Wprowadzenie do Krajowego systemu e-faktur (KSeF): Przewodnik dla przedsiębiorców

Już w 2016 roku rozpoczęły się prace nad realizacją polityki mającej na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Przygotowano wówczas "Projekt KSeF", czyli projekt Krajowego Systemu e-Faktur. KSeF to platforma dla podatników VAT, przeznaczona do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną, w specjalnie opracowanym przez Ministerstwo Finansów formacie. Podstawą funkcjonowania platformy są przepisy zawarte w ustawie o VAT – w art. 106na-106nd. 

Pomimo faktu, że w 2023 roku system KSeF nie jest jeszcze obligatoryjny, to ustawa wprowadzająca taki obowiązek jest już podpisana. Zgodnie z jej założeniami konieczność posługiwania się ustrukturyzowanymi e-fakturami wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku, choć jeszcze nie dla wszystkich przedsiębiorców. Do tego czasu polscy podatnicy mogą, ale nie muszą korzystać z KSeF. E-faktura pozostaje jedną z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, oprócz faktur elektronicznych i papierowych. 

Ministerstwo Finansów informowało, że w okresie od 1 stycznia 2022 roku do 8 sierpnia 2023 roku za pośrednictwem platformy KSeF podatnicy wystawili niemal 67 tys. e-faktur, a blisko 1000 podmiotów cyklicznie z niej korzysta. Od 1 września 2023 roku zaczęła obowiązywać druga wersja struktury e-faktury, która pozostanie niezmienna do czasu wdrożenia docelowego rozwiązania.

Od kiedy wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe? Stanie się to wymagalne od:

• 1 lipca 2024 roku – KseF obowiązkowy dla dużych firm,
• 1 stycznia 2025 roku – KseF obowiązkowy dla małych i średnich firm. 

Zadaniem KSeF jest zmniejszenie tzw. luki w VAT i uszczelnienie polskiego systemu podatkowego. Dzięki platformie będzie można doprowadzić do powstania scentralizowanego procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez kierowanie ich do jednego, centralnego miejsca. Dokumenty wystawiane przez podatników i ich systemy księgowe zostaną połączone z KSeF, co umożliwi przesyłanie faktur sprzedaży przez ten system, ale i odbieranie faktur przez systemy księgowe po ich przejściu przez KSeF. 

Czym jest e-faktura z platformy KSeF? To faktura ustrukturyzowana mająca format xml zgodny ze strukturą logiczną e-faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. 

Przy wystawianiu faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur będzie wykorzystywane zintegrowane oprogramowanie finansowo-księgowe. Platforma sprawdzi, czy dokument jest zgodny ze standardem, i nada mu unikatowy numer. Wystawca otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru, czyli UPO. Z kolei adresat takiej e-faktury uzyska do niej dostęp poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury, tj. dostęp anonimowy. Zgodnie z art. 106 na. ust. 2 ustawy o VAT otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy dokumentu. 

KSeF już funkcjonuje, ale dołączenie do platformy jak dotychczas pozostaje dobrowolną decyzją przedsiębiorcy. Czemu podatnik miałby to zrobić? System sprzyja automatyzacji procesów weryfikacji rozliczeń przez KAS (Krajową Administrację Skarbową), a sam podatnik osiąga korzyści podatkowe i biznesowe. Wśród nich:

• Skrócenie maksymalnego podstawowego terminu zwrotu podatku VAT naliczonego z 60 do 40 dni, co korzystnie wpłynie na sytuację finansową podatnika, przede wszystkim w sektorze MŚP.
• Brak konieczności wystawiania duplikatów faktur, z uwagi na fakt, że e-faktura w KSeF nie ulegnie zniszczeniu lub zgubieniu, dlatego w każdej chwili będzie ona dostępna dla wystawcy i odbiorcy.
• Łatwiejsze i szybsze możliwości w zakresie korygowania faktur.
• Mniej obowiązków – dzięki wystawianiu ustrukturyzowanych faktur w KSeF podatnik nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur, tj. JPK_FA.
• Zapewnienie nabywcom, że faktura została wystawiona przez podmiot do tego uprawniony, a wystawcom dokumentu, że zostanie odebrane przez adresata.
• Usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednolitego standardu e-faktury i zastąpienie dokumentów papierowych i elektronicznych przez dane cyfrowe,
• Cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania.
• Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – faktura wystawiona w KSeF będzie niemal natychmiast udostępniana odbiorcy.
• Automatyzacja procesów księgowych, co daje oszczędność czasu pracowników i zmniejszy liczbę pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych.
• Możliwość korzystania z usługi przechowywania i archiwizacji e-faktur przez okres 10 lat zapewniany przez administrację, co pociąga za sobą duże oszczędności.

