisywania aktu potrafi zmienić nazwisko. Myli też dane, gdy ma dwie osoby o tym samym numerze PESEL. Zdarza się, że po prostu nie może wypisać aktu ślubu. Problemów jest dużo więcej - mówi minister cyfryzacji Anna Streżyńska.
Jak dodaje, nawet dyrektor generalny jej ministerstwa "zniknął na kilka dni", bo musiał postarać się o akt urodzenia swojego dziecka. - Dobrze, że nie powiedział, kim jest, bo pewnie w tym urzędzie na złość załatwialiby mu to zezwolenie jeszcze dłużej - żartuje minister.
System Rejestrów Państwowych wśród urzędników samorządowych szybko został określony mianem "bagna". Od jego startu 1 marca 2015 roku wszystkie nowe urodzenia, małżeństwa, zgony były rejestrowane już w SRP. Problem w tym, że we wszystkich polskich gminach cały czas było 80 mln innych rekordów z danymi, które pod system podpięte nie były.
SRP tak zaprojektowano, że przeniesienie wszystkich danych miało zająć aż 28 lat i potrwać do 2043 roku. Gdy ktoś w Szczecinie przychodził i prosił o akt urodzenia z Grajewa, to najpierw dane do systemu SRP musiał przenieść urzędnik z Podlasia, by później na Pomorzu można było dokument wystawić. To skończyło się zakorkowaniem systemu, szczególnie w dużych miastach.
"Cyfryzacja" sprawiła, że proces wpisywania do rejestru nawet jednego aktu urodzenia zajmuje około godziny. A na dodatek zatwierdzić musi go kierownik stanu cywilnego. Urzędnicy szybko jego funkcję określili więc mianem "piniarza" - od pinu, którym musiał zatwierdzić proces. W niektórych urzędach na odpisy czekać trzeba nawet kilka miesięcy.
- To jest zwykły system informatyczny. Teraz trzeba go po prostu naprawić. Przede wszystkim nie będzie już ręcznego przenoszenia danych przez urzędników. To się już skończy - obiecuje Streżyńska.
W styczniu ministerstwo przejęło SRP. W pierwszym etapie resort zaczął rozmawiać z urzędnikami stanu cywilnego, dzięki czemu wypracowano 350 poprawek. 200 z nich dotyczy naprawy obecnego systemu, a kolejne 150 to nowości, które mają usprawnić pracę. Pod koniec czerwca Centralny Ośrodek Informatyki (COI) zaczął prace nad zmianami. To on ma też zacząć migrację 80 mln rekordów z lokalnych baz danych do bazy centralnej.
Jednocześnie w Sejmie jest już ustawa, która umożliwi urzędnikom pracę na starych systemach lokalnych. Dziś jest to zabronione. To tymczasowe rozwiązanie, dzięki któremu odkorkuje się istniejące dziś zatory. Docelowo i tak COI przeniesie dane później do bazy centralnej.
Aby płynnie przeprowadzić zmiany w Ministerstwie Cyfryzacji zatrudniono Piotra Gajewskiego, który do końca czerwca był kierownikiem urzędu stanu cywilnego w Ełku. W planach jest uruchomienie odpowiedniego narzędzia do przenoszenia rekordów w listopadzie. W opracowaniu narzędzia pomóc ma też prywatna firma, która tworzyła na zlecenie urzędów stanu cywilnego oprogramowanie pomocnicze. Choć należało do niej ok. 50 proc. rynku, to przy tworzeniu SRP, poprzedni rząd nie skorzystał z jej pomocy.
- Systemy informatyczne nie mogą być tworzone bez ich użytkowników. A tak to dotąd wyglądało. Cyfryzacja ma pomagać, a nie być utrudnieniem. Chcemy żeby to wyglądało jak w bankach. Gigantyczny proces łączenia BZ BWK z systemami Kredyt Banku odbył się w sposób niezauważalny dla klienta. Tu też tak musi być - wyjaśniał wiceminister cyfryzacji Piotr Woźny.
Jak dotąd, na stworzenie SRP wydano 109 mln zł. Połowę tej kwoty stanowił koszt zakupu sprzętu. Naprawa kosztować ma 10,5 mln zł. Koszty w ramach gwarancji pokryć ma państwowy COI, który tworzył system.
- Te 10,5 mln zł to jest nic. Takich nieergonomicznych systemów w administracji publicznej jest cała masa. To była dotąd norma - stwierdził Woźny.
Nie wiadomo jeszcze, czy w związku z problemami z SRP resort będzie chciał zgłaszać sprawę do prokuratury.