Ponadto użytkownicy KSeF będą mogli korzystać z wielu bezpłatnych narzędzi, jak np. Aplikacja Podatnika KSeF, która umożliwia sprawne i łatwe zarządzanie procesem fakturowania. Prócz tego udostępniona będzie Aplikacja e-Mikrofirma, pozwalająca na powiązanie istniejącego konta z KSeF czy wystawianie i odbieranie faktur z platformy. DO tego aplikacja mobilna KSeF, która umożliwi wygodne i szybkie wystawianie czy odbieranie e-faktur w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi bez względu na miejsce, w którym znajduje się podatnik. Aplikacja KSeF ma zostać uruchomiona w I kw. 2024 roku. 

Jeśli podatnicy chcą przystąpić do systemu KSeF, muszą móc skorzystać z jednego z mechanizmów weryfikacji tożsamości:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• podpisu zaufanego,
• wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur tokena.

Wejście do systemu KSeF wymaga odwiedzin na stronie rządowej: https://www.podatki.gov.pl/ksef/.

Właściwie dostęp do KSeF będzie mieć automatycznie każdy przedsiębiorca. Jeśli ma numer NIP, to zostanie utworzone dla niego konto w systemie. Będzie mógł z niego w pierwszej kolejności skorzystać właściciel. By móc się zalogować, trzeba jednak się uwierzytelnić, do czego potrzebny jest podpis elektroniczny lub inne, wspomniane metody uwierzytelnienia.

Jeśli chodzi o posługiwanie się kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, które nie będą zawierać numeru NIP i PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnianie i weryfikacja posiadanych uprawnień jest możliwa również po dokonaniu zgłoszenia danych unikalnych identyfikujących podpis do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Służy do tego druk ZAW-FA. 

Drugim krokiem przy logowaniu się w KSeF po uwierzytelnieniu tożsamości będzie możliwość korzystania z platformy i wystawiania faktur ustrukturyzowanych lub przyjmowania ich od sprzedawców. 

Alternatywą jest zintegrowanie posiadanego w firmie systemu księgowania z KSeF. Wówczas nie będzie trzeba logować się do aplikacji Ministerstwa Finansów. Wystarczy uwierzytelnić program z KSeF i wówczas już za jego pomocą przesyłać wystawiane faktury do aplikacji KSeF. Integracja pomoże w tym, by programy księgowe mogły zaciągać faktury zakupowe, które automatycznie będą zaczytywane poprzez zaimportowanie pliku xml z fakturą i automatyczne uzupełnienie danych do prawidłowego zaewidencjonowania dokumentu. 

Wiele firm w Polsce będzie obligatoryjnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lipca 2024 roku. Podatnicy obawiają się, czy integracja z platformą wykorzystywanego przez nich dotychczas programu księgowego będzie w ogóle możliwa. Istnieje kilka kluczowych wymagań technicznych i prawnych dotyczących korzystania z KSeF:

• Podatnik powinien mieć certyfikat kwalifikowany – wszystko dlatego, że faktury elektroniczne wymagają wykorzystania podpisu elektronicznego opierającego się na certyfikacie kwalifikowanym, poświadczającym tożsamość właściciela.
• Możliwość integracji z systemem KSeF – rzeczywiście, pod względem technicznym systemy informatyczne firm muszą mieć możliwość integracji z systemem KSeF, by możliwe było generowanie, przetwarzanie oraz przesyłanie i odbieranie dokumentów elektronicznych. 
• Konieczne jest wystawianie faktur w zgodnym z regulacjami formacie struktury pliku xml. Musi on spełniać wymagania standardu UBL – Universal Business Language lub innych formatów, jakie zostały zdefiniowane w przepisach.
• Platformy usług e-faktur są wystarczające do przesyłania faktur elektronicznych do KSeF.
• System podatnika musi umożliwiać otrzymywanie i przetwarzanie potwierdzeń odbioru faktur elektronicznych, zaświadczających, że faktura dotarła do odbiorcy. 
• Konieczne jest zapewnienie bezpiecznego przesyłania i przechowywania dokumentów elektronicznych, z zachowaniem odpowiednich mechanizmów ochrony danych i zabezpieczeń.
• System, z jakiego korzysta podatnik, musi być w pełni zgodny z zaleceniami i wymaganiami Ministerstwa Finansów i z obowiązującymi przepisami prawa. 

Przy wdrażaniu KSeF należy dostosować je w zależności od specyficznych potrzeb użytkownika, wykonać instalacje i konfiguracje oprogramowania do obsługi e-faktur, by były w pełni dostosowane do struktury przedsiębiorstwa. Ponadto przy migracji danych z bazy dokumentów firmowych należy przenieść istniejące faktury papierowe lub elektroniczne do nowego systemu e-faktur. Jeśli w firmie istnieją inne systemy, np. CRM, konieczne jest dokonanie integracji z nimi, która zapewni płynny przepływ informacji. Należy zweryfikować, czy firma ma odpowiednie zabezpieczenia i certyfikaty, by bezpiecznie przesyłać e-faktury. Na koniec warto przeprowadzić testy integracji, weryfikacji procesów oraz testy wydajności systemu i jego bezpieczeństwa. 

Rekomenduje się przygotowanie zespołu, który zapewni bieżące wsparcie techniczne już po wdrożeniu systemu KSeF. 

W systemie KSeF podatnik będzie mógł wystawić faktury ustrukturyzowane z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, jakie udostępnia resort finansów, albo przy użyciu programów komercyjnych zintegrowanych z KSeF. Faktura tego typu zawiera dodatkowe obowiązkowe pola, bez względu na to, czy w danej sytuacji będą one miały zastosowanie. W przypadku zintegrowania systemu księgowego przedsiębiorcy z KSeF, zapewni to konieczne mapowanie, które może być kłopotliwe dla przedsiębiorcy do samodzielnego wykonania.

Przy wystawianiu faktur korygujących przedsiębiorca będzie musiał wskazać dane pierwotne, które podlegały korekcie, np. numer KSeF, ale automatyzacja wprowadzania potrzebnych informacji do dokumentu mu to ułatwi. 

Gotowe e-faktury nie będą musiały być archiwizowane przez podatnika. Jak więc nimi zarządzać? Podatnicy nie będą otrzymywać alertów od KSeF o możliwości pobrania e-faktury, co może sprawić trudności w efektywnym zarządzaniu całą księgowością. Natomiast można łatwo rozwiązać ten problem poprzez integrację systemu księgowego z KSeF. Gotowe faktury będą automatycznie przesłane do platformy, z kolei faktury od kontrahentów automatycznie zostaną zaczytane z KSeF do programu, gdzie rozliczy je księgowy. 

Zarządzanie fakturami w systemie KSeF to jedna kwestia, ale trzeba pamiętać o tym, żeby wszystko odbywało się w bezpiecznych ramach. Elektronicznie przesyłane faktury mogą stać się obiektem ataku osób, które będą chciały uzyskać do nich dostęp. Należy przestrzegać pewnych zasad i nie udostępniać tokenów aplikacjom, które cechują się niskim poziomem zabezpieczeń. Mogłoby to prowadzić do wycieku danych z dokumentów, co generuje dodatkowe problemy i ryzyko nałożenia kar za złamanie rozporządzenia RODO. Ważny jest wybór na tyle bezpiecznego oprogramowania, które ułatwi zadbanie o bezpieczeństwo danych. 

Podatnicy mają wiele pytań dotyczących KSeF i jego funkcjonowania. Wśród nich często pojawiają się te dotyczące:

• Możliwości samofakturowania w KSeF

Podatnik ma pełne prawo do nadawania uprawnień w KSeF, co pozwala np. na wskazanie podmiotów, które będą miały prawo do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania jako nabywcy. Nadal więc opcja ta będzie dostępna.

• Jak wybrać biuro rachunkowe w kontekście KSeF?

Korzystanie z biur rachunkowych i usług księgowych jest powszechną praktyką rynkową. Jak będą one funkcjonowały przy obligatoryjnym systemie KSeF? Otóż biuro rachunkowe powinno zapewnić, że wykorzystywany program do fakturowania, który udostępnia klientom, jest zintegrowany z platformą.

• Uprawnienia w ramach KSeF

Podatnik ma wybór w ramach KSeF, czy chce samodzielnie nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, niekoniecznie ze swojej organizacji, czy też wskazać biuro rachunkowe w roli upoważnionego podmiotu do wystawiania i/lub otrzymywania faktur. Umożliwiono w ten sposób pośrednie przekazywanie uprawnień. 

• Data wystawienia faktury w KSeF

Problematyczne dla podatnika korzystającego z faktur ustrukturyzowanych KSeF może być to, jaką datę podać w polu P_1, czyli w dacie wystawienia dokumentu. Wszystko przez to, że data wygenerowania faktury w zewnętrznym systemie nie jest równoznaczna z faktem jej wystawienia. Podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia, a pole DataWytworzeniaFa ma charakter techniczny – to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury. 

‌Z dniem 1 lipca 2024 roku Ministerstwo Finansów wprowadza Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie obligatoryjne. Od 1 stycznia 2025 roku ma być obowiązkowy dla wszystkich, dlatego warto już teraz się do niego dostosować. Wdrożenie KSeF może wymagać czasu, ale przyniesie wymierne korzyści, a przy tym jest nieuniknione. Można skorzystać ze szkoleń realizowanych pod patronatem Ministerstwa Finansów i podjąć współpracę w zakresie oprogramowania do e-faktur z partnerem o ugruntowanej pozycji rynkowej.